Ich weiß, dass es nicht unbedingt das spannendste ist, ein Handbuch über die Excel Benutzeroberfläche zu lesen. Daher sieh diesen Artikel eher als ein Nachschlagewerk, jedes Mal wenn du eine bestimmte Funktion nicht benennen kannst oder du nicht mehr weißt, wozu eine bestimmte Funktion ist, kommst du hierher zurück und liest nach.

In diesem Artikel sollst du einen Großteil der Dinge kennen lernen, mit denen du in deinem Excel Leben konfrontiert sein wirst.

Nun warum ist es wichtig, zu wissen, wie diese oder jene Funktion benannt wird, wirst du dich fragen.

Ganz einfach erstens hilft es, dich in der neuen Umgebung wohler zu fühlen, und zweitens sprechen wir dann die gleiche Sprache wenn du Fragen zu einem Thema hast oder etwas erklären willst.

Außerdem macht es einen viel besseren Eindruck, wenn du Fachbegriffe nutzt und nicht irgendwie herumstammelst.

Am besten wir springen direkt rein ins Vergnügen und du lernst die Excel Benutzeroberfläche kennen.

Backstage Ansicht

In der Backstage Ansicht kannst du Änderungen an den grundlegenden Einstellungen vornehmen. Du kannst hier außerdem die Datei Drucken und exportieren. Kurz gesagt kannst du hier Aufgaben mit der Datei ausführen und nicht in der Datei.

Namens oder Adressfeld der Excel Benutzeroberfläche

In diesem Feld wird angezeigt, welche Zelle aktuell ausgewählt ist, außerdem wird der Name der ausgewählten Zelle, Tabelle, des Diagramms oder sonstigem Objekt ersichtlich, sofern einer vergeben wurde.

Mit Hilfe der Dropdownliste kannst du benannte Objekte direkt anwählen und springst an die Stelle in der Arbeitsmappe, wo das Objekt ist.

Somit lassen sich einzelne Objekte leichter finden.

Außerdem kannst du im Adressfeld ablesen, wie groß der gewählte Bereich ist, solange die Maustaste noch gedrückt ist. Versuch auch mal eine Zelle oder einen Bereich direkt einzugeben. Gib beispielsweise R89 ein und du springst zur Zelle R89 oder gib ein C23:E47 dann wird genau dieser Bereich markiert.

Bearbeitungsleiste

In der Bearbeitungsleiste wird der Inhalt der aktuell ausgewählten Zelle angezeigt. Die Besonderheit hierbei ist, dass dir nicht nur Texte und Zahlen angezeigt werden sondern auch Formeln. Somit kannst du komplexe oder längere Formeln einfach bearbeiten und aktualisieren.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff bietet dir die Möglichkeit oft genutzte Befehle an einem Ort komprimiert anzeigen zu lassen.

Du kannst die angezeigten Befehle nach Belieben ändern.

Wenn du Excel öfter nutzt, wovon ich ausgehe, sonst würdest du das hier wohl kaum lesen, dann bieten dir die Änderungsmöglichkeiten eine erhebliche Zeitersparnis.

Titelleiste in der Excel Benutzeroberfläche

In der Titelleiste findest du zu Beginn die Symbolleiste für den Schnellzugriff, den Dateinamen, die Excel Hilfe, die Menüband Anzeigeoptionen und die bekannten Fenster Steuerungselemente wie minimieren, maximieren und schließen.

Dateiname

Der Name der aktuell geöffneten Datei.

Menüband

Das Menüband (auch „Ribbon“ genannt) ist das wichtigste Bedienelement in der Excel Benutzeroberfläche und vereint die am häufigsten verwendeten Befehle.

Du kannst das Menüband ganz nach deinen Wünschen anpassen und ändern.

Jede Registerkarte gibt Aufschluss über die darin enthaltenen Gruppen und Befehle. Du kannst eigene Registerkarten mit deinen am häufigsten genutzten Befehlen erstellen.

