Die vielen Vorteilen einer Pivot Tabelle können dir eine enorme Zeitersparnis bringen. Mit einer genauen Anleitung kannst du zusätzlich gerade zu Beginn verhindern Fehler zu machen.

Mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung lernst du, wie du Pivot Tabellen erstellst und am effizientesten einsetzt.

Im ersten Teil hast du gelernt, was eine Pivot Tabelle ist und wie du eine erstellen kannst.

Wenn du den Artikel noch nicht gelesen hast, kannst du das hier nachholen: Mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung gelingt dir jede Pivot Tabelle Teil 1

In diesem Teil lernst du die Vor- und Nachteile einer Pivot Tabelle kennen. Außerdem habe ich am Ende des Artikels für dich eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung einer Pivot Tabelle. Diese kannst du bei jeder Pivot Tabelle nutzen und wenn du diese befolgst, wirst du zukünftig schneller sein und Fehler vermeiden.

Als kleinen Bonus, erhältst du am Ende des Artikels darüber hinaus noch ein Geschenk, mit dem du dein Können noch weiter verbessern kannst. Sei also gespannt.

Kommen wir nun aber zu den Vor- und Nachteilen einer Pivot Tabelle.

Vor- und Nachteile einer Pivot Tabelle

Im ersten Teil konntest du ja schon einige Vorteile kennen lernen und dich von Ihnen überzeugen.

Solltest du noch immer nicht zu 100% davon überzeugt sein, dass Pivot Tabellen eine hervorragende Ergänzung zu deinen bisherigen Excel Werkezeugen sind, dann hoffe ich, wird das diese Liste ändern.

Die Vorteile Einer Pivot TAbelle

  • Schnelle und einfache Datenanalyse
    1. Große Datenmengen lassen sich damit zusammenfasse analysieren und grafisch auswerten und das auf schnellem einfachem Weg ohne großen Formeleinsatz. Der ausschlaggebendste Punkt hierbei ist wahrscheinlich dir große Zeitersparnis durch die schnelle Umstrukturierung deiner Ausgangsdaten.
  • Die Ausgangsdaten werden nicht verändert
    1. Du kannst die Informationen aus einer bestehenden Liste oder Tabelle in einer Pivot Tabelle neu anordnen, ein- und ausblenden oder selektieren, ohne dabei die Ausgangstabelle zu verändern.
  • Einfachheit
    1. Sie ist sehr einfach zu erstellen und anzupassen. Dazu musst du keine Vorkenntnisse besitzen oder komplizierte Formeln lernen.
  • Zeitersparnis
    1. Nützliche Reports können in wenigen Sekunden erstellt und leicht verständlich aufbereitet werden. Selbst Profis im Umgang mit Formeln werden immer langsamer sein im Vergleich zum Einsatz von Pivot Tabellen.
  • Flexibilität
    1. Mit einer Pivot Tabelle kannst du entgegen dem Einsatz von Formeln deine Auswertungen schnell und unkompliziert ändern und anpassen. Dazu sind nur wenige Arbeitsschritte notwendig. Du kannst auch Pivot Tabellen kopieren und so voneinander unabhängige Auswertungen erstellen.
  • Genauigkeit
    1. Solange eine Pivot Tabelle korrekt eingerichtet ist, kannst du dir sicher sein, dass die Ergebnisse genau sind. Tatsächlich zeigt sie Probleme in den Daten oft schneller auf als jedes andere Werkzeug.
  • Vielzahl an Filtermöglichkeiten
    1. Du hast eine Vielzahl an Filtermöglichkeiten, um deine Datenauswertung zu unterstützen.
  • Vernetzung untereinander
    1. Du kannst einzelne Pivot Tabellen oder Pivot Diagramme über Datenschnitte verbinden, sodass ein Filter ausreicht, um mehrere Elemente gleichermaßen zu filtern.
  • Updates
    1. Sollten sich die Ausgangsdaten ändern oder erweitern, ist es ein leichtes, die erstellte Pivot Tabelle zu aktualisieren, dazu reicht ein Knopfdruck aus und schon ist dein Report wieder aktuell.

