Eine der am häufigsten genutzten Funktionen in Excel, ist die Dropdown Liste.

Mit ihr kannst du vordefinieren, welche Daten der Benutzer in einzelne Zellen eingeben darf. Und darüber hinaus, die Dateneingabe noch beschleunigen, da die Daten aus einer Liste gewählt werden können.

In diesem Artikel zeige ich dir, welche Vorteile eine Dropdown Liste bietet und unterschiedliche Wege, wie du sie erstellen und ändern kannst.

Wie immer habe ich dir für diesen Artikel eine Übungsdatei erstellt, die du benutzen kannst. Die Datei kannst du dir hier herunter laden: Übungsdatei Dropdown Liste

Das sind die Vorteile einer Dropdown Liste

Wenn es eine der beliebtesten Funktionen in Excel ist, muss das auch einen Grund haben. In diesem Artikel habe ich dir gezeigt, welche Möglichkeiten eine Dropdown Liste zur Datenanalyse bietet. Der Funktionsumfang geht aber noch darüber hinaus.

  • Vorteil #1: Durch die vordefinierten Werte können Daten viel schneller eingegeben werden
  • Vorteil #2: Die vordefinierten Daten verhindern Fehler bei der Eingabe
  • Vorteil #3: Die Dateneingabe kann auf bestimmte Werte beschränkt werden, somit kann es nicht passieren, ungültige Werte einzugeben.
  • Vorteil #4: Durch Meldungen und Informationen bei der Eingabe ist es möglich, dem Benutzer genau vorzugeben, welche Daten wir haben möchten.

Zusammengefasst würde ich sagen, eine Dropdown Liste erleichtert dem Anwender die Dateneingabe, verhindert Fehler und lässt eine Tabelle einfach professioneller erscheinen.

Genug Beweihräucherung, jetzt zeige ich dir, wie man eine Dropdown Liste erstellen kann.

Die 5 Schritte zur perfekten Dropdown Liste

Das Erstellen einer Dropdown Liste geschieht immer auf die gleich Art und Weise, lediglich die Definition der Quelle und die Quelle selbst können unterschiedlich sein. Was wiederum dazu führt, dass die fertige Dropdown Liste unterschiedliche Eigenschaften hat.

Hier nun die 5 Schritte die notwendig sind um eine Dropdown Liste zu erstellen.

  1. Markiere den Bereich in dem du die Dropdown Liste einfügen möchtest. Das kann entweder eine einzelne Zelle sein oder mehrere Zellen gleichzeitig.
  2. Wähle Daten–>Datenüberprüfung dann erscheint das Dialogfeld zur Datenüberprüfung.

3. Wähle in dem Feld „Zulassen“ den Eintrag „Liste“

4. Definiere im Feld „Quelle“ nun die gewünschten Quelldaten. In diesem Beispiel geben wir die Werte direkt ein. Zu weiteren Möglichkeiten kommen wir gleich.

5. Bestätigen mit „OK“ und die Dropdown Liste ist fertig erstellt.

Wie du siehst, ist das wirklich einfach und schnell erledigt. Allerdings hat die Erstellung auf diese Weise auch Nachteile, du kannst die Liste nur erweitern oder ändern, wenn du das Dialogfeld öffnest und die Einträge änderst.

Durch das aktivieren der Checkbox „Leere Zellen ignorieren“ kann die Eingabe auch leer bleiben. Definierst du zusätzlich einen Namen für die Quell Daten und lässt eine Zelle daraus leer, können beliebige Werte durch den Benutzer eingegeben werden. Näheres dazu erfährst du in diesem Absatz.

Das sind die unterschiedlichen Möglichkeiten für die Erstellung

Ich möchte ich dir jetzt die unterschiedlichen Möglichkeiten zeigen, wie du auch eine dynamische Dropdown Liste erstellen kannst also eine Liste deren Einträge sich nach den Eingaben in einem Tabellenblatt ändern und erweitern.

1. Die erste Möglichkeit hast du ja bereits kennen gelernt, du kannst die Werte einfach in dem Feld „Quelle“

Vorteil: Der Vorteil allen anderen Methoden gegenüber liegt darin, dass du keinen Zellenbereich benötigst in dem du die Listeneinträge verwaltest.

