Aus Gründen der Übersicht und der Nachvollziehbarkeit solltest du deine Excel Formel übersichtlich darstellen, dazu ist es wichtig, dass du dir eine gewisse Struktur aneignest, welche du in all deinen Formeln anwenden kannst.

Damit auch andere Nutzer verstehen, was deine Formeln machen und diese gegebenenfalls überarbeiten können.

Der ausschlaggebende Grund für eine übersichtliche Formel, ist die Zeitersparnis, welche du bei der erneuten Bearbeitung hast.

Leider gibt es in Excel nur begrenzte Möglichkeiten, Formeln vernünftig zu strukturieren.

Ich habe trotzdem ein paar Wege gefunden, die dir helfen können.

Alle Beispiele findest du wie immer in der Übungsdatei Formel übersichtlich darstellen.

Warum sind Formeln schwer zu lesen?

Das Problem an Formeln in Excel ist, dass sie in einer langen Schlange aneinandergereiht werden.

Du erkennst spätestens nach dem zweiten Argument nicht mehr, wo das erste aufhört.

Bei verketteten Funktionen wird es dann immer schwieriger.

Folgendes Beispiel zeigt sehr gut, wovon ich sprechen.

In diese Formel müsstest du dich jedes Mal einarbeiten, bevor du Änderungen vornehmen kannst.

Denn auf Anhieb kann sie mit ziemlicher Sicherheit keiner verstehen.

Versteh mich nicht falsch, in eine Formel musst du dich wahrscheinlich immer einarbeiten der große Unterschied ist jedoch die Zeit, die du dazu benötigst.

Denn mit einer übersichtlichen, strukturierten Formel sparst du dir enorm viel Zeit.

So kannst du eine Formel übersichtlich darstellen

Doch wie kannst du es besser machen?

Darüber habe ich mir oft Gedanken gemacht.

Excel bietet da leider kein fertiges System, das du nutzen könntest, daher musst du auf Alternativen zurückgreifen, die aber nicht weniger hilfreich sind.

Du wirst in deiner Arbeit mit Excel noch unzählige Formeln erstellen und damit du oder andere sie besser verstehen und schneller bearbeiten können, ist es sinnvoll, wenn du deine Formel übersichtlich darstellst.

Denn es ist nicht Sinn, Excel als zeitsparendes Tool einzusetzen, um dann die Zeitersparnis wieder zu verlieren durch verwirrende Formeln.

Hier also die Wege, die sich bei mir etabliert haben, um eine Formel verständlich darzustellen.

Verwende Namen in deinen Formeln

Wie bereits in anderen Artikeln von mir erwähnt, solltest du Namen und strukturierte Verweise in deinen Formeln einsetzen.

Das hat den Vorteil, dass Formeln leichter zu lesen sind und du diese einfacher verstehen kannst.

In folgendem Beispiel erkennst du sehr schön, dass deine Formeln mit Namen einfacher zu verstehen sind.

Näher informieren über den Einsatz von Namen und strukturierten Verweisen kannst du dich in diesem Artikel: Alles was du über einen Zellbezug oder eine Referenz in Excel wissen musst

Wenn du Leerzeichen verwendest, kannst du deine Formel übersichtlich darstellen

Leerzeichen schaffen Platz zwischen den Werten und Operatoren.

Dadurch erkennst du die einzelnen Elemente besser und schaffst mehr Übersicht.

So sinkt das Risiko, dass du etwas übersiehst und Fehler machst.

Berechne Parameter außerhalb von verketteten Funktionen

Eine weitere Möglichkeit, unübersichtliche Formeln etwas Struktur zu verleihen, ist die Formel aufzuteilen.

Ja ich weiß, meist ist eher das Gegenteil gewünscht, und zwar eine Formel kompakt in einer Zelle zu berechnen, der Übersicht hilft das allerdings nicht.

Gerade in Arbeitsmappen, in denen ein bestimmter Wert immer wieder verwendet wird, ist es sinnvoll genau diesen Wert separat einmal zu berechnen und dann immer wieder auf ihn zu verweisen.

