Vielen Excel Dateien merkt man am Tabellen Design an, dass der Ersteller nicht gerade an andere dachte, als er die Datei abgespeichert hat.

Dabei ist eine übersichtliche und strukturierte Arbeit nicht nur für andere wichtig, denn viele Arbeitsblätter gehen über die reine Datenverarbeitung hinaus und müssen Daten ansprechend und übersichtlich aufbereiten.

Wenn andere Nutzer erstmal die Psyche des Erstellers genau erforschen müssen, um dahinter zu kommen, wie die Datei aufgebaut ist, dann ist etwas schiefgelaufen.

Denk immer auch an eine zukünftige Nutzung. Ich habe schon sehr oft den Moment erlebt, dass ich selbst nicht mehr wusste, wie ich eine Formel aufgebaut hatte oder was der Inhalt einer Tabelle war.

Wenn du deine Arbeitsblätter immer nach einem ähnlichen Schema aufbaust, werden sich du und andere viel einfacher darin zurechtfinden und Änderungen lassen sich einfacher durchführen.

In diesem Artikel möchte ich dir ein paar Tabellen Design Tipps an die Hand geben, die mir in den letzten Jahren geholfen haben, Bedienerfreundliche, Übersichtliche und Nachvollziehbare Excel Dateien zu erstellen.

Die Liste ist bestimmt nicht allgemeingültig oder vollständig. Es sind lediglich Punkte, die sich bei mir in den letzten Jahren bewährt haben.

Wenn du noch weiter Punkte hast, die unbedingt in die Liste aufgenommen werden sollten, dann schreib sie mir gerne in die Kommentare.

Ich habe für dich eine Vorlage nach meinen Kriterien erstellt mit Beispieldaten und diese auch im Vorlagenformat abgespeichert. Diese kannst du hier herunterladen: Vorlage Tabellen Design

Bevor wir zu einem guten Tabellen Design kommen, möchte ich dir zeigen, wie es nicht sein sollte. Aber bevor du weiterliest, bitte Schutzbrille aufsetzen, sonst erblindest du 😊.

So soll es auf keinen Fall aussehen

So aufbereitete Daten und Berechnungen sind einfach nicht akzeptabel. Weder der Ersteller noch andere finden sich darin zurecht und können diese Datei nutzen.

Jetzt aber dazu, wie du dein Tabellen Design einfach verbessern kannst.

1)    Arbeitsblätter konsequent und verständlich benennen

Bennen deine Arbeitsblätter eindeutig und verständlich.

Ich habe mir angewöhnt, Arbeitsblätter nach dem folgenden Schema zu benennen, sofern vom Kunden nichts anderes gefordert ist.

Der Name des Arbeitsblattes dann ein Unterstrich und dann eine eindeutige zweistellige Nummer.

Bsp.: Rohdaten_03 oder Umsatzdiagramme_07

Die Nummer dient uns zur späteren Zuweisung von Namen und Tabellen und sollte einmal vergeben, nie geändert werden, selbst wenn sich der Name ändert.

Ich versuche, sofern vom Kunden nichts anderes vorgegeben ist, meinen Aufbau wie folgt zu gestalten:

Das erste Blatt nutz ich als Übersicht und um die Ergebnisse zu präsentieren und die Hauptfragen, die mit der Arbeitsmappe beantwortet werden sollen zu beantworten.

Eingabeparameter finden hier auch ihren Platz.

Danach folgen Arbeitsblätter für weniger wichtige Diagramme, für Listen, Roh- oder Eingabedaten und eines für Berechnungen.

Ein typischer Arbeitsmappen Aufbau kann so aussehen:

  • ÜBERSICHT_01
  • DIAGRAMME_02
  • LISTEN_03
  • ROHDATEN_04
  • BERECHNUNGEN_05
  • Gefolgt von weiteren benötigten Arbeitsblättern

Nicht benötigte oder leere Arbeitsblätter solltest du dabei immer löschen oder ausblenden. Um niemanden zu verwirren.

