Das Excel Dateiformat .xla oder .prn sagt dir nichts?

Keine Sorge das war bei mir zu Beginn auch so.

Vielleicht kannst du nach diesem Artikel das ein oder andere Dateiformat für dich einsetzen um deine Arbeit zu erleichtern. Also, wenn du schon immer mehr über das Excel Dateiformat wissen wolltest, oder du nur eine Erklärung für ein bestimmtes Format suchst dann ist das der richtige Artikel für dich.

Welche Excel Dateiformate gibt es

 In Excel ist es möglich eine Arbeitsmappe in unterschiedlichste Dateiformate umzuwandeln.

Doch was ist der Nutzen dieser vielen Formate? Nun ja einerseits ist es sinnvoll, dass neuere Versionen rückwärtskompatibel sind, man sollte in Excel 2013 noch Dateien von Excel 2019 öffnen können. Andererseits werden Dateiformate wie .pdf unterstützt, da diese global verwendet werden und daher sehr geläufig sind. Zum anderen werden manche Formate benötigt, um Funktionalitäten bei zu behalten wie beispielsweise .xlsm für Arbeitsmappen mit Makros.

Die wichtigsten Formate habe ich dir hier ausführlich beschrieben, damit du etwas besser verstehst, wozu diese verwendet werden.

Die untenstehende Liste findet sich auch in Excel wieder wenn du die Datei speicherst oder druckst. Wenn du im Eingabefenster in dem Feld Dateityp das Dropdown Menü ausklappst erscheint sie.

Alle Dateiformate beim öffnen sichtbar machen

Die Liste kann aber stark variieren, ja nachdem welcher Blatt-Typ gerade in der Arbeitsmappe aktiv ist. Bei einem Diagrammblatt beispielsweise stehen nicht so viele Formate zur Auswahl wie beim normalen Tabellenblatt.

Ich habe zu jedem einzelnen Format einen entsprechenden Link gesetzt, damit du dich weiter informieren kannst, falls Interesse besteht.

In der ersten Liste findest du alle Dateiformate, in die man eine Excel Datei speichern kann.

Nun kommen wir zu den Formaten die du beim Exportieren einer Datei wählen kannst.

Es ist außerdem möglich ein Arbeitsblatt in eine .pdf oder .xps Datei zu drucken.

So sieht es in Excel aus:

Alle Dateiformate beim öffnen sichtbar machen
Alle Dateiformate beim öffnen sichtbar machen

Wieso gibt es unterschiedliche Dateiformate

Du wirst dich bestimmt fragen, wieso überhaupt verschieden Formate notwendig sind. Reicht denn nicht eines für die Arbeitsmappe selber? Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Microsoft möchte die Kompatibilität zu älteren Versionen gewährleisten. Immerhin werden weltweit noch immer alte Versionen von Excel genutzt, daher ist es gar nicht unwahrscheinlich, dass du eine alte Datei erhalten wirst oder deine aktuelle in eine alte umwandeln musst, damit andere diese öffnen können. Dazu ist es ganz sinnvoll, dass man mit einer neueren Version nun ältere öffnen und bearbeiten kann. Außerdem ist damit gewährleistet, dass du wenn du auf eine neuere Version von Excel umsteigst, deine Arbeitsmappen noch öffnen kannst.

Außerdem lassen sich nur mit bestimmten Formaten, in Excel verwendete Makros speichern, zum Beispiele .xlsm.

Das Format .pdf ist das wohl meist verbreitete der Welt so kannst du dein Arbeitsblatt einem breiteren Publikum zugänglich machen, nämlich auch jenen, die über gar kein Excel verfügen (Ja solche Menschen gibt es, ich weiß verrückt oder?).

Oder das Format .html, es kann in Webbrowsern angezeigt werden, speicherst du dein Arbeitsblatt in diesem Format kann es ohne Excel in Webbrowsern geöffnet werden.

Außerdem kannst du Arbeitsblätter mit bestimmter Formatierungen erstellen und diese als eine Vorlage im Format .xlts oder .xlt speichern und so immer auf diese Vorlage zugreifen.

Es ist darüber hinaus auch möglich, Arbeitsmappen im .ods Format zu speichern, um diese in anderen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Google Docs zu verwenden.

Jedes Format hat natürlich seine Berechtigung, sonst wäre es auch nicht implementiert worden. Einen Großteil der Formate wird ein „normaler“ Excel Nutzer aber wahrscheinlich nie benötigen.

Wie kann man ein Excel Dateiformat in ein anderes umwandeln

Wir wissen also bereits, welche Formate es gibt, und warum es diese gibt. Was uns noch fehlt ist wie wir unsere Arbeitsmappe in ein anderes Format umwandeln können. Dazu stehen uns drei Alternativen zur Verfügung.

Exportieren: Du kannst eine Arbeitsmappe exportieren und dabei ein alternatives Format wählen. Den Befehl Exportieren findest du im Backstage Menü. Was das Backstage Menü ist und wozu es verwendet wird, habe ich dir in diesem Artikel erklärt. Im folgenden Bild siehst du das Eingabefenster, das erscheint, wenn du den Befehl Exportieren ausführst.

Alle Dateiformate beim öffnen sichtbar machen

Speichern: Wenn du eine Arbeitsmappe speicherst ist es ebenfalls möglich, ein anders Format zu wählen. Beim Speichern hast du sogar die größte Auswahl an möglichen Formaten.