Es ist nicht gleich ersichtlich, was die Quelle der Einträge ist und über den aktivierten Blattschutz kannst du die Möglichkeit, das Dialogfeld zur Datenüberprüfung aufzurufen, unterbinden.

Nachteil: Die so erstellte Dropdown Liste ist alles andere als dynamisch. Änderungen müssen immer über das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ durchgeführt werden.

2. Auswahl der Einträge über eine Liste aus dem Tabellenblatt.

Vorteil: Die einzelnen Einträge können von jedem der Zugriff auf die Liste hat geändert werden. Ist die Liste geschützt, kann sie niemand ohne Passwort ändern.

TIPP: Wie du dein Arbeitsblatt schützen kannst, erfährst du hier.

Nachteil: Die so erstellten Einträge sind wieder nicht dynamisch, die Liste erweitert sich also nicht selbstständig, wenn Daten hinzugefügt werden. Die Quelle muss nach Erweiterung immer wieder neu definiert werden, um die neuen Einträge mit auf zu nehmen.

3. Als Quelle kann auch ein mit einem Namen definierter Bereich verwendet werden.

Vorteil: Die Eingabe oder Auswahl der Quelle ist schneller und strukturierter, besonders wenn man mehrere Listen in einem anderen Arbeitsblatt hat, können somit Fehler bei der Quellen Definition vermieden werden.

Nachteil: Die Liste ist nur „Semi“ dynamisch. Du musst über den Namensmanager den Bereich den der Name umschließt ändern, damit die Listenwerte erweitert werden. Wenn du Einträge am Ender der Liste hinzu fügst.

4. Als letzte Variante möchte ich dir die zugleich meiner Meinung nach beste vorstellen. Hierbei wird die Quelle zuvor als Tabelle definiert.

Vorteil: Die Liste ist nun dynamisch, das heißt wenn du die Liste um Einträge erweiterst, werden diese automatisch der Dropdown Liste hinzugefügt.

ACHTUNG: Das funktioniert nur unter folgenden Bedingungen.

Ersten: die Quelle muss wie bereits erwähnt als Tabelle formatiert sein.

Zweitens: Du musst als Quelle nun wieder die Zellen direkt anwählen und darfst nicht den Tabellennamen eingeben, auch nicht den Spaltennamen der Tabelle. Oder du definierst die Tabellenwerte als eigenen Namen. Du musst also den Werten in der Liste nochmals einen Namen vergeben.

Mit den folgenden Bildern sollte es etwas anschaulicher werden.

Fügst du nun einen Wert hinzu, so erscheint dieser umgehend in der Liste

TIPP: Wenn du in dem Feld „Quelle“ die Taste F3 drückst öffnet sich der „Namensmanager“ und du kannst aus einer Liste, die alle vergebenen Namen umfasst, den richtigen wählen.

Sollte ich eine der Punkte nicht verständlich genug beschrieben haben, nutze auf alle Fälle die Übungsdatei. Dann solltest du alles noch besser nachvollziehen können. Die Datei findest du hier Übungsdatei Dropdown Liste

Oder du kontaktierst mich direkt mit dem Kontaktformular dann helfe ich dir sehr gerne weiter.

So kopierst du eine Dropdown Liste

Wenn du ein und dieselbe Dropdown Liste in mehrere Zellen einfügen möchtest, gibt es dazu folgende Möglichkeiten.

Entweder du markierst bereits bei der Erstellung alle gewünschten Zellen und fügst somit die Liste in alle Zellen gleichzeitig ein. Oder du kopierst die Zelle mit der Dropdown Liste und fügst sie an einem beliebigen Ort wieder ein.

TIPP: Über die Einfüge Optionen kannst du bestimmen, ob du nur die Liste oder die Zelle mit allen Formatierungen einfügen möchte.

 

So kannst du alternative Eingaben in einer Dropdown Liste zulassen

Manchmal ist es erforderlich alternative Eingaben in einer Dropdown Liste zuzulassen. Meiner Meinung verliert die Dropdown dadurch einen ihrer wichtigsten Vorteile, nämlich dem Nutzer die Eingaben vorzugeben. Ich möchte dir diese Möglichkeit jedoch nicht vorenthalten.

