Die Arbeit in Excel kann manchmal frustrieren und viel Zeit in Anspruch nehmen. Das muss aber nicht sein. Wenn du wenige nützliche Tipps beherzigst, steht deinem effizienten Arbeiten in Excel nichts mehr im Weg.

In diesem Artikel möchte ich dir alle meine Tipps zum effizienten Arbeiten in Excel an die Hand geben, damit du Zeit sparst und effizienter arbeiten kannst.

Diese sollen dir helfen, deine Arbeit schneller und effektiver durchzuführen. Das erspart dir Zeit und Frustration. Dadurch hast du mehr Fokus auf den wesentlichen Punkten deiner Datei und Datenauswertung.

Ich habe dir wie immer eine Übungsdatei erstellt, in der du die wesentlichen Punkte wiederfindest, um das hier gelernte nochmal zu vertiefen oder einfach als Hilfestellung für später.

Die Datei steht für dich kostenlos zum Download bereit. Folge dazu einfach diesem Link: Übungsdatei zum effizienten Arbeiten in Excel

Übersicht

Ich liste dir hier alle Punkte in einer übersichtlichen Forma auf, so kannst du dir einen schnellen Überblich schaffen, was dich interessieren könnte und was nicht.

Ich habe versucht die einzelnen Tipps in Abschnitte zu gliedern, damit du dich besser zurechtfindest.

Allgemeine Tipps zum effizienten Arbeiten in Excel:

  • Nutze die Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Setze Tastenkombinationen ein
  • Erstelle Vorlagen, um Zeit zu sparen
  • Behalte Farbschemata bei
  • Arbeitsblätter gruppieren und Befehle in allen gleichzeitig ausführen
  • Nutze das Kontextmenü und die Mini Symbolleiste
  • Nutze das „Gehe zu“ Fenster und „Inhalte auswählen“ zum effizienten Arbeite in Excel
  • Vergib eindeutige Namen in deinen Arbeitsmappen
  • Nutze Makros der Effizienz Boost

Tipps zur Formelerstellung und Bearbeitung

  • Nutze Formeln
  • Nutze die Taste F4, um Zellbezüge zu ändern
  • F9 dein Freund und Helfer
  • Formeleingabe optimieren
  • Nutze die Satus Leiste für schnelle Berechnungen
  • Nutze den Formel Assistenten zum effizienten Arbeiten in Excel
  • Verwende ALT+ENTER für mehr Struktur in deinen Formeln
  • Nutze Suchen und Ersetzen zum Ändern von Formeln
  • Schnell zu einer Zelle oder Bereichen springen
  • Formelemente unkompliziert auswählen

Tipps zur Dateneingabe

  • Text in Spalten aufteilen
  • Nutze die Blitzvorschau für Schnellers Arbeiten in Excel
  • Ziehpunkt nutzen zum effizienten Arbeiten in Excel
  • Werte in allen markierten Zellen übernehmen
  • Erstelle schnell eine Liste mit Werten
  • Duplikate effizient entfernen
  • Daten Transponieren
  • Nutze die Funktion Inhalte einfügen
  • Leere Zellen entfernen
  • Kopieren für Zeitoptimierer
  • Nur die Werte schnell und einfach übernehmen
  • Versteckte Talente der rechten Maustaste nutzen
  • Wiederholende Werte eintragen

Tipps zur Formatierung

  • Doppelklick und Format übertragen kombinieren
  • Richte Objekte gleichmäßig schnell und einfach aus
  • Nutze die ALT Taste, um Objekte anzuordnen
  • Vorschau für die Formatierungen
  • Ganze Zeile oder Spalte markieren
  • Zellenformatierung entfernen

Tipps zur Datenanalyse

  • Nutze die Bedingte Formatierung
  • Nutze die Filteroptionen in Diagrammen
  • Speichere Diagramme als Vorlage
  • Nutze die Schnellanalyse

Allgemeine Tipps zum effizienten Arbeiten in Excel

Hier findest du alle Punkte die du unabhängig davon, was du gerade bearbeitest einsetzen kannst.

Ich bin überzeugt davon, dass du einige Punkt bereits kennst, aber vielleicht ist der ein oder andere doch neu für dich und hilft dir effizienter und schneller in Excel zu arbeiten umso Zeit zu sparen.

Nutze die Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Links oberhalb des Menübandes findest du die Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Diese beinhaltet standardmäßig Befehle wie „Speichern“, „Rückgängig“ oder „Wiederholen“. Du kannst sie aber deinen Wünschen anpassen und die für dich wichtigsten Befehle hinzufügen.

