Für eine benutzerfreundliche Arbeitsmappe ist es wichtig, den Benutzer darauf hinzuweisen, wie die Daten, die er eingeben soll, aussehen sollen. Die einfachste Möglichkeit dazu ist die Excel Datenüberprüfung.

Für die meisten ist die Excel Datenüberprüfung gleichbedeutend mit der Erstellung einer Dropdown Liste. Doch tatsächlich bietet sie viele weitere oftmals weniger bekannt Funktionen, welche dir deinen Arbeitsalltag enorm erleichtern können.

Die Excel Datenüberprüfung bietet dir einfache Möglichkeiten, die Dateneingabe in deiner Arbeitsmappe zu kontrollieren. Dazu musst du nur den Zellbereich und die entsprechenden Regeln festlegen.

Dadurch verhinderst du Fehleingaben in deinen Arbeitsmappen, verringerst die Frustration beim Nutzer und den Zeiteinsatz auf deiner Seite.

Bevor du lernst, wie die Excel Datenüberprüfung erstellt wird, möchte ich dir noch kurz zeigen, was ich unter Datenüberprüfung verstehe und wann es sinnvoll ist, eine einzusetzen.

Am Ende des Artikels und in der Übungsdatei findest du dann hilfreiche Beispiele für die Datenüberprüfung, die du bestimmt auch in deinen Arbeitsmappen einsetzen kannst.

Die Übungsdatei kannst du wie gewohnt, völlig kostenlos herunterladen, wenn du diesem Link folgst: Übungsdatei Excel Datenüberprüfung

Was ist eine Excel Datenüberprüfung

Mit ihr kannst du die Eingabe in eine Zelle überprüfen und gegebenenfalls unzulässige Eingaben blocken.

Dabei kannst du festlegen, welche Zellen überprüft werden sollen und welche Eingaben dabei zulässig oder unzulässig sind.

Außerdem ist es dir möglich, bereits vor Eingabe dem Benutzer mitzuteilen, welche Daten du erwartest. Und Oder dem Benutzer eine Fehlermeldung auszugeben, falls er versucht, falsche Daten einzugeben.

Wann ist eine Datenüberprüfung sinnvoll?

Eine Excel Datenüberprüfung ist besonders dann sinnvoll, wenn Arbeitsmappen gemeinsam genutzt werden und die Nutzer nicht besonders gut mit der Arbeitsmappe vertraut sind.

Oder die Daten exakt und in der immer selben Form eingegeben werden müssen, weil diese anschließend für Auswertungen oder Berechnungen verwendet werden.

Also sobald Einschränkungen hinsichtlich der Form der Daten, also Länge, enthaltene Zeichen oder Aufbau der Daten getroffen werden müssen.

In folgenden Anwendungen findest du Datenüberprüfungen besonders häufig:

Das sind die häufigsten Anwendungen einer Datenüberprüfung

Im Folgenden möchte ich dir die meines Wissens nach häufigsten Anwendungen von Excel Datenüberprüfungen auflisten.

Zeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist eine häufig genutzte Anwendung von Excel. Dabei wird die Datenüberprüfung dafür eingesetzt, die Eingabe der Uhrzeit auf einen bestimmten Zeitrahmen zu beschränken.

Datumserfassung

Ebenso könnte in der selben Zeiterfassung das Datum eingeschränkt werden auf das aktuelle Monat.

Textlänge

Dadurch können Zellen  auf eine maximale Anzahl an Zeichen beschränkt werden.

Zahlenwerte

Zellen die Mitarbeiternummern enthalten müssen können zum Beispiel auf nur Zahlenwerte zwischen 100 und 999 eingeschränkt werden.

Listen

Die berühmte Dropdown Liste, ermöglicht es dir, dem Nutzer fixe Werte vorzugeben, die er eingeben kann.

Die Dropdown Liste ist einer der beliebtesten und meist genutzten Funktionen in Excel. Wenn du mehr über ihre Möglichkeiten und ihren Einsatz wissen möchtest, dann kann ich dir meinen Artikel dazu empfehlen: In nur 5 Schritten zur perfekten Excel Dropdown Liste

Kommen wir nun dazu, wie du eine Excel Datenüberprüfung erstellen kannst.