Du erstellst als erstes ganz einfach eine Liste mit Werten und vergibst dieser einen Namen, dabei ist es egal ob dies Werte Teil einer Tabelle sind oder nicht. Die Liste muss jedoch eine Leere Zelle enthalten. Wenn du diese erstellte Liste nun wieder als Quelle für deine Dropdown Liste definierst, kannst du oder ein anderer Nutzer einen beliebigen Eintrag in der Zelle durchführen.

Dropdown Liste suchen und finden leicht gemacht

Wenn du mit größeren Dateien arbeitest oder mit Dateien, die nicht du erstellt hast, ist es schwierig alle Zellen mit Dropdown Listen zu kennen. Dazu gibt es jedoch die Möglichkeit, ein Tabellenblatt nach Inhalten zu durchsuchen. Im folgenden Bild siehst du das Dialogfeld, dass dazu verwendet werden kann.

Dieses Dialogfeld kannst du folgendermaßen aufrufen:

  • Drücke die Taste F5 und wähle danach „Inhalte…“
  • Mit der Tastenkombination STRG+G öffnet sich das selbe Dialogfeld
  • Und natürlich auch über die Registerkarte Sart–>Bearbeiten–>Suchen und Auswählen–>Inhalte auswählen

Wenn du das Dialogfeld nun geöffnet hast, wählst du rechts unten „Datenüberprüfung“ und bestätigst mit „OK“. Du hast zusätzlich zwei Möglichkeiten. Du kannst „Alles“ oder „Gleiche“ auswählen.

Das hat folgende Auswirkung. Mit dem Befehle „Alles“ werden alle Dropdown Listen im gesamten Arbeitsblatt ausgewählt. Mit dem Befehl „Gleiche“ werden nur jene Zellen ausgewählt, die identisch mit der gerade aktiven Zelle sind. Folgendes Bild zeigt, wie alle gleichen Dropdown Listen in dem Arbeitsblatt ausgewählt wurden. Im Adressfeld siehst du die Ausgangszelle.

Ändern und ergänzen von Listeneinträgen

Abhängig davon, wie die Dropdown Liste erstellt wurde, ist das hinzufügen oder entfernen von Einträgen einfacher oder umständlicher.

Wurde die Liste erstellet mittels Eingabe im Feld „Quelle“, so müssen Einträge in diesem Feld geändert oder ergänzt werden.

Wenn eine externe Liste dazu verwendet wurde, so muss in dieser Liste der Eintrag geändert werden. Hinzufügen von Einträgen am Ende der Liste wird nur wirksam, wenn nach dem hinzufügen, der Verweis im Feld „Quelle“ geändert wird. Wird ein neuer Eintrag zwischen dem ersten und letzten Eintrag ergänzt, so wird diese Änderung ohne zusätzliche Schritte übernommen.

Wenn die Quelle eine Tabelle mit Namen ist, ist das hinzufügen, entfernen oder ändern von Einträgen leicht und man muss auch zusätzlich nichts machen außer die Einträge in der Liste zu bearbeiten.

Hast du dieselbe Dropdown Liste mehrmals im Einsatz und machst Änderungen in den Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“, dann kannst du die Änderungen auf alle Zellen anwenden, indem du die Checkbox „Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden“ aktivierst bevor du die Änderungen durch Klick auf den Button „OK“ bestätigst.

So erstellst du Eingabehilfen und Fehlermeldungen zur Unterstützung

Damit du die Nutzer bei der Eingabe der Daten unterstützen- und sie informieren kannst, dass eine Zelle eine Dropdown Liste enthält oder was du als Eingabe erwartest, kannst du verschiedene Meldungen erstellen.

Auch das funktioniert wieder über das Dialogfeld „Datenüberprüfung“.

Dafür sind die beiden Register „Eingabemeldung“ und „Fehlermeldung“ zuständig.