Das erspart dir wichtige Zeit, wenn du diese nicht jedes Mal aus dem Menü Band oder aus den Optionen heraussuche musst.

Eine Anleitung, wie du die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen kannst findest du in diesem Artikel.

Setze Tastenkombinationen ein

Ein weiter Punkt dessen Vorteil du bestimmt schon kenn gelernt hast, ist der Einsatz von Tastenkombinationen.

Davon gibt es wahrscheinlich 8472 in Excel (keine Ahnung ob das stimmt aber gefühlt sind es so viele) die du alle kennen musst.

Nein, das ist natürlich Blödsinn. Du erleichterst deine Arbeit u mein vielfaches, wenn du einige wenige kennst und beherrschst. Die für mich wichtigsten findest du in der folgenden Tabelle.

Eine Liste mir allen mir bekannten Tastenkombinationen findest du in diesem Artikel.

Tastenkombination

Wirkung

F2

Eine Zelle bearbeiten

STRG+1

Öffnet das Dialogfenster zur Formatierung des ausgewählten Objektes.

F4

In der Formelbearbeitung kannst du damit zwischen absoluten und relativen Zellenbezügen wechseln.
Außerhalb von Formeln wird die letzte Aktion wiederholt.

F3

Öffnet das Dialogfenster Name einfügen. Erleichtert und beschleunigt die die
Verwendung von Namen in deinen Arbeitsblättern.

F5

Öffnet das gehe zu Dialogfeld.

STRG+Shift+L

Filter Ein/Aus schalten

STRG+T

Wandelt einen Bereich in eine Tabelle um

STRG+S

Arbeitsmappe speichern

STRG+A

Bereich oder alles auswählen

Erstelle Vorlagen, um Zeit zu sparen

Musst du immer wieder die gleichen Dateien oder Diagramme erstellen?

Dann mach es dir einfach und erstelle dir Vorlagen. Das funktioniert für viele Dinge in Excel.

Beispielsweise Diagramme, Bedingte Formatierungen, Designs und ganze Arbeitsmappen.

Eine Vorlage für ein Diagramm erstellst du Beispielsweise auf folgende Art:

  • Erstell ein Diagramm nach deinen Wünschen.
  • Klicke mit der rechten Maustaste auf das Diagramm.
  • Wähle „Als Vorlage speichern…“
  • Bestimme den Speicherort. Ich würde aber empfehlen, den von Excel gewählten beizubehalten.
  • Wenn du das nächste Mal ein Diagramm einfügen möchtest, kannst du unter Diagramm einfügen–>Alle Diagrammeà Vorlagen deine erstellte Vorlage wählen.

Die von dir erstellten Vorlagen kannst du dann in all deinen Arbeitsmappen einsetzen.

Behalte Farbschemata bei

Diesen Punkt habe ich schon öfter auch in anderen Artikeln erwähnt und das zeigt dir auch die Wichtigkeit.

Wenn du Farbschema beibehältst, hat das nicht nur optische oder Design Gründe, wie ich dir in diesen beiden Artikel erklärt habe (Professionelle Excel Dateien erstellen und Professionelle Diagramme erstellen).

Sondern bietet dir auch einen Vorteil in der Erstellung deiner Arbeitsmappe.

Denn wenn du über die gesamte Arbeitsmappe ein Farbschema beibehältst, musst du nicht lange nachdenken, welche Farben du wählst.

Du kannst dir eigene Farbschemata und Designs erstellen, die die richtigen Farben automatisch wählen und zusätzlich kannst du diese den Farben deinen Firmenfarben anpassen.

Somit sind auch deine Vorgesetzten zufrieden gestellt.

Arbeitsblätter gruppieren und Befehle in allen gleichzeitig ausführen

Wenn du dieselben Daten oder Formatierungen in mehreren Arbeitsblättern ändern oder eingeben musst, spart es enorm viel Zeit, wenn du alle Arbeitsblätter gleichzeitig bearbeitest.

Dazu markierst du alle zu bearbeitenden Arbeitsblätter, das machst du entweder indem du die STRG-Taste gedrückt hältst und alle Arbeitsblätter der Reihe nach anwählst oder du markierst das erste Arbeitsblatt drückst die Tasten STRG+SHIFT und wählst das letzte Arbeitsblatt.

Jede Änderung, die du nun in einem der markierten Arbeitsblätter vornimmst, wird automatisch in allen markierten Arbeitsblättern übernommen.