Die Nachteile einer Pivot Tabelle

Einen wirklichen Nachteil konnte ich nicht finden, wenn du es als Nachteil sehen möchtest, dann vielleicht die Tatsache, dass du Pivot Tabellen aktualisieren musst.

Bei jeder Änderung der Ausgansdaten musst du auch die Pivot aktualisieren.

Das geschieht leider nicht automatisch und muss manuell ausgeführt werden.

Allerdings lässt sich das mit einem Mausklick auf den „Aktualisieren“ Button schnell und einfach erledigen.

Alternativ kannst du auch mit der rechten Maustaste auf ein Feld in der Pivot Tabelle klicken und die Option „Aktualisieren“ wählen.

Sinnvolle Zuordnung der Felder

Gerade am Anfang ist es nicht immer einfach die richtigen Felder den richtigen Bereichen zuzuordnen.

Das kann oft zu Frustration führen, da dann die Auswertungen nicht gelingen oder unübersichtlich sind.

Daher möchte ich dir hier eine Übersicht geben, welche Art von Felder du am besten in welche Bereiche legst.

Natürlich ist das nur eine Empfehlung und keine in Stein gemeißelte Vorgabe.

Gerade am Anfang kannst du so grobe Fehler vermeiden und deine Auswertungen effektiver gestalten.

Folgende Aufteilung hat sich bei mir als sehr hilfreich und sinnvoll herausgestellt.

  • Zeilen
    • In dem Bereich Zeilen ist es am sinnvollsten, wenn du Felder wie Produkte, Namen, Regionen, Abteilungen, usw. ablegst.
  • Spalten
    • In dem Bereich Spalten bieten sich Felder wie Monate, Quartale oder Jahre an also alles mit einer Zeitbasis.
  • Werte
    • Als Werte bieten sich so gut wie alle Felder an vor allem aber solche, mit Zahlenwerten. Umsätze, Anzahl Einheiten, Profit, usw. Aber auch aus Feldern ohne Zahlenwerte kann eine Anzahl erstellt werden.
  • Berichtsfilter
    • Hier ist es sinnvoll nach Regionen, Abteilungen oder Monaten zu filtern.

Nochmal zur Klarstellung, das ist nur eine grobe Richtlinie und zu Beginn als Hilfe anzusehen, du kannst aber natürlich die Felder deinen Anforderungen anpassen und auf deine Daten abstimmen.

Wenn du dich an diesen Ablauf hältst, kann nichts schief gehen

Ich habe sie dir versprochen, und hier ist sie.

Die Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung einer Pivot Tabelle.

Sie soll dir vor allem dabei helfen, keinen Schritt zu vergessen und dir als Gedankenstütze dienen.

Ich habe sie dir als Checkliste als separates Dokument erstellt, dass du dir kostenlos herunterladen kannst, wenn du diesem Link folgst.

Checkliste Pivot Tabelle erstellen

Druck sie dir aus und verwende sie bei den ersten Pivot Tabellen, die du erstellst. Du wirst sehen, sie kann sehr hilfreich sein.

Ich habe dir außerdem jeden Punkt so verlinkt, dass du immer zu dem jeweiligen Artikel gelangst, indem er behandelt wird.

Diese Checklist ermöglicht es dir gerade am Anfang Zeit zu sparen und weniger Fehler zu machen, sobald du etwas geübter darin bist wirst du sehen, dass du die kleine Hilfestellung immer weniger benötigst.