So rufst du die Excel Datenüberprüfung auf

Wenn du für eine Zelle oder einen Bereich Regeln für die Datenüberprüfung erstellen möchtest, dann gehst du am besten folgendermaßen vor.

Öffne die Registerkarte Daten –> Gruppe Datentools –> Datenüberprüfung

Excel Datenüberprüfung aufrufen

Mit der Dropdown Auswahlliste kannst du nun eine Datenüberprüfung erstellen oder ungültige Daten markieren oder die Markierung entfernen.

Vorerst bleiben wir aber beim Erstellen einer neuen Excel Datenüberprüfung.

Wählst du also „Datenüberprüfung“ öffnet Excel folgendes Dialogfeld.

Excel Datenüberprüfung Eingabefenster

Dort hast du nun drei Registerkarten, die wir nun im Detail behandeln werden.

  • Einstellungen
  • Eingabemeldungen
  • Fehlermeldungen

Zuvor noch ein kleiner Hinweis.

HINWEIS: Alle Datenüberprüfungsregeln beziehen sich immer nur auf die Zellen, die du beim Erstellen der Regeln markiert hast.

Einstellungen einer Datenüberprüfung

Hier definierst du die Kriterien welche später darüber bestimmen, welche Daten erlaubt und welche nicht erlaubt sind.

In der ersten Dropdown Auswahl definierst du wie du deine Daten einschränken möchtest. Alle weiteren Eingaben variieren dann je nachdem welche Auswahl du in der ersten Eingabe getroffen hast.

Folgende Möglichkeiten gibt es:

  • Jeden Wert
  • Ganze Zahl
  • Dezimal
  • Liste
  • Datum
  • Zeit
  • Textlänge
  • Benutzerdefiniert

Daneben gibt es noch bei jeder Auswahl die Möglichkeit mit der Funktion „Leere Zellen ignorieren“ die Dateneingabe weiter zu beschränken und mit „Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden“ alle Zellen mit der gleichen Datenüberprüfung auszuwählen.

Leere Zellen ignorieren in der Excel Datenüberprüfung

Wenn du diese Option aktivierst, dann wird keine Fehlermeldung ausgegeben, wenn du keinen Wert in die Zelle eingibst.

Also wird eine „leere“ Eingabe ignoriert.

Leider funktioniert diese Option nicht bei Ganzzahlen und bei Benutzerdefinierter Eingabe.

Außerdem kannst du diese Funktion umgehen, wenn du mit der ENTF-Taste die Eingabe löschst, dann ist die Zelle auch leer.

Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden

Das ist eine sehr hilfreiche Funktion, vor allem wenn du mehrere Zellen mit einer Datenüberprüfung im Arbeitsblatt verwendest.

Aktivierst du diese Funktion und bestätigst die Änderungen mit „OK“, dann wird die Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen übernommen.

Also zum Beispiel, wenn du eine Datenüberprüfungen von Ganzzahlen zwischen 5 und 10 auf 5 und 15 ändern möchtest und diese Datenüberprüfung in mehreren Zellen aktiviert hast, musst du nur eine Zelle wählen, die Änderungen vornehmen und die Option aktivieren vor dem Bestätigen, dann wird die Änderung in alle Zellen übernommen.

Jeden Wert

Ist standradmäßig eingestellt und ermöglicht die Eingabe eines beliebigen Wertes in die Zelle ohne Einschränkungen.

Ganze Zahl

In die Zelle können nur ganze Zahlen eingegeben werden.

In einer weiteren Dropdown Liste kann die Eingabe nochmal eingeschränkt werden, zum Beispiel ob die eingegebenen Daten zwischen zwei Zahlen liegen müssen, größer sein müssen als ein bestimmter Wert oder kleiner sein müssen als ein bestimmter Wert.

Dezimal

Ähnlich der Ganzen Zahl jedoch ist auch die Eingabe von Dezimalwerten möglich.

Liste

Die wohl am häufigsten verwendete Funktion.

Damit erstellst du eine Dropdown Liste und kannst die erlaubten Eingaben durch den Nutzer auf deine Vorgaben einschränken.