Nutze das Kontextmenü und die Mini Symbolleiste

Durch den Klick mit der rechten Maustaste auf eine Zelle oder ein Objekt, öffnet sich das Kontextmenü und die Mini Symbolleiste.

Dort findest du häufig verwendete Befehle und kanns diese direkt neben deinen Daten anwählen, ohne danach im Menü Band zu suchen.

Nutze das „Gehe zu“ Fenster und „Inhalte auswählen“ zum effizienten Arbeite in Excel

Mit der Tastenkombination F5 oder STRG+G gelangst du in das „Gehe zu“ Fenster.

In diesem Fenster kannst du bequem zu Bereichen, Tabellen oder Diagrammen springen.

Wenn du dem Button „Inhalte“ folgst, gelangst du in das Fenster Inhalte auswählen.

Das ist eine sehr hilfreiche Funktion, die du dir unbedingt merken solltest.

Du kannst hier verschieden Auswahlen treffen, die nach dem Bestätigen mit „Ok“ angezeigt werden.

So kannst du beispielsweise alle Zellen mit Formeln darin auswählen oder alle Leerzellen in einem Bereich oder alle Objekte in dem Arbeitsblatt und so weiter.

Wenn du erst einmal die Vorteile dieser Funktion erkannt hast, wirst du nicht mehr ohne sie arbeiten wollen.

Vergib eindeutige Namen in deinen Arbeitsmappen

Egal ob es sich um Arbeitsblattbenennungen oder Namen für Diagramme oder Tabellen handelt. Eine eindeutige Benennung zu vergeben sollte für dich oberste Priorität haben.

Vielleicht ist es nicht von Bedeutung, wenn du ein oder zwei Elemente in deiner Arbeitsmappe hast, aber spätestens, wenn du mehrere Elemente auf verschiedenen Arbeitsblättern verwalten musst wirst du froh darüber sein, eindeutige Namen vergeben zu haben.

Das spart dir wirklich viel Zeit, wenn du nicht andauernd suchen musst, wo oder was diese oder jenes Objekt eigentlich ist.

Vorschlägen, welchen Standard ich bei der Namensvergabe nutze, findest du in diesem Artikel: So erstellst du professionelle Excel Dateien

Nutze Makros der Effizienz Boost

Der Turbo für Schnellers Arbeiten in Excel ist aber der Einsatz von Makros.

Dies kannst du ganz einfach dazu einsetzen wiederholende aufgaben automatisch auszuführen.

Dazu sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Du musst deine Aktionen lediglich aufzeichnen und auf Knopfdruck kannst du diese dann von Excel automatisch ausführen lassen.

Da es den Rahmen hier sprengen würde was Makros sind und wie du diese aufzeichnest, habe ich dazu einen eigenen Artikel geschrieben.

Wenn du also mehr über Makros und deren vielfältige Einsatzmöglichkeit erfahren möchtest, dann schau dir am besten diesen Artikel an: Makros der Turbo für deine Effizienz

Tipps zur Formelerstellung und Bearbeitung zum effizienten Arbeiten in Excel

Effizientes und schnelles Arbeiten hört nicht bei Makros auf. Auch die Bearbeitung von Formeln kann Zeitintensiv und nervenaufreibend sein.

Hier meine Top Zeitsparer für ein effizientes und schnelles Arbeiten mit und an Formeln.

Nutze Formeln

Der erste Punkt sollte eigentlich überflüssig sein aber viele trauen sich diesen Schritt nicht zu. Bevor du deine Arbeitsabläufe beim Arbeiten mit Formeln verbessern kannst, musst du diese erstmal einsetzen.

Wenn du Formeln erst einmal einsetzt, wirst du sehen, wie viel Zeitersparnis möglich ist und wie sehr du deine Arbeitsabläufe automatisieren und vereinfachen kannst.

Also überwinde dich und fang einfach an, mit ein paar einfachen Formeln oder Grundrechenarten.

Wenn du erst einmal die Basis dazu lernen möchtest, dann ist dieser Artikel für dich das richtige: Die Grundrechenarten in Excel

Nutze die Taste F4, um Zellbezüge zu ändern

Du wirst bestimmt wissen, dass du absolute und relative Zellbezüge in Excel verwenden kannst.

Der Unterschied liegt darin, dass absolute Zellbezüge nicht geändert werden beim Kopieren oder Verschieben von Formeln.

Ein Absoluter Zellbezug ist dadurch erkenntlich, dass vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilen Zahl ein $-Zeichen steht.