Diese Möglichkeit kannst du sehr gut mit dem Einsatz von Namen kombinieren.

Hier als Beispiel eine Erinnerung aus der Schulzeit. Es wird der Flächeninhalt eines Trapezes berechnet.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass du mehr Platz auf deinem Arbeitsblatt benötigst und nie die gesamte Formel auf einmal nachvollziehen kannst.

Der Vorteil ist, dass du so lernst, verkettete Funktionen aufzubauen.

Denn dort gehst du genau so vor, erstellst eine Formel, ersetzt Teile deiner Formel durch andere Formeln, die du vorher in einer anderen Zelle erstellt hast, usw.

Mehr Informationen zu verketteten Formeln findest du in diesem Artikel: Verkettet Formeln in Excel

Schreibe verkettete Formeln in neue Zeilen

Du kannst auch Zeilenumbrüche nutzen, um Formeln verständlich darzustellen.

Wenn du eine Formel in der Formelleiste bearbeitest, kannst du mit der Tastenkombination ALT+ENTER eine Zeilenumbruch einfügen, der keinen Einfluss auf die Berechnung deiner Formeln hat.

Wie du in folgendem Beispiel siehst, sind die Argumente der INDEX-Funktion schnell zu erkennen.

Durch den Zeilenumbruch und den Einzug sind die einzelnen Argumente sehr schön zu unterscheiden.

Ich habe mir dabei angewöhnt, jede neue Funktion kommt in eine eigene Zeile.

Und die öffnende und schließende Klammer einer Funktion stehen immer übereinander.

Leider ist es nicht möglich die TAB-Taste zu verwenden, um einen gleichmäßigen Einzug zu erstellen.

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Auch Kommentare bringen Klarheit in deine Formeln

Oft sind Formeln bereits kurz nach deren Erstellung nicht mehr nachzuvollziehen, wie soll der Rechenweg dann mehrere Wochen oder Monate nach der Erstellung noch verständlich sein.

Es könnte helfen, wenn du der Formel einen Kommentar mitgibst.

Auf zwei Wegen kannst du Kommentare in deine Formel einfügen.

Einerseits kannst du ganz normale Notizen einfügen und über diesen Wege deine Formel erklären.

Andererseits gibt es die Möglichkeit in der Formel direkt Kommentare einzufügen.

Dazu kannst du die Funktion N(Wert) nutzen.

Diese Funktion hat eigentlich keinen Nutzen und ist nur aus Gründen der Kompatibilität vorhanden.

Die genaue Funktionsweise kannst du hier nachlesen, vorerst ist es nur wichtig zu wissen, die Funktion wandelt einen Text in den Wert 0 um.

Mit diesem Wissen kannst du die Funktion einsetzen, um Kommentare direkt in Formeln zu platzieren.

ACHTUNG: Meiner Meinung nach, sind andere Methoden besser geeignet, wie du deine Formel übersichtlich darstellen kannst.

Das Einfügen von Kommentaren mit der Funktion N macht Formeln nur unnötig länger wodurch du die Formeln erst wieder strukturieren musst.

Außerdem gefällt mir gar nicht, dass eine Funktion dafür genutzt werden muss, welche den Wert 0 erzeugt. Denn bei Änderungen kann es sehr leicht passieren, dass dadurch Werte falsch berechnet werden.

Überleg dir also besser zwei Mal, ob du Kommentare auf diese Weise einfügen möchtest.

Nutze Klammern in deinen Formeln

Besser als Kommentare lassen sich da Klammern einsetzen, um deine Formeln leichter lesbar zu machen.

So kannst du durch die Anzahl an Klammern deine Daten optisch voneinander trennen.

Das funktioniert viel besser, wenn du auch Leerzeichen oder Zeilenumbrüche einsetzt.

Somit hast du eine gute Alternative, Formeln Struktur zu verleihen.

So kannst du Formeln besser verstehen

Neben dem verständlichen Schreiben oder Erstellen von Formeln, ist auch das Lesen oder Verstehen von Formeln entscheidend.

Eigentlich gehört das Thema „Formeln lesen“ eher in den Artikel Formelanalyse, den du hier findest.