Ich habe dazu einen eigenen Artikel geschrieben da das Thema doch sehr umfassend ist. Diesen Artikel findest du hier: In nur 5 Schritten zur perfekten Excel Dropdown Liste

Darin habe ich alle möglichen Varianten einer Dropdown Liste behandelt und übersichtlich aufbereitet.

Datum

Schränkt die Eingabe auf Datumswerte ein.

Zeit

Du kannst nur Uhrzeiten in die Zelle eingeben.

Textlänge

Damit kannst du festlegen, wie lang der eingegebene Text sein soll.

Benutzerdefiniert

Hier kannst du frei definierte Regeln zur Excel Datenüberprüfung erstellen.

Du kannst somit auch jene Szenarien abdecken, die in den oben beschriebenen Fällen nicht erfasst werden würden.

Zum Beispiel kannst du damit nur Eingaben die ein bestimmtes Zeichen enthalten zulassen, wie das @-Zeichen in E-Mail Adressen.

Dazu aber dann später mehr bei den Beispielen.

Formeln in der Excel Datenüberprüfung

Nicht nur bei der Benutzerdefinierten Eingabe können Formeln verwendet werden.

So kannst du Beispielsweise in jedem Eingabefeld auch Formeln verwenden.

Zum Beispiel bei Datumswerten, um immer das Heutige Datum zu verwenden.

Oder bei Ganzzahlen, um diese Abhängig von anderen Zellen zu machen.

Eingabemeldung einer EXCEL Datenüberprüfung

Neben der Festlegung der Kriterien für die Excel Datenüberprüfung, kannst du auch noch Eingabemeldungen festlegen.

Diese werden angezeigt, sobald die Zelle ausgewählt wird und bietet dem Benutzer eine Hilfe, wie die Zelle zu befüllen ist.

Fehlermeldung einer Datenüberprüfung

In der letzten Registerkarte kannst du dann noch definieren, ob eine Fehlermeldung bei Falscheingabe erstellt wird und wenn Ja, welche.

Ganz oben findest du die Checkbox „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden.

Wenn du diese Option deaktivierst, wird bei Falscheingabe keine Fehlermeldung mehr angezeigt, was eventuell bei Dropdown Listen sinnvoll sein kann.

Darunter kannst du drei verschieden Typen von Fehlermeldungen auswählen, was nur die Art des Hinweises, beeinflusst.

Es gibt den Typ „Stopp“, „Warnung“ und „Informationen“.

Stopp

Wählst du diesen Typ aus, kannst du nach erfolgter falscher Eingabe, diese nur wiederholen, um einen richtigen Wert einzugeben oder du brichst deine Eingabe ab.

Warnung

Wählst du diesen Typ, kannst du oder der Benutzer einen falschen Wert eingeben und wirst im Anschluss gefragt, ob du diesen behalten möchtest oder nicht, also kannst du auch Werte eingeben, welche nicht innerhalb der Bedingungen der Excel Datenüberprüfung liegen.

Informationen

Der letzte Typ ist eine reine Information, die den Benutzer zwar auf eine Falscheingabe aufmerksam macht, aber trotzdem alle Werte zulässt.

Rechts daneben wird der Ausgabetext definiert. Welcher bei falscher Eingabe erscheint.

Du siehst, mit der Verwendung einer Excel Datenüberprüfung kannst du deine Arbeitsmappe soweit vereinfachen, dass selbst völlige Anfänger keine Probleme mit der Dateneingabe haben.

Kommen wir nun zu ein paar nützlichen Tipps bei der Verwendung der Datenüberprüfung.

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In meinem Blog findest du viele hilfreiche Artikel, die dir dabei helfen, dein Wissen aufs nächste Level zu heben. Ganz egal ob du nur nach einem einmaligen Problemlöser suchst oder ob du dauerhaft profitieren möchtest. In meinem Blog wirst du fündig.

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Mit diesen hilfreichen Tipps kannst du in nur 17 Minuten, 90% der anderen Excel Nutzer übertrumpfen.