TIPP: Hast du viele Arbeitsblätter, färbe diese ein, so kannst du eine Gruppierung schaffen und das Ganze noch übersichtlicher gestalten.

Ich kann dir dazu auch die RS1 Methode empfehlen, wenn du dich damit näher beschäftigen möchtest. Einen Artikel dazu findest du hier.

2) Vergib Elementen einheitliche Namen in deinem Tabellen Design

Damit du dich in großen Arbeitsblättern mit vielen Elementen wie Diagrammen und Tabellen besser zurechtfindest und schneller zu diesen Elementen navigieren kannst, solltest du diese auch eindeutig benennen.

Excel benennt sie zwar automatisch aber immer mit dem Namen und einer fortlaufenden Nummer.

Hier kommen nun wieder unsere Blattnummern ins Spiel.

Ich unterscheide dabei zwischen folgenden Elementen und benenne diese wie folgt:

Der Aufbau ist dabei immer derselbe ein Kürzel für das Element gefolgt von der Blattnummer und einer eindeutigen Beschreibung. Alles getrennt mit Unterstrichen.

Tabellen tbl_01_verkaufszahlen
Namensbereichen nam_03_dropdwn_abteilung
Einzelne Zellen mit Konstanten con_01_stückpreis
Diagrammen cha_01_jahresumsatz
Pivot Tabellen piv_05_jahresauswertung
Bildern img_01_firmenlogo

3) Nutze Tabellen, um deine Daten zu strukturieren

Eine weitere von mir häufig genutzte Art Daten strukturiert aufzubereiten, ist die Verwendung von Tabellen.

Eine Excel Tabelle ist ein definierter Bereich mit spezifischen Informationen. Der neben einer einheitlichen Formatierung auch noch viele weitere Vorteile bietet. Wenn du mehr über die Vorteile und den Einsatz einer Tabelle wissen möchtest, schau dir gerne meinen Artikel dazu an:

Alle Vorteile einer Excel Tabelle und warum du sie einsetzen solltest

Ich nutze Tabellen so oft es möglich ist, weil diese schnell und einfach erstellt sind und die Vorteile überwiegen.

Die einheitliche Formatierung, die eine Tabelle bietet, ermöglicht dem Nutzer, Daten schnell und übersichtlich zu erfassen, er erkennt welche Daten zusammengehören und kann dies einfach filtern.

Lasse immer genügend Abstand zwischen Tabellen, um diese optisch voneinander zu trennen.

Hier siehst du, wie eine Tabelle deine Daten unterstützen kann.

4) Formatiere zusammengehörende Daten einheitlich

Wenn du Tabellen nicht einsetzen kannst oder willst, solltest du zusammengehörende Daten immer einheitlich formatieren oder die Zusammengehörigkeit optisch hervorheben.

Das funktioniert entweder über Farben oder Rahmen. Achte dabei aber auf schlichte wenige Farben und wenige Rahmen. Dazu weiter unten aber mehr.

5)  Teile dem Nutzer dein Tabellen Design mit

Der Nutzer wird in den seltensten Fällen die gleichen Gedanken und Kenntnisse haben wie du. Daher kann eine von dir erstellte Datei bereits nach wenigen Handgriffen ruiniert sein.

Daher empfehle ich dir, dem Nutzer deine Gedanken mitzuteilen und ihn damit zu unterstützen.

Das kannst du auf folgende Weise machen.