Bei vielen Zellezügen kann das schon einige Zeit in Anspruch nehmen, all diese $-Zeichen einzufügen. Wenn du aus relativen, absolute machen möchtest.

Nutze daher für ein schnelleres Arbeiten die Taste F4.

Stell dich einfach mit dem Mauscursor an eine beliebige Stelle vor, innerhalb, oder nach dem Zellenbezug und drücke die Taste F4.

Schon werden beide $ Zeichen eingefügt.

Du kannst auch die Positionen der $-Zeichen variieren durch mehrmaliges Drücken der F4-Taste.

Ohne drücken: C9

Einmal drücken: $C$9

Zweimal drücken: C$9

Dreimal drücken: $C9

Viermal drücken: C9

F9 dein Freund und Helfer

Du hast eine verkettete Formel die einen Fehler ausgibt, weißt aber nicht, wo in der Berechnung der Fehler entsteht oder möchtest das Zwischenergebnis in einer Formel sehen?

Dann nutze ganz einfach die Taste F9.

Markiere dazu den Abschnitt in der Formel, den du berechnen möchtest und drücke F9.

Schon wird ein Zwischenergebnis berechnet.

Das hat mir unglaublich dabei geholfen Formeln besser zu verstehen und Fehler zu beheben.

In nachfolgendem Bild siehst du was ich meine.

Formeleingabe optimieren

Der nächste Tipp behandelt die Formeleingabe.

Die komplette Funktionsbezeichnung einzugeben kann schon sehr Fehleranfällig sein.

Auch sind dir bestimmt schon dir Formelvorschläge aufgefallen, die erscheinen, wenn du die ersten Buchstaben der Formel eingibst. Genau diese machen wir uns zu Nutze.

Du kanns darüber nämlich die Formel vervollständigen lassen.

Tippe einfach die ersten Buchstaben der Formel ein. Nachdem die Formelvorschläge auftauchen, navigiere mit den Pfeiltasten zur gewünschten Formel und drücke die TABULATOR Taste.

Schon wird deine Eingabe vervollständigt.

Das Gleiche funktioniert übrigens auch mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Funktionsnamen.

Nutze die Satus Leiste für schnelle Berechnungen

Wenn du schnelle zwischen Auswertungen einzelner Werte aus deinen Eingaben benötigst, musst du dazu nicht extra eine Formel erstellen, markiere die Werte, die du auswerten möchtest und wirf einen Blick auf die Statusleiste.

Dort werden dir nun unterschiedliche Werte angezeigt wie Mittelwert, Anzahl und Summe der ausgewählten Werte.

Die Anzeige kannst du natürlich jederzeit anpassen, indem du mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klickst und die zusätzlichen Daten auswählst.

Nutze den Formel Assistenten zum effizienten Arbeiten in Excel

Solltest du noch nicht so vertraut sein, mit gewissen Formeln, kannst du den Formel Assistenten nutzen, um dir die Formeleingabe zu erleichtern und beschleunigen.

Markiere dazu die Zelle, in der du eine Formel eingeben möchtest und wähle dann Menü Band Formeln–>Funktion einfügen oder die Tastenkombination SHIFT+F3.

Du musst kein = Zeichen eingeben, das passiert automatisch.

In folgendem Fenster kannst du einfach nach Formeln suchen und diese dann mit „OK“ bestätigen.

 

Im folgenden Fenster kannst du nun einfach und unkompliziert die Formel eingeben mit hilfreichen Erklärungen und Schritt für Schritt.

 

So sparst du gerade bei neuen und unbekannten Formeln wichtige Zeit und kannst Arbeitsblätter schneller bearbeiten.

Verwende ALT+ENTER für mehr Struktur in deinen Formeln

Bei sehr langen und komplexen Formeln kannst du leicht den Überblick verlieren.

Eine Möglichkeit deine Formeln zu strukturieren ist, neue Zeilen mit der Tastenkombination ALT+ENTER zu beginnen.

So kannst du beispielsweise bei verketteten Formeln jede neu verkettete Formel in eine eigene Zeile schreiben.

Nutze Suchen und Ersetzen zum Ändern von Formeln

Zum effektiven Arbeiten in Excel solltest du wissen, wie du Elemente durch andere ersetzt.

Das funktioniert mir der Suche, dort gibt es ein weiteres Register für das Ersetzen von Werten.