Tipps zum Arbeiten mit einer Excel Datenüberprüfung

Mit den folgenden Tipps machst du dir die Arbeit mit der Excel Datenüberprüfung noch einfacher und sparst noch mehr Zeit.

  • Wenn du die Breite einer Zelle änderst, ändert sich auch die Breite der Dropdown Auswahl.
  • Pass auf, wenn du deine Arbeitsmappe mit anderen Nutzern teilen möchtest. Die Excel Datenüberprüfung kann nur in Dateien erstellt werden, welche nicht frei gegeben sind.
  • Die Datenüberprüfung wirkt nur, auf Daten, welche direkt in die Zelle eingegeben werden. Also nicht, wenn du die Daten kopierst oder mit einem Ausfüllvorgang einfügst.
  • Wenn du die manuelle Neuberechnung aktivierst, kann es sein, dass die Datenüberprüfung nicht richtig funktioniert.
  • Die Datenüberprüfung wird von Excel ignoriert, wenn die Formel in der Datenüberprüfung einen Fehler ausgibt.
  • Du solltest Formeln für eine Datenüberprüfung immer erst im Arbeitsblatt erstellen und danach in das Dialogfeld zur Datenüberprüfung kopieren, das verringert Fehler.
  • Wenn du deine Arbeit schützen aber die Felder für die Datenüberprüfung weiterhin nutzen möchtest, kannst du diese bei der Erstellung des Blattschutzes ausnehmen. Mehr Informationen dazu findest du hier.

So findest du Zellen, die eine Datenüberprüfung enthalten

Manchmal kann es ganz hilfreich sein, wenn du herausfinden könntest, in welchen Zellen eine Datenüberprüfung vorhanden ist.

Glücklicherweise ist auch das möglich.

Dazu wählst du einfach Registerkarte Start –> Gruppe Suchen und Auswählen –> Inhalte auswählen… oder drücke die Taste F5 und wähle dann „Inhalte…

Dadurch öffnet sich ein Dialogfeld, indem du auswählen kannst ob du dir alle Excel Datenüberprüfungen anzeigen lassen möchtest oder ob du nur gleiche wie in deiner aktiven Zelle auswählen möchtest.

Bestätigst du nun mit „OK“, dann werden alle Zellen markiert.

Oder noch einfacher, Registerkarte Start –> Gruppe Suchen und Auswählen –> Datenüberprüfung

Wenn du mehr über die Vorteile der Such und Auswahlfunktionen in Excel erfahren möchtest, dann darfst du diese Artikel nicht verpassen: Excel Suchfunktionen

Ungültige Daten einkreisen

Eine weiter Möglichkeit, Zellen mit zumindest ungültigen Daten ausfindig zu machen ist, mit der Funktion Registerkarte Daten –> Gruppe Datentools –> Datenüberprüfung –> ungültige Daten einkreisen 

Das kann dir besonders bei neu Erstellung von Datenüberprüfungen auf bereits gefüllte Zellen hilfreich sein, oder wenn Daten kopiert wurden.

Denn leider informiert Excel dich in solchen Fällen nicht automatisch, wenn falsche Daten in bereits vorhandenen Zellen eingetragen waren.

Du kannst den Kreis auch wieder ausblenden mit der Funktion „Gültigkeitskreise löschen“ außerdem werden diese automatisch entfernt, wenn die Daten richtiggestellt werden.

So kopierst du eine Excel Datenüberprüfung

Dir stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wie du eine Datenüberprüfung auf eine andere Zelle übertragen kannst.

  • Kopiere die Zelle mit der Datenüberprüfung entweder mit der Tastenkombination STRG+C oder indem du mit der rechten Maustaste auf die Zelle klickst und „Kopieren“ wählst. Anschließend wählst du die Zelle, in welche du die Datenüberprüfung übertragen möchtest und fügst die Daten ein. Auf diese Weise wird nicht nur die Datenüberprüfung übernommen, sondern der Zellinhalt samt Formatierung.
  • Kopiere die Ausganszelle wieder. Diesmal klickst du mit der rechten Maustaste wieder auf die Ziel-Zelle. Nur diesmal wählst du „Inhalte einfügen…“ und nochmal „Inhalte einfügen…“. Dadurch öffnet sich das „Inhalte einfügen“ Dialogfenster. Alternativ kannst du auch die Tastenkombination STRG+ALT+V drücken, um das Dialogfenster zu öffnen. In diesem Dialogfenster kannst du nun den Punkt „Gültigkeit“ wählen und bestätigst anschließend mit „OK“. So wird nur die Datenüberprüfung eingefügt, ohne dabei die Zellinhalte zu verändern.

