Hier habe ich einen ausführlichen Artikel der Microsoft Excel Backstage Ansicht für dich, der anschaulich alle relevanten Punkte erklärt und keine Fragen offen lässt.

Neben den leicht ersichtlichen Befehlen in der Benutzeroberfläche in Excel, gibt es im Hintergrund noch weitere Befehle die weniger häufig genutzt werden, jedoch nicht weniger wichtig sind.

Diese Befehle findest du in der Microsoft Excel Backstage Ansicht, die du über folgenden Button erreichst:

Die Backstage Ansicht gliedert sich in folgende Befehlsgruppen oder Register:

  • Informationen
  • Neu
  • Öffnen
  • Speichern
  • Speichern unter
  • Drucken
  • Freigeben
  • Exportieren
  • Schließen
  • Konto
  • Optionen

Aber wozu ist denn nun die Backstage Ansicht gut?

Dazu kannst du die Excel Backstage Ansicht nutzten

Mit ihr kannst du alle Aufgaben im Hintergrund erledigen. Hier kannst du Arbeitsmappen nicht bearbeiten oder gestalten, sondern  an den jeweiligen Dateien selber arbeiten.

Du erkennst bestimmt schon an den Befehlsgruppen, dass es sich hier um allgemeine Befehle handelt.

Steig am besten selber parallel in die Backstage Ansicht ein, dann kannst du den Beschreibungen besser folgen.

Du hast die Möglichkeit die Ansicht jederzeit wieder zu verlassen, indem du auf den Pfeil im Kreis links oben klickst oder indem du einfach die ESC-Taste drückst.

Tipp: Noch ein kleiner Tipp, Farbig hinterlegte Bereiche bedeuten, dass du reagieren und etwas tun musst, um in der Arbeitsmappe ungestört weiter arbeiten zu können. Im folgenden Bild beispielsweise wird angezeigt, dass die Arbeitsmappe geschützt ist und du erst nach Freigabe, die Datei bearbeiten kannst.

Excel Backstage Ansicht Aktion erforderlich

Informationen in der Excel Backstage Ansicht

Im Register Informationen erhältst du Informationen zur gerade geöffneten Datei.

Du hast außerdem die Möglichkeit, den Schutz der Arbeitsmappe zu verwalten, die Datei auf mögliche Probleme zu prüfen, Frühere Versionen der Datei zu verwalten oder einzustellen welche Daten angezeigt werden, wenn die Datei online zugänglich gemacht wird.

Mit der Verwaltung früherer Versionen ist es möglich, vorher gespeicherte Versionen mit der aktuellen zu vergleichen, um Unterschiede festzustellen, das ist besonders hilfreich, wenn du eine bereits gespeicherte Aktion rückgängig machen möchtest.

Zusätzlich kannst du auch nicht gespeicherte Versionen wieder herstellen.

Neu

Excel bietet dir die Möglichkeit neue Arbeitsmappen zu erstellen, das kannst du einerseits über die Benutzeroberfläche machen und andererseits auch über die Backstage Ansicht.

Außerdem hast du die Möglichkeit, aus einer Liste von Vorlagen zu wählen unter anderem für Speisekarten, Budgets oder Rechnungen.

Solltest du hier nicht fündig werden, kannst du auch online nach Vorlagen suchen.

Öffnen

Hier kannst du zuvor verwendete Dateien öffnen.

Außerdem, was noch nützlicher ist, mit Excel kompatible Datentypen über dieses Register öffnen. Kompatible Dateitypen sind .csv, .txt und .html um nur die wichtigsten zu nennen.

Weiter Datentype und wofür du sie einsetzen kannst, findest du in diesem Artikel: Von xlsx bis ods das Excel Dateiformat

Speichern

Ist eigentlich kein Unterregister sondern ein Befehl, dadurch wird die Datei mit dem vorhandenen Namen an dem vorhandenen Ort gespeichert, das funktioniert aber nur, wenn die Datei bereits einmal gespeichert wurde.

Speichern unter

Wenn du eine neue Arbeitsmappe das erste Mal speicherst, sind ein paar Dinge zu beachten.

Als erstes kannst du dich entscheiden, an welchem Ort du die Arbeitsmappe speichern möchtest. Zur Auswahl stehen Sharepoint, Lokal am Rechner oder online in einer Cloud.

Wenn du die Schaltfläche „Durchsuchen“  betätigst, öffnet sich folgendes Fenster:

Excel Backstage Ansicht Dialogfeld Speichern unter

Hier kannst du nun die Arbeitsmappe anders benennen, den Pfad wählen, wo die Datei gespeichert werden soll und den Dateityp ändern.