Wenn du dann noch die Optionen ausklapst kanns du nicht nur bestimmen, dass die Suche auf Formeln eingeschränkt wird, sondern sogar, dass nur eine bestimmte Formatierung ersetzt wird.

ACHTUNG: Suchen und ersetzen wirkt immer auf den markierten Bereich. Das bedeutet, willst du Werte wirklich nur in Formeln ersetzen, muss du mindestens zwei einzelne Zellen markieren, eine davon sollte die Formel enthalten. Ansonsten wird im gesamten Arbeitsblatt nach den Werten gesucht und diese ersetzt.

Schnell zu einer Zelle oder Bereichen springen

Das Dialogfenster „Gehe zu“ kennst du ja bereits.

Hier kannst du schnell und einfach zu bestimmten Bereichen oder Elementen springen.

Das funktioniert auch aus der Formelbearbeitung heraus.

Markiere dazu in der Formelbearbeitung einen Bereich, zu dem du gehen möchtest. Drücke dann die Taste F5 und das Dialogfenster „Gehe zu“ öffnet sich mit dem eingefügten markierten Bereich.

Du musst nun nur noch „Ok“ bestätigen und der Bereich oder die gewählte Zelle wird markiert.

Formelemente unkompliziert auswählen

Ich habe dir jetzt die Vorteile der Tasten F9, F4 und F5 in der Formelbearbeitung gezeigt und dass du dadurch effizienter und schneller in der Formelerstellung und Bearbeitung bist.

Der einzige Nachteil dabei ist jedoch, du musst Teile einer Formel oder eine ganze Formel auswählen.

Das kann bei langen Formeln mit vielen Elementen und Verkettungen viel Fingerspitzengefühl erfordern.

Das geht aber auch einfacher.

In der Formelbearbeitung und Erstellung wird dir laufend die Formelhilfe angezeigt.

Wenn du in dieser nun einzelne Elemente auswählst, wird dieser Bereich in der Formel markiert.

Tipps zur Dateneingabe

Nach den Formeln kommen wir nun zur Dateneingabe allgemein.

Nachfolgend meine besten Tipps zum effizienten Arbeiten in Excel bei der Dateneingabe.

Text in Spalten aufteilen

Wenn du Texte aus einzelnen Zellen in Spalten aufteilen möchtest, musst du das nicht per Hand machen.

Dazu gibt es eine hilfreiche Funktion im Menü Band Daten–>Datentoolsà Text in Spalten.

Du kannst in dem Dialogfeld wählen, welche Elemente als Trennzeichen genutzt werden sollen.

Nutze die Blitzvorschau für Schnellers Arbeiten in Excel

Du kannst Daten auch mit Hilfe der Blitzvorschau aufteilen oder Zellen schnell befüllen.

Die Voraussetzung dabei ist, dass die Daten demselben Schema folgen.

Die Blitzvorschau wird von Excel automatisch erstellt, du kannst sie aber auch mit der Tastenkombination STRG+E aufrufen und mit ESC beenden.

Wie es genau funktioniert, wird in diesem Artikel verständlich erklärt.

Ziehpunkt nutzen zum effizienten Arbeiten in Excel

Der Ziehpunkt wird auch Ausfüllkästchen genannt. Das ist das kleine Quadrat rechts unten in der Ecke eines markierten Bereiches.

Der hier:

Der Ziehpunkt hat mehrere Funktionen.

Er vervollständigt und erweitert deine Daten automatisch.

Diese Erweiterung kannst du einerseits durch einen Doppelklick auf den Ziehpunkt erreichen oder durch ziehen mit der linken oder rechten Maustaste.

Durch den Doppelklick wird der Inhalt erweitert soweit Excel einen angrenzenden Bereich erkennt.

Wenn Excel ein System in deiner Auswahl erkennt, wird diese System weitergeführt.

Hast du beispielsweise Zimmer1, Zimmer2, Zimmer3 in deinen Zellen stehen, markierst diese 3 Zellen und ziehst dann den Ziehpunkt nach unten, erweitert Excel die Eingabe um Zimmer4, Zimmer5 und so weiter, je nachdem wie weit du die Auswahl nach untern ziehst.

Auch andere Muster wie Datum oder Monatsnamen werden zuverlässig erkannt und erweitert.

Werte in allen markierten Zellen übernehmen

Wenn du einen Wert gleichzeitig in unterschiedliche Zellen übernehmen willst geht’s das folgendermaßen.

Markiere alle Zellen, in denen der Wert eingetragen werden soll.

Gib den Wert ein drücke STRG+ENTER, dann wird die Eingabe in allen markierten Zellen übernommen.