Damit bist du noch effektiver in der Bearbeitung von Tabellenblättern.  Hier erhältst du weitere nützliche Informationen zum Menüband.

Funktionseingabe in der Excel Benutzeroberfläche

Es öffnet sich das Dialogfeld zur Funktionseingabe, hier wirst du nun Schritt für Schritt durch die Eingabe geführt.

Über dieses Dialogfeld kannst du jede mögliche Formel in Excel eingeben und verwalten.

Wenn du die Zelle mit einer bestehenden Formel auswählst und auf den Befehl klickst, öffnet sich das Bearbeitungsmenü für die Funktion. Weitere hilfreiche Tipps zu Formeln findest du hier und  hier.

Menüband Register

Hier findest du die einzelnen Menüs und kannst zwischen diesen wechseln.

Aktiver Benutzer

Zeigt dir an, welcher Benutzer angemeldet ist. Im Normalfall solltest das du sein.

Menüband ein oder ausblenden

Blendet das Menüband ein oder aus.

Bearbeitungsleiste erweitern oder verringern

Eigentlich selbsterklärend, du kannst du Bearbeitungsleiste erweitern, dadurch ist es leichter, lange Texte oder Formeln besser zu bearbeiten.

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Zelle in der Excel Benutzeroberfläche

Eine Zelle ist die Kreuzung einer Spalte und einer Zeile, sie kann durch eine Kombination aus Buchstabe und Zahl eindeutig identifiziert werden, dem sogenannten Zellbezug, der aus Zeilen- und Spaltenangabe besteht.

Sie kann Zahlen, Text, Diagramme, Symbole usw. enthalten. Eine Zelle bildet den Kern eines jeden Tabellenblattes und ist somit essentieller Bestandteil der Excel Benutzeroberfläche.

Mit ihre als Basis, kannst du Berechnungen durchführen, Daten in Diagrammform darstellen oder Daten besser beschreiben. Du kannst Zellen farblich unterschiedlich formatieren, in der Größe ändern und noch vieles mehr.

Willst du jede Zelle einzeln ausfüllen dann wünsche ich dir viel Vergnügen, es gibt nämlich 17.179.869.184 davon.

Tabellenblatt/ Arbeitsblatt

Jetzt kommen wir zum Herzstück jeder Excel Datei, dem Arbeits- oder Tabellenblatt. Hier werden Formeln und Texte eingegeben, Zellen erhalten andere Formate, und Diagramme zur Visualisierung werden erstellt.

Jedes Arbeitsblatt besteht aus Zeilen und Spalten, mit deren Hilfe jede Zelle eine exakte Position besitzt.

Die Arbeitsblätter unterteilen sich dabei in zwei Kategorien in die bekannten Tabellenblätter und in Diagrammblätter, welche ein einziges Diagramm enthalten, welches den gesamten Bildschirm ausfüllt.

Blattregister

Am linken unteren Rand sind dir bestimmt schon einmal die unterschiedlichen Registerblätter aufgefallen. Jedes Registerblatt ist ein eigenes Arbeitsblatt.

Du kannst dadurch einfach zwischen den Arbeitsblättern hin und her wechseln. Pro Arbeitsmappe sind bis zu 65.536 Tabellenblätter möglich, du hast also mehr als genug Raum für deine Ideen.

Mit einem Rechtsklick auf ein beliebiges Registerblatt kannst du dieses zum Beispiel umbenennen, verschieben oder die Farbe ändern.

Statusleiste

In der Satusleiste werden verschiede Informationen angezeigt, beispielsweise kannst du hier sehen, in welchem Modus du dich gerade befindest (Bereit, Bearbeiten, Eingabe oder Zeigen).

Bereit, wenn das Programm bereit ist. Bearbeiten, wenn du gerade dabei bist, eine Zelle mit Inhalt zu bearbeiten. Eingabe, wenn du gerade eine Formel eingibst und Zeigen, wenn du in einer Formel eine Zelle zur Berechnung anwählst.