Ich möchte aber trotzdem kurz darauf eingehen, da es unmittelbar mit der übersichtlichen Darstellung einer Formel zusammenhängt.

Die folgenden Punkte betreffen somit nicht direkt die Darstellung einer Formel, können aber dabei helfen, eine Formel leichter zu lesen und damit zu verstehen.

Ziehe die Formelleiste größer

Die schönste Darstellung einer Formel hilft dir nicht, wenn du nur einen kleinen Teil siehst.

Daher ist meine Formelleiste immer mindestens vier Zeilen hoch, das reicht für die meisten Formeln vollkommen aus.

Du kannst die Formelleiste größer ziehen, indem du den Mauszeiger an den unteren Rand bewegst und dann bei gedrückter Maustaste, den Rahmen größer ziehst.

Konzentriere dich auf die Farben der Bezüge

Dir ist bestimmt schon aufgefallen, dass die Bezüge, die du in deinen Formeln verwendest, unterschiedliche Farben haben.

Diese Eigenschaft kannst du dir zu Nutze machen, da du sehr schnell erkennst, welche Bereiche des Arbeitsblattes an welcher Stelle in der Formel eingesetzt werden.

Dadurch kannst du erkennen, wo ein Bereiche und wo eine einzelne Zelle verwendet wird, ohne die Bezüge zu lesen.

Bewege deinen Cursor

Wenn du Zusammenhängende Klammern erkennen möchtest, mache einfach folgendes:

Platziere den Cursor an einer beliebigen Stelle innerhalb der Formel.

Bewege den Cursor nun über eine Klammer und diese sowie sie dazu gehörende zweite wird fett hervorgehoben.

Achte auf die ganz untere Klammer in dem Video:

Mit dem Funktionsassistenten kannst du eine Formel übersichtlich darstellen

Als letzte Möglichkeit, etwas Licht in den Formeldschungel zu bringen möchte ich dir den Funktionsassistenten ans Herz legen.

Markiere dazu einfach die Zelle mit deiner Formel und wähle dann entweder Registerkarte Formelnà Funktion einfügen oder den Funktionsassistenten direkt neben der Bearbeitungsleiste.

Der Assistent erkennt nun automatisch, welcher Teil der Formel zu welchem Argument gehört und fügt diese in das Dialogfeld ein.

Leider ist die Übersicht bei längeren Funktionen nicht gerade die Beste aber eine Zuordnung ist auf alle Fälle möglich.

Die Einzelnen Argumente kannst du dir über die Schaltfläche rechts neben den Eingabefeldern nochmal größer anzeigen lassen.

Das funktioniert sogar mit  verketteten Funktionen, es wird nämlich immer jene Funktion eingelesen, in der sich der Cursor befindet.

Besonders in der Formelanalyse kann der Funktionsassistent sehr hilfreich sein, wovon du dich in diesem Artikel überzeugen kannst: So gelingt dir jede Formel Analyse

Fazit

Eine Formel übersichtlich darzustellen ist enorm wichtig, egal ob es sich um eine einfache oder komplexe handelt.

Dabei ist es nicht ein Element, dass es dir möglich macht, Struktur in deine Formeln zu bringen, sondern eher eine Kombination von mehreren.

Schon allein die Zeitersparnis bei der nachträglichen Bearbeitung und der Formelanalyse rechtfertigen, dich mit einer vernünftigen Formel-Struktur zu beschäftigen.

Diese Strukturierung beruht wie du selbst gesehen hast, auf ganz einfachen Regeln, mit der jede Formel einfacher zu lesen und zu analysieren ist.

Über die Zeit entwickelt glaube ich, jeder Excel Nutzer ganz eigene Regeln, wie er seine Formeln übersichtlich aufbaut.

Wenn du für dich das richtige System noch nicht entdeckt hast, konnte ich dir mit diesem Artikel hoffentlich ein paar Anregungen geben.

Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Schreib mir doch in die Kommentare, welche Möglichkeiten du nutzt, um deine Formel übersichtlich darstellen zu können. Gerne kannst du mich auch hier kontaktieren.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.