Alle Dateiformate beim öffnen sichtbar machen

Den Ablauf zum Speichern findest du hier nochmal im Detail.

Drucken: Auch beim Drucken ist es möglich andere Formate zu wählen, hier hast du die Möglichkeit eine Arbeitsmappe in dem Format .pdf oder .xps zu drucken.

Tipp: Beim Umwandeln einer Arbeitsmappe in ein anderes Format kann es je nachdem welches Format du wählst passieren, dass die vorhandenen Formatierungen, Funktionen oder Formeln nicht mit übertragen werden. Mache also bevor du ein Arbeitsblatt umwandelst immer eine Sicherheitskopie der Arbeitsmappe.

Öffnen anderer Dateiformate

Hast du nun ein anderes Format vorliegen und möchtest dieses in Excel öffnen, kannst du dies wieder über das Backstage Menü tun. In dem Register öffnen wählst du den Ort aus, von dem du die Datei öffnen möchtest und klickst auf Durchsuchen. Nun wählst du die entsprechende Datei aus.

Tipp: Wird dir eine Datei nicht angezeigt, so liegt es möglicherweise daran, dass du deine Ansicht einschränkst. Rechts neben dem Dateinamen kannst du in dem Dropdown Menü andere Dateiformate zur Anzeige wählen.

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Wenn du eine Arbeitsmappe aus Excel 97-2003 öffnest, wird diese automatisch im Kompatibilitätsmodus geöffnet. Was das genau ist und welche Auswirkungen das hat, erfährst du hier.

Die wichtigsten Formate im Überblick

Ich möchte hier nur die wichtigsten Dateiformate behandeln, denn du wirst Formate wie .slk oder .prn so gut wie nie benötigen. Wenn aber doch, findest oben jedes Format verlinkt, damit du dich weiter informieren kannst.

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Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx)

Das xlsx Format ist das von Microsoft Excel standardmäßige Format für alle Arbeitsmappen ab Microsoft Excel 2007. Die Basis ist das XML Format.

Excel-Arbeitsmappe mit Makros (*.xlsm)

Makro fähiges Dateiformat, wird bei der Verwendung von VBA eingesetzt.

Excel Binärarbeitsmappe (*.xlsb)

Wie xlsx jedoch benötigt das Binär Format weniger Speicherplatz und arbeitet schneller. Der Nachteil, ist die geringere Kompatibilität zu andern Office Anwendungen.

Excel 97-2003-Arbeitsmappe (*.xls)

Standard Excel Dateiformat bis Excel 2003.

XML-Daten (*.xml)

XML steht für eXtensible Markup Language. Dabei handelt es sich um ein Text basiertes Datenformat. Somit können XML-Daten in einem Editor geöffnet und bearbeitet werden. Zudem können Computer das XML-Format lesen und schreiben.

Webseite (*.htm;*.html)

HTML steht für Hypertext Markup Language, eine Sprache, die in Webbrowsern angezeigt werden kann. Somit lässt sich die Datei in einem Browser öffnen und anzeigen. Bietet den Vorteil, dass Personen, die kein Excel besitzen die Arbeitsmappen auch anzeigen können.

Excel-Vorlage (*.xltx)

Format für eine Excel Vorlage. Vorlagen können einmal erstellt in jeder Arbeitsmappe verwendet werden. Dies ist besonders bei immer gleichen Eingabedaten sinnvoll.

Excel-Vorlage mit Makros (*.xltm)

Vorlagenformat mit Makros.

Excel 97-2003-Vorlage (*.xlt)

Vorlagenformat für Excel Dateien vor Version 2007.

Text (MS-DOS) (*.txt)

Konvertiert die Arbeitsmappe in eine Textdatei. Daten sind durch Tabulatoren getrennt.

CSV (MS-DOS) (*.csv)

CSV steht für Comma Separated Value und beschreibt eine Textdatei, in der die Daten mit Kommas getrennt sind.

PDF (*.pdf)

Das PDF (Portable Document Format) Dateiformat wurde von Adobe entwickelt und ist mittlerweile das gängigste, welches im Internet verwendet wird. Das Format eignet sich hervorragend zum Drucken von Dokumenten und weißt meist eine geringere Größe als die originale Datei auf.

XPS-Dokument (*.xps)

XPS bedeutet XML Paper Specification. Dieses Dateiformat behält die Dokumentformatierung bei und ermöglicht die Dateifreigabe. XPS ist das von Microsoft entwickelte Pendant zu PDF und seine Stärken liegen in der immer gleichen Darstellung des Dokuments.

Fazit

Auch wenn es auf den ersten Blick so aussehen mag als ob viele der Formate unnütz sind, so werden doch alle davon verwendet vielleicht nicht von dir, aber da Excel einer breiten Masse gute Dienste leistet, muss es dementsprechend auch ein breites Angebot liefern. Vielleicht hast du ja das ein oder andere Format bisher noch nicht gekannt und nicht gewusst, dass du diese in Excel nutzen kannst.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Ich nutze am häufigsten neben dem .xlsx Format wahrscheinlich das .pdf Format, schreib mir doch in die Kommentare welche Formate du am häufigsten nutzt.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

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