Wenn du Pivot Felder formatieren kannst, dann eröffnest du dir ganz neue Möglichkeiten in der Datenauswertung. Denn dann ist es dir möglich alle erdenklichen Analysen mit einer Pivot Tabelle durchzuführen.

Dass die Felder der Dreh- und Angelpunkt einer Pivot Tabelle sind, ist dir bestimmt klar.

Daher ist es sehr wichtig, dich mit Ihnen intensiver zu beschäftigen.

Vor allem die unterschiedlichen Möglichkeiten berechnete Pivot Felder zu bearbeiten werden dir ganz neue Auswertungen ermöglichen.

In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, in welcher Art du die Felder einer Pivot Tabelle bearbeiten und formatieren kannst.

Wenn du bisher noch nie mit Pivot Tabellen gearbeitet hast und die riesigen Vorteile, die du damit in Punkto Zeitersparnis und Effektivität erzielen kannst, nicht kennst. Dann würde ich dir empfehlen, fang am besten mit den beiden Einstiegsartikeln dazu an.

Dort lernst du, was eine Pivot Tabelle ist, wie du eine erstellst und auf deine Bedürfnisse anpassen kannst. Außerdem erhältst du am Ende des zweiten Artikels ein kleines Geschenk, mit welchem du dein Können schnell auf Pivot-Profi Niveau bringst.

Die beiden Artikel findest du, wenn du diesen Links folgst:

Mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung gelingt dir jede Pivot Tabelle Teil 1

Mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung gelingt dir jede Pivot Tabelle Teil 2

Darüber hinaus habe ich dir auch dieses Mal eine kostenlose Übungsdatei erstellt, die dich bei diesem Artikel begleitet und mit der du das gelernte gleich ausprobieren kannst.

Die Übungsdatei kannst du dir hier herunterladen:

Übungsdatei Pivot Felder formatieren

Wiederholung Felder einer Pivot Tabelle

Als Einstieg in die Formatierung und Bearbeitung von Pivot Feldern möchte ich nochmal ganz kurz wiederholen, welche Felder es gibt und wozu diese dienen.

  • Wertfelder

Enthalten die Zahlenwerte der Pivot Tabelle. Egal ob es sich dabei um eine Summe eine Anzahl oder einen Mittelwert von Feldern handelt. Jedes Feld kann ein Wertfeld werden.

  • Zeilenfelder

Schlüsseln ein Wertfeld weiter auf und geben mehr Einblick in die Daten. Jedes Feld kann ein Zeilenfeld sein.

  • Spaltenfelder

Dadurch wird das Wertfeld noch weiter aufgegliedert und gibt damit noch mehr Details der Daten preis.

Eine ausführliche Beschreibung der Felder und wie du diese ändern kannst findest du in diesem Artikel:

Mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung gelingt dir jede Pivot Tabelle Teil 1

Außerdem habe ich dir in der Übungsdatei zusätzlich noch erklärende Arbeitsblätter erstellt.

So lassen sich Pivot Felder formatieren

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die Felder einer Pivot Tabelle zu formatieren oder zu bearbeiten.

Hier ein erster Überblich über die Möglichkeiten, bevor wir später im Detail auf jeden Punkt eingehen.

  • Zahlenformat anpassen
    1. Wie der Name schon sagt, kannst du damit das Format des Wertes selbst ändern, also beispielsweise Dezimalstellen hinzufügen oder ein Währungsformat einstellen. Diese Option ändert aber nichts an dem Wert in der jeweiligen Zelle.
  • Sortieren von Feldern
    1. Damit kannst du die Darstellung in deiner Pivot Tabelle ändern und Werte absteigend oder aufsteigend sortieren. Auch diese Option ändert nichts an den Werten in den Zellen.
  • Feldeinstellungen
    1. Hier musst du zwei Arten unterscheiden. Erstens die Feldeinstellungen der Zeilen- und Spaltenfelder und einmal die Wertfeldeinstellungen der Wertefelder. Die Feldeinstellungen beeinflussen vorrangig die Darstellung der Daten und ändern somit nichts an dem Inhalt der einzelnen Zellen. Mit den Wertfeldeinstellungen kannst du bestimmen in welcher Art und Weise Wertfelder berechnet werden. Also ob du die Werte als Summen angezeigt bekommen möchtest oder beispielsweise als Prozentwert des Gesamtergebnisses. Dazu aber später mehr.
  • Werte anzeigen als
    1. Eine schnelle Möglichkeit Felder zu berechnen, ist es die Option „Werte anzeigen als“ zu verwenden. Dazu benötigst du keinerlei Formelkenntnisse und du kannst aus einer Vielzahl von Berechnungen mittels Dropdown wählen. Diese Option ist Bestandteil der Wertfeldeinstellungen und ermöglicht es dir die Quelldaten deiner Pivot Tabelle mittels Berechnungen anders darzustellen.
  • Werte zusammenfassen
    1. Ähnlich der Funktion „Werte anzeigen als“ kannst du hiermit die Wertfelder umgestalten und andere Ergebnisse anzeigen lassen. Du kannst beispielsweise zwischen der Summe von Werten und deren Mittelwerte wählen.
  • Felder, Elemente und Gruppen
    1. Mit dieser Option ist es dir möglich selbst erstellte Formeln in deinen Pivot Tabellen zu verwenden. Damit lassen sich neue Felder erstellen, die auf Berechnungen der alten basieren.