Erstelle schnell eine Liste mit Werten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine beliebige Reihe mit Werten zu erstellen.

Die eine wäre die Eingabe einiger Daten und dann diese mit dem Ziehpunkt zu erweitern, wie oben beschrieben.

Die andere ist die Verwendung der Funktion Datenreihe.

Diese Funktion findest du im Menü Band Start–>Gruppe Datenreihe–>Ausfüllen–>Datenreihe

In dem geöffneten Dialogfenster kannst du nun bestimmen, welche Daten du erstellen möchtest, Welches Inkrement diese haben also um wie viel jeder Datenpunkt erhöht wird und was der Endwert sein soll.

Duplikate effizient entfernen

Ein weiterer oft notwendiger Arbeitsschritt ist das Entfernen von Duplikaten.

Manuell aus einer langen Liste alle Duplikate heraus zu suchen und diese dann zu entfernen kann schnell zu einer unmöglichen Aufgabe anwachsen.

Daher verwende dafür am Besten die Funktion Duplikate entfernen.

Du findest diese unter Menü Band Daten–>Datentools–>Duplikate entfernen

Im folgenden Dialogfeld kannst du bestimmen, welche Spalten die Duplikate enthalten, sofern du mehrere Spalten gewählt hast.

Das bedeutet, wenn du beispielsweise 3 Spalten wählst und du alle Zeilen löschen möchtest, welche in den Spalten 2 und 3 ident sind, dann wählst du nur diese Spalten.

Wenn du Daten löschen möchtest, die in allen 3 Spalten übereinstimmen, dann musst du auch alle 3 Spalten auswählen.

Daten Transponieren

Bedeutet nichts anders als horizontale Daten in Vertikale umzuwandeln oder umgekehrt.

Dazu markierst und kopierst du die Daten, die du transponieren möchtest.

Beim Einfügen der Daten wählst du dann „Inhalte einfügen“ und „Transponieren“ und schon sind die Daten umgewandelt.

Und da kommen wir gleich zum nächsten Tipp zum effizienten Arbeiten in Excel.

Nutze die Funktion Inhalte einfügen

Mit dieser Funktion kannst du bestimmen, wie deine Daten nach dem Kopieren oder Ausschneiden eingefügt werden sollen.

Beispielsweise kannst du so nur die Werte einfügen oder nur die Formatierung übernehmen. Oder wie oben beschrieben Daten transponieren.

Du findest du Funktion im Kontextmenü.

Damit sparst du dir jede Menge Zeit, wenn du die Werte gleich in einem Schritt kopieren und die ursprüngliche Formatierung löschen kannst.

Wenn du weiter Fragen dazu hast, kontaktiere mich gerne unterfolgendem Link: https://www.doktor-excel.at/kontakt/

Leere Zellen entfernen

Verstreute Leerzellen lassen deine Daten wie Schweizer Käse aussehen und es kann zeitaufwändig sein, diese zu entfernen oder zu befüllen, da sie einzeln angewählt werden müssen.

Das geht aber auch einfacher. Erinnerst du dich an „Inhalte auswählen“?

Damit kannst du alle Leerzellen in einem Bereich auswählen und gleichzeitig markieren.

Kopieren für Zeitoptimierer

Mit den Tastenkombinationen STRG+C und STRG+V geht das Kopieren von Daten schon recht schnell von der Hand.

Noch schneller bist du aber nur mit STRG Taste.

Markiere dazu deine Daten. Drücke und halte die STRG Taste und ziehe die Daten an den Ort, an den du sie kopieren möchtest. Schon ist es erledigt.

Das funktioniert übrigens auch mit Arbeitsblättern.

Nur die Werte schnell und einfach übernehmen

Du hast ein Arbeitsblatt mit Formeln, zur Berechnung verschiedener Werte. Du möchtest das Arbeitsblatt aber ohne Formeln weitergeben.

Also beginnst du, jeden Wert in die jeweilige Zelle manuell einzugeben.

STOPP

Das geht viel einfacher.

Markiere den Bereich, der deine Formeln enthält. Nun führe folgende Tastenkombinationen aus.

  • STRG+C, um die Daten und Formeln zu kopieren
  • STRG+V, um die Daten und Formeln wieder einzufügen
  • STRG ruft die Einfügeoptionen auf
  • W wählt die Option „Werte“

Schon sind die Formeln entfernt und lediglich die berechneten Werte bleiben in den Zellen bestehen.