Systematische Herangehensweise an die Erstellung von Pivot Tabellen

  • Daten vorbereiten
    • Spaltenüberschriften sind Pflicht
    • Keine Lücken im Datensatz
    • Keine Doppelten Zeilen oder Spalten
    • Zwischensummen in den Ausgangsdaten sind verboten
    • Wandle deinen Ausgangsdaten in eine Excel Tabelle um, das erleichtert dir zukünftig die Aktualisierung. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel Alle Vorteile einer Excel Tabelle und warum du sie einsetzen solltest
  • Felder richtig zuordnen
    • Mach dir klar, welches Ergebnis du mit deinem Report erhalten möchtest
    • Beginne mit dem Wertefeld und baue von da an deine Pivot Tabelle auf
  • Wertfelder anpassen
    • Nutze die Funktion „Werte zusammenfasse nach“ und „Werte anzeigen als
    • Damit kannst du noch mehr aus deinen Daten herausholen und die Auswertung deiner Daten weiter verfeinern
    • Alle Infos zur Formatierung und Berechnung deiner Wertfelder erhälts du in diesem Artikel: Felder einer Pivot Tabelle anpassen
  • Felder verschieben
    • Verschiebe Felder nach oben oder unten und erstelle so eine Hierarchie in den einzelnen Bereichen. Dadurch kannst du eine bessere Übersicht schaffen und dein Report ist leichter zu lesen und zu verstehen.
  • Wertfelder formatieren
    • Nutze das Zahlenformat, um die Wertfelder zu formatieren und so in der richtigen Art darzustellen
    • Auch dazu findest du eine Anleitung in dem Artikel Felder einer Pivot Tabelle anpassen
  • Pivot Felder zusammenfassen/ gruppieren
    • Gruppiere Felder deinen Anforderungen entsprechend, dadurch ist dein Report noch einfacher zu lesen
    • Datumswerte werden meist automatisch gruppiert, aber auch diese kannst du ganz einfach anpassen
  • Datenschnitte oder Filter einsetzen
    • Mit der Hilfe von Datenschnitten kannst du schnell und unkompliziert deine Pivot Tabellen filtern
    • Datenschnitte haben gegenüber Filter den Vorteil, dass diese auf mehrere Pivot Tabelle gleichzeitig wirken können.
  • Pivot Diagramme verwenden
  • Pivot Tabelle kopieren
    • Ab einem gewissen Punkt, werden selbst Pivot Tabellen unübersichtlich und zu groß. Um dennoch möglichst viel Informationen zu erhalten, kannst du Pivot Tabellen einfach kopieren und nebeneinander anzeigen lassen. Dadurch kannst du Daten mit einander vergleichen oder Auswertungen erweitern.
  • Pivot Tabelle formatieren
    • Als letzten Punkt solltest du deine Pivot Tabelle noch deinem restlichen Arbeitsblatt in Farbe und Schriftart anpassen. Übertreibe es aber nicht

Damit solltest du nun bei allen zukünftigen Excel Pivot Tabellen einen genauen Fahrplan haben, was wann zu tun ist.

Lade dir die Checklist also gleich herunter und nutze Sie wann immer es nötig ist. Du findest die sie hier als Download:

Checkliste Pivot Tabelle erstellen

Ein Versprechen bin ich dir noch schuldig und das möchte ich hiermit einlösen.

Das Geschenk

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das gelernte am besten erhalten bleibt, wenn ich es anwende und übe.

Ich denke vielen geht es so. Wenn du auch dazu gehörst, habe ich etwas besonders für dich.

Ich habe dir eine kostenlose Übungsdatei mit vielen Beispielen erstellt, mit welcher du dein Können überprüfen und das gelernte vertiefen kannst.

Das ist aber keine ganz gewöhnliche Übungsdatei mit ein paar Beispielen.

Nein, die Datei überprüft völlig automatisch ob deine Antworten richtig sind.

Darüber hinaus findest du zu jeder Übung auch einen detaillierten Lösungsweg damit du bei jeder Unsicherheit optimal unterstützt bist.

Nutze also diese Gelegenheit und hol dir jetzt die kostenlose Übungsdatei, indem du auf diesen Link klickst.

Übungsdatei Excel Pivot Tabelle

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Dein Michael, alias Doktor-Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Ich möchte dir nochmal ans Herz legen, dir die kostenlose Übungsdatei herunter zu laden und diese einmalige Möglichkeit zu nutzen. Du findest die Datei hier: Übungsdatei Excel Pivot Tabelle

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.