Soweit erstmal ein grober Überblick über die Möglichkeiten Pivot Felder formatieren oder bearbeiten zu können.

Pivot Felder formatieren und Zahlenformat anpassen

Die Wertfelder einer Pivot Tabelle sind bei der Erstellung immer unformatiert, ganz egal, welches Format die Quelldaten haben.

Du musst Felder immer nachträglich formatieren, wenn du das möchtest.

Das ist zwar ärgerlich, aber nicht aufwändig, denn mit wenigen Klickst kannst du das Format deiner Werte ändern.

Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf ein Wertefeld und wähle „Zahlenformat“ oder wähle den Dropdownpfeil neben einem Wertefeld in der Feldliste und wähle „Wertfeldeinstellungen“ und danach „Zahlenformat“ in der linken unteren Ecke.

Pivot Felder formatieren Zahlenformat aufrufen

Das Dialogfeld, dass sich anschließend öffnet kennst du bestimmt, dort kannst du nun deine Pivot Felder formatieren.

Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du Zellen formatieren kannst, dann schau doch in diesem Artikel vorbei, dort erfährst du alles, was du wissen musst.

Zellen in Excel formatieren

Pivot Felder formatieren und sortieren

Kommen wir nun zur nächsten Möglichkeit, die du nutzen kannst, um deine Pivot Felder zu bearbeiten.

Wieder mit der rechten Maustaste auf ein Wertefeld geklickt, kannst du als fünfte Option die „Sortieren“ Funktion finden.

Damit lassen sich Wertefelder der Größe nach Auf- oder Absteigend Sortieren.

Leider bietet dir die Sortierung nicht allzu viele Möglichkeiten und eine Filterschaltfläche kannst du auf den ersten Blick auf nicht einfügen.

Allerdings gibt es einen Trick, um Filterschaltflächen trotzdem zu verwenden.

Du willst wissen, wie? Dann schau dir diesen Artikel an:

Tipps und Tricks beim Einsatz von Pivot Tabellen

Pivot Felder formatieren, die Feldeinstellungen

Kommen wir nun zu einem der wichtigsten Optionen, um berechnete Pivot Felder zu bearbeiten und zusammen zu fassen, den Feldeinstellungen.

Wie bereits erwähnt, müssen wir hier zwei Arten unterscheiden.

Den Feldeinstellungen für Zeilen- und Spaltenfeldern und den Wertfeldeinstellungen.

Zuerst zu den Feldeinstellungen.

Die Feldeinstellungen

Diese kannst du wieder durch einen Rechtsklick auf ein Zeilen- oder Spaltenfeld aufrufen oder über das Dropdown Menü der Felder in der Feldliste oder aber, über die Registerkarte PivotTable-Analyse –> Gruppe Aktives Feld –> Feldeinstellungen.

Danach öffnet sich folgendes Dialogfeld:

Hier siehst du nun zwei Register, einmal „Teilergebnisse & Filter“ und einmal „Layout & Drucken“.

Das Register „Layout & Drucken“ beeinflusst vorrangig das Erscheinungsbild der Pivot Tabelle im Arbeitsblatt und beim Drucken und ist nahezu selbsterklärend daher möchte ich mich hier vorrangig auf die andere Registerkarte konzentrieren.

In dieser kannst du bestimmen, wie die Teilergebnisse der übergeordneten Zeilen oder Spaltenfelder angezeigt werden.

Wenn du dich erinnerst kannst du mit Feldern eine Art Hierarchie in den Bereichen Zeilen und Spalten erzeugen, das sieht dann so aus:

Und mit dem Register „Teilergebnisse und Filter“ kannst du bestimmen ob in dieser Hierarchie Teilergebnisse angezeigt werden sollen und wenn ja, welche.

Das ist der Unterschied. Links mit Teilergebnissen und rechts ohne.

Pivot Felder formatieren Teilergebnisse anzeigen

Du kannst dir die Teilergebnisse beliebig anzeigen lassen egal ob Summe, Anzahl oder Minimum, dir stehen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung.

Zusätzlich kannst du im oberen Drittel des Dialogfeldes dem Feld einen anderen Namen vergeben.

Die Wertfeldeinstellungen

Du kannst die Wertfeldeinstellungen über dieselben Wege aufrufen wie die Feldeinstellungen aufrufen nur musst du dich eben auf einem Wertfeld befinden.

Das Dialogfeld sieht folgendermaßen aus:

Du siehst wieder zwei Register einmal „Werte zusammenfassen nach“ und einmal „Werte anzeigen als“.

Moment, diese beiden Menüs hatten wir doch schon einmal. Ganz genau. Die Wertfeldeinstellungen sind nichts anderes als dass sie diese beiden Menüs und den Punkt Zahlenformat an einem Ort zusammenfassen. Zusätzlich kannst du auch noch dem Feld einen anderen Namen geben.