Du hast unter anderem die Möglichkeit, die Arbeitsmappe in eine .pdf Datei umzuwandeln.

Hier erhältst du weitere Informationen zu den unterschiedlichen Dateitypen die möglich sind.

Drucken in der Excel Backstage Ansicht

Im Register Drucken kannst du, du hast es bestimmt schon erraten, alle Einstellungen zum Drucken der Arbeitsmappe vornehmen. Drucken ist in der Backstage Ansicht neben den Optionen das Register mit den umfangreichsten Einstellungen.

Ich habe dir hier einen ausführlichen Artikel geschrieben, da es ein doch sehr umfassendes Thema ist.

Für dich aber hier nochmal die wichtigsten Funktionen übersichtlich zusammengefasst.

Du kannst eine einzelne Zelle bis hin zu mehreren Arbeitsblättern mit eingeblendeten Formeln und Kommentaren gleichzeitig drucken.

Dabei ist es nie verkehrt, dir vorab einen Überblick der zu druckenden Arbeitsblätter zu verschaffen, auch das ist einfach im Backstage Menü im Register Drucken möglich, oder über das Menü Seitenlayout.

Beim Klick auf das Register, siehst du auf der rechten Seite das erste Blatt aus dem gewählten Druckbereich und links mögliche Einstellungen. Du kannst rechts nun durch alle Seiten blättern die gedruckt werden sollen.

Wenn du eine immer wieder gleiche Ansicht drucken möchtest, kannst du dir spezielle Druckbereiche festlegen.

Gleich zu anderen Office Programmen kannst du verschiedenste Einstellungen vor dem Drucken treffen. Beispielsweise den Drucker ändern, falls dir mehr als einer zur Verfügung steht.

Oder du kannst mehrere Blätter auf einer Seite drucken so wie doppelseitigen Druck definieren und noch vieles mehr.

Wie bereits erwähnt, findest du hier einen ausführlichen Artikel zu allem was du über das Drucken wissen musst.

Tipp: Mit der Tastenkombination STRG+F2 oder STRG+P kommst du vom Arbeitsblatt direkt in die Druckansicht.

Freigeben

Das Register wird verwendet, um Dateien mit anderen zu teilen um gemeinsam daran zu arbeiten. Außerdem kannst du steuern, ob und wie du die Datei versenden möchtest.

Zusätzlich ist es noch möglich, Einstellungen zu treffen, wenn die Datei in einer Skype Besprechung präsentiert werden soll. 

ACHTUNG: Beim Freigeben von Dateien, auf die Version (Datentyp) achten, das ist wichtig, wenn nicht alle Teilnehmer dieselbe Version von Excel haben. Nähere Infos dazu findest du hier auf der offiziellen Microsoft Seite.

Exportieren

Über dieses Register in der Excel Backstage Ansicht kannst du Arbeitsmappen einfach und schnell in andere Dateiformate umwandeln.

Du kannst aus den gleichen Dateitypen wie im Register „Speichern unter wählen. Die geläufigsten Formate sind, .pdf Dateien, Textdateien (.txt) in denen die Werte durch TAB-Zeichen getrennt sind und Komma-getrennte Dateien (.csv) in welchen die Daten mittels Komma getrennt sind.

Schließen

Schließt die aktuelle Arbeitsmappe.

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Konto

Zeigt Informationen zum zugehörigen Microsoft-Konto und zur Excel Version. Hier ist es auch möglich, die Verbindung mit einem GoogleDrive Ordner herzustellen oder zu trennen.

Optionen

Öffnet die Excel Optionen mit denen du die Grundeinstellungen und das Erscheinungsbild von Excel ändern kannst. Hier findest du einen detaillierten Artikel zu den möglichen Einstellungen.

Fazit

In der Excel Backstage Ansicht hast du die Möglichkeit verschiedene Änderungen und Aktionen mit der Datei auszuführen.

Du kannst hier nicht direkt Einfluss auf die Daten nehmen aber auf die Datei selber.

Meistens werden in der Backstage Ansicht die letzten Arbeitsschritte an einer Arbeitsmappe ausgeführt, nachdem die Daten erstellt und aufbereitet wurden.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Schreib mir doch in die Kommentare ob der Artikel hilfreich für dich war und ob du zu einem bestimmten Punkt weitere Informationen benötigst.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.