Außerdem findest du in der Statusleiste noch die Befehle „Ansichten Verwaltung“ und die Zusammenfassungsdaten.

Auf dieser Seite findest du zusätzliche Infos.

Bildlaufleiste

Die Bildlaufleiste funktioniert wie in jedem anderen Programm. Mit ihr kannst du die aktuelle Ansicht verschieben. Das ist sowohl horizontal als auch vertikal möglich.

Zoom

Vergrößern oder verkleinern der Arbeitsblattansicht. Die Standardeinstellung ist 100%.

Ansichten in der Excel Benutzeroberfläche

Hier kannst du die Ansicht des Tabellenblattes ändern zwischen „Normal“, „Seitenlayout“ und „Umbruchvorschau“.

Kontextregisterkarte in der Excel Benutzeroberfläche

Kontextregisterkarten werden nur angezeigt, wenn du das entsprechende Objekt (Tabellen, Grafiken, Diagrammen, usw. …) auswählst.

Wird das Objekt wieder abgewählt, verschwindet die Registerkarte wieder. In diesen speziellen Registerkarten findest du weitere detailliertere Befehle zu den jeweiligen Objekten. Dabei werden nur die für dieses eine Objekt relevanten Registerkarten angezeigt.

Hilfe

Öffnet die Microsoft Hilfe, in der du weitere Unterstützung findest.

Menüband Anzeigeoptionen

Ändern der Anzeigeoptionen des Menübandes.

Tabelle

Tabellen sind mehr als nur ein Haufen Daten. Tabellen Strukturieren Daten und helfen bei der weiteren Bearbeitung.

Du kannst aus allen Werten in einem Arbeitsblatt Tabellen erstellen, das solltest du wenn nötig auch machen, damit behältst du den Überblick und kannst mit den Daten strukturierter arbeiten.

Schnellanalyse in der Excel Benutzeroberfläche

Die Schnellanalyse ist ein hilfreiches Tool, welches deine Arbeit ungemein erleichtert.

Die Schnellanalyse erscheint immer wenn du mehr als eine Zelle mit Inhalten gleichzeitig markierst. Sie ermöglicht es dir, Befehle die du ansonsten nur im Menüband findest, direkt bei den Daten auszuführen.

Außerdem werden nur jene Befehle angezeigt, die du auf die markierten Daten auch anwenden kannst.

Spaltenüberschrift/ Spaltenkopf der Excel Benutzeroberfläche

Jede Zelle wird über Spalten und Zeilen eindeutige definiert.

Eine Zellenbezeichnung setzt sich aus Buchstaben (den Spalten) und Zahlen (den Zeilen) zusammen. Wenn du also von der Zelle C8 spricht, weißt jeder, es handelt sich um die dritte Spalte (C ) und die achte Zeile (8).

Mit Hilfe des Spaltenkopfes kannst du somit schneller einzelne Zellen finden.

Die Spalten in einem Arbeitsblatt werden mit Buchstaben bezeichnet A über Z, AA, AB usw. bis XFD, 16.384 um genau zu sein. Jede Spalte für sich kann unterschiedliche Eigenschafen annehmen und in zum Beispiel Farbe, Schriftart und Größe geändert werden.

Zeilenüberschrift/ Zeilenkopf der Excel Benutzeroberfläche

Die Zeilen sind der zweite Teile einer Zellen Koordinate und sind ident zu Spaltenbezeichnungen jedoch in der Horizontale.

Mit den Zeilen verhält es sich ähnlich wie mit Spalten, nur gibt es hier 1.048.576.

Tipp: Spalten und Zellenüberschriften lassen sich auch ausblenden. Deaktiviere dazu einfach Optionen –> Erweitert –> Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen –> Zeilen- und Spaltenüberschriften anzeigen. Und schon sind die Zeilen und Spaltenüberschriften ausgeblendet.

Gruppe

Jedes Menüband ist in einzelne Gruppen unterteilt. Diese kannst du nach Belieben ändern und neue sortieren.