Kommen wir nun aber im Detail zu den beiden Registern.

Pivot Felder formatieren/ Werte anzeigen als

Dieses Menü kannst du entweder über einen Klick mit der rechten Maustaste auf ein Wertefeld oder über die Wertfeldeinstellungen aufrufen.

Es ist ein Hauptgrund für die Einfachheit und Zeitersparnis von Pivot Tabellen.

Denn damit ist es ein Kinderspiel Pivot Felder zu formatieren und zu bearbeiten.

Werfen wir doch einen Blick auf das Menü:

Pivot Felder formatieren Werte anzeigen als

Du kannst aus vierzehn voreingestellten Berechnungsarten wählen und so deine Daten optimal auswerten.

Mit diesen vierzehn Berechnungsarten solltest du 90% deiner Erfordernisse abdecken können.

Viele der Berechnungen ermöglichen es dir weitere Details einzugeben zum Beispiel zu welchem Basiswert ein Prozentsatz ermittelt werden soll.

Oder du kannst laufende Summen nach deinen Zeilenfeldern bilden und diese als Werte oder Prozent darstellen.

Also eine sehr einfache und vor allem schnelle Möglichkeit Daten, ohne die Erstellung von Formeln weiter auszuwerten. Das zeigt wieder wie hilfreich und vor allem Einsteigerfreundlich Pivot Tabellen sind.

Nimm dir die Zeit und spiel mit den unterschiedlichen Berechnungen etwas herum, dazu lässt sich ideal die Übungsdatei nutzen, welche du hier findest:

Übungsdatei Pivot Felder formatieren

Pivot Felder formatieren/ Werte zusammenfassen nach

Dieses Menü lässt sich auf die gleiche Art und Weise aufrufen wie das Menü „Werte anzeigen als“.

Hier hast du die Möglichkeit die Zusammenfassungsart deiner Werte zu verändern. Also ob du deine Daten Summieren oder Beispielsweise den Mittelwert je Zeilenfeld bilden möchtest.

In dem Menü, das du über die rechte Maustaste aufrufen kannst, siehst du nicht alle Möglichkeiten, erst wenn du „Weitere Optionen…“ wählst oder das Menü über die Wertfeldeinstellungen aufrufst, siehst du alle zur Verfügung stehenden Berechnungsarten.

Pivot Felder formatieren Werte zusammenfassen nach

Auch das ist eine sehr schnelle und einfache Art, Werte umzugestalten und neu zu berechnen, ohne über Fromelkenntnisse zu verfügen.

Bevor wir zum nächsten Punkt wechseln noch zwei Tipps von mir.

TIPP: Füge Felder mehrmals zum Bereich Werte hinzu. Du kannst mit jedem Feld andere Berechnungen ausführen und so Daten auf unterschiedliche Weise in derselben Pivot Tabelle darstellen.

TIPP: Wenn du einen Doppelklick auf eine Wertefeld ausführst, dann wird dir für diesen Wert eine separate Auswertung in einem separaten Arbeitsblatt erstellt.

Felder, Elemente und Gruppen

Als letzten Punkt möchte ich dir nun zeigen, wie du ein berechnetes Pivot Feld einfügen und erstellen kannst. Also ein Pivot Feld mit selbst erstellten Formeln.

Öffne dazu die Registerkarte „PivotTable-Analyse“ in der Gruppe „Berechnungen“ wähle die Funktion „Felder, Elemente und Gruppen“ und danach die Option „Berechnetes Feld …“.

In dem folgenden Dialogfeld kannst du ein neues Feld erstellen und dazu die vorhandenen Felder als Berechnungsbasis verwenden.

Pivot Felder formatieren berechnetes Feld einfügen

Im oberen Bereich siehst du zwei Eingabefelder. Einmal ein Namensfeld, in welchem du dem neuen Feld, welches du gleich erstellen wirst, einen Namen geben kannst und darunter das Formelfeld.

In diesem Formelfeld kannst du alle gewohnten Formeln aus Excel einsetzen. Außerdem ist es dir möglich, durch einen Doppelklick auf die bestehenden Felder in der unteren Hälfte, diese in die Formeln mit einzubeziehen.

Wenn du zum Abschluss auf „Hinzufügen“ klickst, dann wird das Feld automatisch zu den Wertefeldern hinzugefügt.

Pivot Felder formatieren berechnete Felder

Weitere Informationen dazu findest du auch hier.

Fazit

Damit sind wir auch schon am Ende des Artikels Pivot Felder formatieren.

Du siehst, dass du unglaublich viel aus Pivot Tabellen herausholen kannst und damit nahezu unbegrenzte Möglichkeiten in deiner Datenanalyse hast.

Nutze die Zeit und setz dich mit den Möglichkeiten Pivot Felder zu berechnen und formatieren auseinander, so kannst du das volle Potential ausschöpfen.

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Dein Michael, alias Doktor-Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Hast du sonst noch Fragen zu Pivot Felder? Dann schreib es mir gerne in die Kommentare, ich werde auf jeden einzelnen Antworten.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

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