  • Sperre Bereiche oder Zellen die nicht verändert werden dürfen.
  • Nutze die Datenüberprüfung, um dem Nutzer mitzuteilen, welche Daten er eingeben soll und warum.
  • Gib dem Nutzer Anweisungen in Form von Texten, das funktioniert entweder über die direkte Eingabe in Zellen oder mit Notizen und Kommentaren.
  • Erkläre deine Rechenschritte falls erforderlich
  • Beschreibe Ergebnisse
  • Benenne deine Diagramme verständlich

6) Gib dem Nutzer deine Sichtweise vor

In den meisten Lebensbereichen ist es nicht gerade von Vorteil, wenn du jemandem deine Sichtweise aufzwingst. Beim Tabellen Design kann es unglaublich hilfreich sein.

Da der oder die Nutzer auf die wichtigsten Daten sofort aufmerksam werden.

Dazu nutze folgende Möglichkeiten:

  • Fixiere deine Arbeitsblatt Ansicht, wenn man im Blatt scrollen muss.
  • Blende Bereiche die Zwischenberechnungen enthalten und nicht essenziell zum Ergebnis beitragen aus.
  • Gruppiere zusammengehörende Zeilen und Spalten falls erforderlich.
  • Blende alle Spalten rechts und alle Zeilen unterhalb aus, so fokussierst du den Blick auf das wesentliche.
  • Setze Filter und sortiere deine Daten

7) Behalte deinen Farbstil bei

Deine Arbeitsmappe sollte zwar bekannt sein, wie ein bunter Hund, nicht aber auf Grund seiner vielen Farben.

Beschränke dich auf wenige einzelne Farben und behalte diese über die gesamte Arbeitsmappe bei.

Ich bevorzuge es ein zwei Farben Schema zu wählen. Und verwende dann die verschiedenen Abstufungen dieser Farben.

Äußerst hilfreich finde ich dabei die Themen und Farbeinstellungen die Excel bereitstellt.

Wähle dazu die Registerkarte Seitenlayout–>Gruppe Themen

Behalte diesen Farbstil auch in Diagrammen bei und verwende nicht zu viele grelle Farben.

Wenn du Daten abheben willst, verwende ein grau/weißes Zebramuster und färbe diese nicht komplett ein.

Hier ein Beispiel für schlichte Diagramme und Tabellen:

8) Vermeide zu viele Rahmen in deinem Tabellen Design

Bei zu vielen Rahmen verhält es sich wie bei zu vielen Farben.

Gehe sparsam damit um.

Rahme Daten nur komplett ein, wenn es unbedingt notwendig ist, besser du kennzeichnest zusammenhängende Daten durch eine Zebramuster.

Verwende Rahmen eher, um Ergebnisse zu unterstreichen oder innerhalb eines Bereiches für Abstände zu sorgen.

9) Vermeide verbundene Zellen

Ich weiß manchmal ist es erforderlich Zellen zu verbinden, um die Daten ansprechender zu gestalten, vermeide dies aber auf alle Fälle. Verbunde Zellen führen zu Problemen bei weiteren Berechnungen und können zu erheblichem Mehraufwand führen.

Eine alternative ist, folgende:

  • Markiere den Bereich, über den du zentrieren möchtest
  • Wähle Zellen formatieren
  • In dem Register Ausrichtung, kannst du über Auswahl zentrieren wählen

Siehe da, sieht aus wie eine verbundene Zelle, ist aber keine.

10) Formatiere deine Arbeit für ein besseres Tabellen Design

Passe die Spaltenbreiten und Zeilenhöhen, Schriftart, Schriftgröße und Stil den Erfordernissen an.

Überschriften dürfen gerne größer sein, Daten, die nur zu Berechnungen dienen oder die woanders ausgewertet werden, müssen nicht herausstechen.

Überlege, welche Daten wichtig sind und welche nicht.

11) Beschränke dich auf notwendige Bereiche

Verwende in Formeln nur die notwendigen Bereiche.

Vermeide es ganze Spalten oder Zeilen in Berechnungen zu verwenden da dies deine Arbeitsmappe nur unnötig verlangsamen würde.