Die kleinen Pfeile nach unten in den Ecken symbolisieren dass dort weitere Befehle ausgeblendet sind. Mit einem Klick öffnet sich ein Dialogfeld mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten.

Schnelle Diagramm anpassung

Diese Schaltflächen bieten dir weitere formatierungs Möglichkeiten und zusätzlich noch Befehle aus dem Menüband.

Diagramm

Das Diagramm gehört neben den Formeln zu den wichtigsten Werkzeugen in Excel.

Mit kaum einem anderen Objekt lassen sich Daten so übersichtlich und verständlich darstellen wie mit Diagrammen. Dir alle Möglichkeiten und Details in diesem Artikel aufzuzeigen wäre zu umfangreich, daher würde ich vorschlagen du klickst auf diesen Link, dort erfährst du alles weitere was du über Diragramme wissen musst.

Du kannst dir an dieser Stelle merken, auch noch so verwirrende Daten werden durch Diagramme leicht verständlich. Daher wirst du sie häufig in der Excel Benutzeroberfläche antreffen.

Diagramm Formatierung

Wenn du ein Diagramm oder ein anderes eingefügtes Elemente auswählst, kannst du in diesem Untermenü diverse Änderungen an den Elementen vornehmen.

Zusammenfassungsdaten

Hier erhältst du ohne Einsatz von Formeln oder Befehlen eine Analyse deiner ausgewählten Daten.

Wie Beispielsweise Mittelwert, Anzahl und Summe. Mit einem Rechtsklick auf die Statusleiste kannst du die Daten um Numerische Zahlen, Minimum und Maximum erweitern.

Markierung einer oder mehrerer Zellen

Mit der Maus oder den Tasten lassen sich einzelne-, eine Gruppe- oder alle Zellen auf einmal markieren. Damit kannst du Befehle auf mehrere Zellen gleichzeitig anwenden.

Markierung

Der hellgrau hinterlegte Bereich zeigt dir an, welche Zellen gerade ausgewählt sind. Du kannst Zellen einfach wählen, indem du unter anderem mit gedrückter Maustaste einen Rahmen aufziehst oder indem du mit gedrückter STRG-Taste einzelne Zellen anwählst.

Ziehpunkt/ Anfasser

An jeder ausgewählten Zelle oder an jedem ausgewählten Bereich erscheint rechts unten ein kleines Quadrat, der so genannte Ziehpunkt oder auch Anfasser. Mit dessen Hilfe ist es möglich schnell eine Liste von Werten fortzuführen oder Formeln zu kopieren.

Erstellst du beispielsweise eine Liste mit fünf aufeinander folgenden Datumswerten, markierst alle und ziehst die Markierung mit dem Ziehpunkt weiter auf, so füllen sich die weiteren Datumswerte in der gleichen Reihenfolge aus.

Außerdem ist es dir möglich, Formeln einfach in die jeweilige Richtung zu kopieren. Einfach die Zelle mit der Formel anwählen, und mit dem Ziehpunkt in die gewünschte Richtung ziehen, dann wird die Formeln um die Zellen erweitert.

Bei der Erweiterung der Daten mittels Ziehpunkt werden nicht nur Daten und Formeln übertragen sondern auch Formatierungen.

Tipp: Wenn du nur eine Zahl eingibst, würde der Ziehpunkt nur die Zahl nach unten kopieren. Hältst du beim Ziehen jedoch die STRG-Taste gedrückt, wird mit jeder neuen Zelle die Zahl um eins erhöht.

Weitere nützliche Tipps zur Dateneingabe in Excel findest du hier.

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Einfügeoptionen in der Excel Benutzeroberfläche

Hast du eine Zelle, irgendeinen Wert oder Inhalt zuvor kopiert und möchtest diesen nun in das aktuelle Tabellenblatt einfügen, so stehen dir dazu verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Beispielsweise ob du nur die Werte oder nur die Formatierung kopieren möchtest.