Mit dem Register „Eingabemeldung“ kannst du Kommentare erstellen, welche erscheinen sobald die Zelle in der sich die Dropdown Liste befindet aktiviert wird. Diese Meldungen sollen den Nutzer unterstützen, damit er die Eingaben richtig durchführt. Hier kannst du beispielsweise auf eine bestimmte Form hinweisen.

Mit dem Register „Fehlermeldung“ kannst du Kommentare erstellen, die den Nutzer darauf hinweisen, welchen Fehler er bei der Eingabe gemacht hat.

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So löschst du die Dropdown Liste wieder

Willst du die Dropdown Listen irgendwann wieder loswerden, gibt es dazu verschiedene Möglichkeiten.

Wie du in dem Bild erkennen kannst, hat unsere Suche mehrere Zellen mit Datenüberprüfung ergeben. Einen Teil davon möchten wir loswerden nämlich alle von L8 bis P19.

Dazu könnten wir einerseits jede Zelle einzeln anwählen und über das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ und den Befehl „Alle löschen“ jede Dropdown Liste einzeln löschen.

Eine zweite Möglichkeit ist einfach über die Zellen eine Leerzelle „drüber“ zu kopieren.

Oder aber du markierst den Bereich und rufst das Dialogfeld zur Datenüberprüfung erneut auf.

Sollten alle Dropdown Listen in dem Bereich ident sein, öffnet sich das Dialogfeld auch und du kannst mit dem Befehl „Alle löschen“ alle Dropdown Listen löschen.

Sind die Listen nicht ident, öffnet sich ein Warnhinweis, indem du alle Listen in dem Bereich löschen kannst.

Wenn du nur idente Listen löschen möchtest, markierst du eine betroffene Zelle, öffnest das Dialogfeld zur Datenüberprüfung und aktivierst die Checkbox „Änderung auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden“, dann werden alle gleichen Zellen ausgewählt. Anschließend bestätigst du mit dem Befehl „Alle löschen“.

Schützen der Quelldaten

Jetzt bleibt eigentlich nur noch eine Frage zu klären, wie schützt du nun die von dir erstellten Listen, sodass diese durch niemanden außer dir bearbeitet werden können?

Die gängigste Methode ist es die Liste oder Listen, wenn du mehrere hast, auf ein separates Tabellenblatt auszulagern. Dieses Tabellenblatt blendest du anschließend aus. Mit Hilfe des Befehls „Blatt schützen“ sperrst du das ausgeblendete Tabellenblatt und schütz es mit einem Passwort.

Wenn du in der Übungsdatei weitere Arbeitsblätter einblendest, wirst du auch hier ein Arbeitsblatt finden, dessen Einträge gesperrt sind und welche die Dropdown Liste in L12 als Quelle hat.

Nähere Informationen, wie man ein Blatt oder einen Bereich schützen kann, findest du wenn du diesem Link folgst.

Fazit

Dropdown Listen können deine Tabellenblätter aufwerten und den Nutzer bei der Eingabe unterstützen. Zusätzlich helfen sie dir, nur die Eingaben zu erhalten, die du auch möchtest, um diese beispielsweise in einer Formel weiter verwenden zu können.

Dropdown Listen gehören zur großen Gruppe der Datenüberprüfungen. Sie werde in fortgeschrittenen Excel Dateien sehr gerne verwendet, um den Benutzer die richtige Eingabe in die jeweilige Zelle näher zu bringen.

Mit Hilfe der zusätzlichen Meldungen, kannst du den Nutzer noch weiter unterstützen, die Daten in der von dir geforderten Form einzugeben. Besonders wirkungsvoll, werden diese Meldungen in Zusammenarbeit mit anderen Arten der Datenüberprüfung.

Die Funktionen der Datenüberprüfung können noch einiges mehr als nur die Erstellung einer Dropdown Liste zu ermöglichen. Was du noch alles damit machen kannst, erfährst du in diesem ausführlichen Artikel.

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Dein Michael, alias Doktor-Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Schreib mir doch in die Kommentare, ob du Dropdown Listen häufig in deinen Dateien nutzt?

PPS.: Vergiss nicht, solltest du spezifische Probleme mit Excel haben, schreib mir eine Nachricht und wir lösen sie gemeinsam. Hier kannst du mich kontaktieren.

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