12) Erstelle eine Änderungshistorie

Wenn du an Arbeitsmappen arbeitest du umfangreiche und länger in Verwendung sind, ist es hilfreich eine Änderungshistorie zu führen, damit erkennst du schnell, was deine letzten Änderungen waren und kannst diese gegebenenfalls rückgängig machen.

Ich habe dir in der Vorlage zu diesem Artikel auch eine Änderungshistorie mit angehängt.

Die Vorlage kannst du dir hier herunterladen: Vorlage Tabellen Design

13) Richte deine Daten aus

Zu einem einheitlichen Tabellen Design gehört auch, Texte in Zellen einsprechend auszurichten.

Ich halte aber nichts davon alles mittig zu zentrieren.

Folgende Ausrichtung hat sich dabei bewährt:

  • Zahlen rechts
  • Texte links
  • Überschriften zentriert

14) Verwende Einheiten in deinen Daten

Du solltest zu deiner Werter immer die Einheit mit angeben, am besten nicht nur in den Überschriften.

Bei langen Tabellen oder Listen ist es sehr hilfreich, wenn die Einheit direkt bei den Werten zu finden ist.

Das kannst du mit dem Benutzerdefinierten Zellenformat einfach erreichen.

Wie das geht, erfährst du hier: Das Benutzerdefinierte Zellenformat

15) Hebe Ergebnisse, Eingaben und Überschriften hervor

Für den Nutzer und auch für dich ist es von Vorteil, wenn du unterschiedliche Daten hervorhebst.

Beispielsweise sollten Ergebnisse und Überschriften einfach von anderen Daten unterschieden werden können.

Aber auch Eingabedaten oder Parameter zu Berechnungen sollten hervorgehoben werden, um dies auf den ersten blick zu erkennen.

16) Beginne in B2

Beginne deine Eingaben immer erst in Zelle B2 lass also die erste Spalte und erste Zeile immer frei.

Das ist ersten optisch schöner und du erleichterst dir eventuelle Änderungen an dem Arbeitsblatt.

Zusammenfassung

Mit dem richtigen Tabellen Design wirkt jeder Arbeitsmappe professioneller und wirft das richtige Licht auf dich und deine Arbeit.

Abschließend habe ich die einzelnen Punkte für dich jetzt nochmal übersichtlich zusammengefasst.

Solltest du noch Fragen haben, schreib sie gerne in die Kommentare ich beantworte jede Frage persönlich.

Wenn du dich jetzt schon fragst, warum ich nicht auf Diagramme eingegangen bin, dann freu dich auf meinen nächsten Artikel, den du hier findest, dort behandle ich das Thema ausführlich.

Artikel Diagramm professionell gestalten

Außerdem empfehle ich dir meinen Artikel zum Datenvergleich, auch dort findest du relevante Inhalte zum Thema Diagramm Design.

  • Arbeitsblätter konsequent und verständlich benennen
  • Vergib Elementen einheitliche Namen in deinem Tabellen Design
  • Nutze Tabellen, um deine Daten zu strukturieren
  • Formatiere zusammengehörende Daten einheitlich
  • Teile dem Nutzer dein Tabellen Design mit
  • Gib den Nutzer deine Sichtweise vor
  • Behalte deinen Farbstil bei
  • Vermeide zu viele Rahmen in deinem Tabellen Design
  • Vermeide verbundene Zellen
  • Formatiere deine Arbeit für ein besseres Tabellen Design
  • Beschränke dich auf notwendige Bereiche
  • Erstelle eine Änderungshistorie
  • Richte deine Daten aus
  • Verwende Einheiten in deinen Daten
  • Hebe Ergebnisse, Eingaben und Überschriften hervor
  • Beginne in B2

Wenn du diese 16 Punkte bei deinem Tabellen Design befolgst, sollte es keine Unklarheiten mehr in deinen Arbeitsmappen geben und der Nutzer findet sich schnell darin zurecht.

So kannst du eine professionelle Excel Arbeitsmappe erstellen.

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