Dadurch nutzt du die Einfügeoptionen und rufst diese mit der STRG Taste auf. Alternativ kannst du auch nach dem Einfügen der Daten das Icon rechts unten drücken und so die Einfügeoptionen aufrufen.

Versteckte Talente der rechten Maustaste nutzen

Den Ziehpunkt hast du ja bereits kennen gelernt. Du weißt auch, dass du ihn auch mit der rechten Maustaste ziehen kann.

Was du noch nicht weißt ist, wozu das führt.

Wenn du den Ziehpunkt mit der rechten maustaste betätigst, öffnet sich ein Untermenü, dass dir verschieden Ausfüll- und Körperfunktionen kompakt an einem Ort bereitstellt.

So kannst du beispielsweise ganz einfach Datenreihen nur mit Arbeitstagen erzeugen oder immer die Monate um 1 erhöhen.

Das kann dir gerade bei der Datenerstellung enorme Zeit sparen und deine Arbeit noch effizienter gestalten.

Wiederholende Werte eintragen

Stell dir vor du hast eine Liste mit Daten und diese Daten werden in regelmäßigen Abständen wiederholt in der Liste ergänzt. Jetzt könntest du einerseits den Eintrag erneut eingeben oder nach oben scrollen, den Eintrag suchen, kopieren und einfügen.

Oder du nutzt die Tastenkombination ALT+.

Dies Kombination erstellt eine nicht permanente Dropdownliste aller Werte eines zusammenhängenden Bereiches.

Diese Liste ist ohne Duplikate und alphabetisch sortiert.

Das sollte deine Dateneingabe erheblich beschleunigen und zum effizienten Arbeiten in Excel beitragen.

Tipps zur Formatierung

Doppelklick und Format übertragen kombinieren

Wenn du ein und dieselbe Formatierung in mehreren Zellen übernehmen möchtest, markiere die Zelle, deren Formatierung du übernehmen möchtest und dann führst du einen Doppelklick auf de Befehl „Format übertragen“ aus.

Das „friert“ den Befehl ein und du kannst nun, ohne jedes Mal die Ausgangszölle zu markieren die Formatierung auf beliebig viel  Zellen übernehmen.

Ein Klick auf den Befehl oder die Taste ESC beendet die Einfrierung wieder.

Richte Objekte gleichmäßig schnell und einfach aus

Hast du mehrere Elemente egal ob Diagramme oder Grafiken. Ist es meist besser, diese gleich auszurichten.

Dazu markierst du jene Objekte, die du an einer Kante ausrichten möchtest und wählst du Befehle Menü Band Seitenlayout–>Gruppe Anordnenà Ausrichten

Hier hast du nun verschiedene Möglichkeiten, die Objekte nach deinen Wünschen auszurichten.

Nutze die ALT Taste, um Objekte anzuordnen

Eine weiter Möglichkeit, Objekte anzuordnen und auszurichten ist die Verwendung der ALT Taste. Markiere dazu ein Objekt, drücke und halte die ALT Taste und verschiebe nun das Objekt.

Du wirst sehen, es springt immer von Zelle zu Zelle. So kannst du deine Objekte ganz einfach an dem Zellenraster ausrichten.

Vorschau für die Formatierungen

Es gibt eine Möglichkeit eine Vorschau der Formatierung zu erhalten, bevor du dies anwendest.

Dazu wähle einfach die Zelle, die du formatieren möchtest und nun suchst du zum Beispiel eine Füllfarbe aus. Wähle diese jedoch nicht gleich, sondern bleibe mit dem Mauszeiger nur auf der jeweiligen Farbe.

Es wird dir eine Vorschau in der Zelle erstellt, wie diese aussehen könnte, ohne die Formatierung der Zelle tatsächlich zu ändern.

Das funktioniert übrigens auch bei der Änderung von Diagrammen oder Tabellen.

Ganze Zeile oder Spalte markieren

Willst du schnell eine ganze Zeile oder Spalte markieren, dann nutze diese Tastenkombinationen.

STRG+LEERTASTE markiert die ganze Spalte

SHIFT+LEERTASTE markiert die ganze Zeile

Zellenformatierung entfernen

Du möchtest nur die Formatierung von bestimmten Zellen entfernen, nicht aber den Inhalt oder Kommentare? Dann musst du folgendermaßen vorgehen:

Menü Band Start–>Gruppe Bearbeiten–>Löschen–>Formate löschen

Dieser Befehl entfernt nur die Formatierung der Zellen, nicht aber die Inhalte oder Kommentare.