Excel Benutzeroberfläche Einfügeoptionen

Fixiertes Fenster

Kennst du das, du bearbeitest eine große Tabelle mit vielen Zeilen und Spalten. Du scrollst hinunter und nach rechts um Daten einzugeben oder zu ändern, bei der gewünschten Zelle angekommen stellst du fest, du kannst die Überschriften ja gar nicht mehr lesen und weißt nicht, in welche Spalte du die Daten eingeben sollst. Dem kannst du zukünftig mit dem Befehl Fenster Fixieren entgehen. Denn damit kannst du eine beliebige Anzahl an Zeilen oder Spalten beim scrollen fixieren. 

Auto Ausfüllen

Diese Option erscheint, wenn du mit dem Ziehpunkt, Daten erweitert oder kopiert hast. Hier kannst du nun wählen, ob du die Zelle kopieren möchtest, nur die Formate oder nur die Inhalte übernehmen willst oder ob du die Datenreihe fortführen möchtest. 

Minisymbolleiste

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen markierten Bereich, öffnet sich die Minisymbolleiste und das Kontextmenü. In der Minisymbolleiste findest du Befehle zur Formatierung der Zellen aus dem Menüband, vereint an einem Ort. Das spart dir Zeit und du bist in deiner Arbeit effektiver.

Kontextmenü

Im Kontextmenü hast du erweiterte Befehle zum Menüband, Beispielsweise kannst du über das Kontextmenü Kommentare einfügen und verwalten oder Daten schnell und unkompliziert sortieren und filtern.

Dialogfeld

Weniger häufig genutzte Befehle sind in den Dialogfeldern enthalten, diese erreichst du über die kleinen Pfeile in den Menüband-Gruppen. 

 

Geteilte Ansicht

Du kannst mit Hilfe des Befehls „Teilen“ den Bildschirm entlang den Spalten oder Zeilen aufteilen, das bedeutet nichts anderes als dass das Tabellenblatt dupliziert angezeigt wird. Nun kannst du in jedem Bereich separat scrollen.

Somit kannst du Daten besser vergleichen und erhältst eine bessere Übersicht über die Datei. Den geteilten Bereich kannst du jederzeit wieder entfernen oder in der Größe ändern.

Excel Benutzeroberfläche geteilte Ansicht

Aktive Zelle bei Auswahl eines Bereiches

Bei einer Auswahl von mehreren Zellen wird immer die aktive Zelle weiß hinterlegt. In diesem markierten Bereich kannst du mit der Tabulator– oder Entertaste zwischen den Zellen wechseln.

Excel Benutzeroberfläche markierte Zellen und Dropdown

Registerkarten menü

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, öffnet sich das Registerkartenmenü. In diesem Menü kannst du unter anderem Arbeitsblätter verschieben oder kopieren und einfärben. Nähere Details dazu findest du hier.

Puh erstmal durchatmen nach so vielen fremden Begriffen. Ich bin echt beeindruckt, du hast es bis ans Ende geschafft Bravo. Ich weiß ja nicht, was du unter vollständig verstehst aber ich denke dieser Artikel sollte keine Wünsche offen lassen.

Möchtest du aber trotzdem mehr zu einem bestimmten Thema oder zu einer bestimmten Funktion wissen, dann habe ich was für dich. Ich habe dir detaillierte Artikel zu den einzelnen Themen erstellt, die du in meinem Blog  hier findest.

Abschließend kann ich es folgendermaßen zusammenfassen

Die wichtigsten Befehle findest du im Menüband, im Kontextmenü, in der Minisymbolleiste oder in der Schnellanalyse. Also direkt neben deinen Daten. Weniger häufig genutzte Befehle sind in den Dialogfeldern enthalten, diese erreichst du über die kleinen Pfeile in den Menüband-Gruppen. Die Befehle, die am seltensten benötigt werden sind im Backstage-Menü enthalten.

Schreib mir doch in die Kommentare, was an dem Artikel am hilfreichsten für dich war.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.