So entfernst du eine Excel Datenüberprüfung

Ganz einfach, markiere die Zelle oder die Zellen, aus denen du die Datenüberprüfung löschen möchtest. Steige wieder in das Dialogfeld zur Datenüberprüfung ein.

Links unten findest du eine Schaltfläche mit „Alle löschen“, wenn du daraufklickst, werden die Datenüberprüfungen in allen markierten Zellen gelöscht.

Aktivierst du die Option „Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden“, dann wird die Datenüberprüfung aus allen Zellen, welche die gleiche enthalten gelöscht.

Beispiele für eine Excel Datenüberprüfungen

Nun habe ich noch etwas Besonderes für dich, eine Reihe an Beispielen aus der Praxis zum Einsatz der Datenüberprüfung.

Diese kannst du einfach kopieren und in deinen Arbeitsmappen einsetzen.

Du findest die Beispiele wie immer in der kostenlosen  Übungsdatei: Übungsdatei Excel Datenüberprüfung

Für folgende Fälle habe ich dir eine Datenüberprüfung erstellt und kostenlos zur Verfügung gestellt.

Dropdown Liste

In diesem Arbeitsblatt findest du zwei Beispiele für Dropdownlisten und deren Einsatz.

Wenn dir das nicht reicht, besuch gerne meinen ausführlichen Artikel zu Dropdown Listen.

In nur 5 Schritten zur perfekten Excel Dropdown Liste

Uhrzeit

Überprüft, ob die eingegebene Arbeitszeit im Stundenzettel innerhalb der Vorgaben liegt.

Textlänge

Diese Datenüberprüfung, überprüft eine Zelle, ob der Text eine gewisse Länge nicht überschreitet.

Maximales Budget

Überprüft deine Eingabe und gleicht sie mit dem gesamten Budget aller Abteilungen ab und prüft, ob diese das maximale Budget nicht übersteigen.

Textaufbau

In diesem Beispiel wird geprüft, ob der Text einem bestimmten Aufbau entspricht und ob bestimmte Zeichen vorhanden sind.

Text oder Zahl in Zelle

Es ist nur die Eingabe entweder einer Zahl oder eines Textes in eine Zelle erlaubt.

Die hier gezeigte Formel ist schon etwas aufwändiger. Wenn du wissen möchtest, wie sie funktioniert und welche Alternativen es gibt, Zellen auf das vorhanden sein von Zahlen zu überprüfen, dann darfst du diesen Artikel auf keinen Fall verpassen: Du willst aus einer Zelle eine Zahl auslesen? So funktionierts

Eindeutige Werte

Lässt nur die Eingabe von eindeutigen Werten zu. So kannst du mit der Excel Datenüberprüfung Doppelte Werte ausschließen.

Ausgerüstet mit diesem Werkzeugkoffer solltest du einen Großteil deiner Herausforderungen bewältigen können.

Fazit

Mit der Excel Datenüberprüfung kannst du deine Arbeitsmappen nicht nur Nutzerfreundlicher machen, sondern auch Fehler bei der Eingabe verhindern.

Durch ihre große Flexibilität deckt sie ein riesiges Spektrum an Möglichkeiten ab und erleichtert dir deine Arbeit in Excel, was du in mehr Zeitersparnis spüren wirst.

Also nimm dir die Zeit, befass dich mit ihr und du wirst merken, wie hilfreich die Excel Datenüberprüfung für dich sein kann.

Ich verschicke hin und wieder nützliche Tipps und Tricks rund um Excel per E-Mail. Wenn du diese nicht verpassen möchtest, dann trag dich doch in meinen kostenlosen Newsletter ein. Du kannst dich hier eintragen.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

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Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

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