Tipps zur Datenanalyse

Die meist und so auch du werden Excel nicht nur nutzen, um Werte in Tabellenform aufzubereiten, sondern die Daten such irgendwie aus werden und analysieren.

Natürlich gibt es auch bei der Datenanalyse gewaltiges Zeit Optimierungspotential und einige hilfreiche Tipps, die einem effizienten Arbeiten in Excel behilflich sind.

Nutze die Bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung ist ein sehr hilfreiches Werkzeug und ermöglicht dir eine schnelle Analyse von Daten.

Du kannst natürlich völlig individuelle Formeln zur Formatierung erstellen oder du nutzt die vorgefertigten Bedingungen.

In vielen Fällen erfüllen die vorhandenen Bedingungen vollkommen die Anforderungen.

Denn diese reichen vom Hervorheben von doppelten Werten über die Formatierung auf Basis der Werte zum Gesamtwert bis hin zur Markierung von Daten größer oder gleich einem Vergleichswert.

Wenn du dich näher mit der bedingten Formatierung beschäftigen möchtest und deren Vorteile kennen lernen willst, dann schau dir dazu gerne meinen Artikel an. Diesen findest du hier: Die Bedingte Formatierung

Oder gerne ach diesen Artikel.

Nutze die Filteroptionen in Diagrammen

Zum effizienten Arbeiten in Excel gehört es auch, Diagramme anzupassen und umzugestalten.

Es kann jedoch schwierig sein einzelne Datenreihen oder Diagrammelemente gezielt anzuwählen, besonders wenn diese übereinander liegen.

Da kann dir die Filteroption in den Diagrammen helfen.

Wähle dazu dein Diagramm. Auf der rechten Seite erscheinen nun 3 Steuerelemente. Wähle das Element Filter. Nun kannst du einzelne Datenreihen ausfiltern und nur die übrigen anzeigen lassen.

Speichere Diagramme als Vorlage

Ein weiterer top Zeitsparer ist, Diagramme als Vorlage abzuspeichern.

Somit musst du Diagramme nicht jedes Mal neu erstellen und sparst erheblich viel Zeit.

Um ein Diagramm als Vorlage abzuspeichern, gehe folgendermaßen vor:

Eine Vorlage für ein Diagramm erstellst du Beispielsweise auf folgende Art:

  • Erstell ein Diagramm nach deinen Wünschen.
  • Klicke mit der rechten Maustaste auf das Diagramm.
  • Wähle „Als Vorlage speichern…“
  • Bestimme den Speicherort. Ich würde aber empfehlen, den von Excel gewählten beizubehalten.
  • Wenn du das nächste Mal ein Diagramm einfügen möchtest, kannst du unter Diagramm einfügen–>Alle Diagramme–>Vorlagen deine erstellte Vorlage wählen.

Die von dir erstellten Vorlagen kannst du dann in all deinen Arbeitsmappen einsetzen.

Nutze die Schnellanalyse

Die Schnellanalyse ermöglicht es dir wie der Name schon sagt, Daten schnell zu analysieren.

Markiere dazu die Daten, die du analysieren möchtest und in der rechten unteren Ecke neben deiner Markierung erscheint das Symbol für die Schnellanalyse.

Dort hast du wichtigsten Analysetools wie Diagramme und Bedingte Formatierungen oder Ergebnisauswertungen an einem Ort kompakt vereint.

Das spart dir Zeit und du musst nicht nach den jeweiligen Befehlen oder Elementen suchen.

Fazit

Du siehst, es gibt eine ganze Menge Optimierungspotential zum effizienten Arbeiten in Excel und ich habe dir hier wahrscheinlich nur einen kleinen Teil gezeigt.

Ich bin überzeugt, wenn du nur einen Tipp davon umsetzt wirst du spürbar effizienter und deine Arbeiten in Excel in kürzerer Zeit erledigen können.

Nimm dir nicht alles auf einmal vor, setzte wenige Tipps immer wieder ein und erst wenn du diese beherrschst, kümmere dich um die nächsten.

Ich wünsche dir dabei viel Erfolg.

 

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Dein Michael, alias Doktor-Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Ich hoffe ich konnte dir einige nützliche Tipps an die Hand geben, mit denen du deine Arbeit in Excel effizienter und schneller gestalten kannst. Kennst du sonst noch irgendwelche Produktivitätstipps, dann schreib sie mir gern in die Kommentare, ich freue mich immer von dir etwas Neues zu lernen.

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