-Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und wird vom Technologieriesen Microsoft heraus gegeben.

Es ist das meist verwendete Tabellenkalkulationsprogramm der Welt.

Von der Einkaufsliste einer Familie bis zur Steuerung von Produktionsaufträgen im Millionenbereich wird damit fast alles gemacht. Du kannst mit dem Begriff „Tabellenkalkulation“ nichts anfangen?

Was ist ein Tabellen-kalkulations-programm?

Das komplexe Programm erlaubt eine Vielzahl verschiedenster Funktionen. Du kannst einfachste Summen berechnen oder selbst komplexeste mathematische Aufgaben lösen. Oder enorme Mengen von Daten analysieren und übersichtlich aufbereiten. Dabei sind dir so gut wie keine Grenzen gesetzt.

Die Daten und Ergebnisse können sortiert und farblich dargestellt werden, die Formatierung der Daten lässt dabei keine Wünsche offen.

Auch eine Grafische Darstellung der Daten ist mittels Diagrammen und Symbolen möglich. Dabei kann auf Inhalte von anderen Zellen, Dateien oder sogar Programmen zugegriffen werden, diese Zellbezüge sind essentieller Bestandteil des Programmes.

Außerdem ist es möglich einzelne Bereiche oder gesamte Tabellen mittels Passwort zu schützten. Somit sind die minimalsten Anforderungen um im Team arbeiten zu können gegeben.

Was ist Microsoft Excel?

Ich denke am anschaulichsten für dich wird der gesamte Funktionsumfang durch folgenden Ablauf, den du in gewisser Weise mit jeder Microsoft Excel Datei durchlaufen musst, wenn auch der Aufwand sehr unterschiedlich sein kann.

Zu Beginn wirst du meist mit einer Problemstellung konfrontiert, welche du lösen möchtest. Von dieser Problemstellung ausgehend werden folgende Schritte durchlaufen.

  • Dateneingabe

Zunächst muss darüber entschieden werden, welche Daten für die Auswertungen heran gezogen werden. Die Eingabe dieser Daten kann dann auf unterschiedlichste Weise erfolgen.

Daten können herkömmlich über die Tastatur eingegeben oder kopiert werden bis hin zu komplexen automatisierten Datenabfragen, die im Hintergrund ablaufen ist alles möglich.

  • Datenbereinigung/ -management

Anschließend werden die Daten über verschiedene Funktionen aufbereitet und organisiert. Gegebenenfalls werden unterschiedliche Daten auch zusammen geführt um eine bessere Übersicht zu erhalten, dabei ist es kein Problem, wenn die Daten in mehreren Dateien zu finden sind.

Auch das kannst du mittels Programmierung so genannter Makros automatisieren um eine Zeitersparnis zu gewährleisten.

  • Datenverarbeitung

Nun ist es an der Zeit, die Daten mittels Formeln und Funktionen weiter zu verarbeiten. Excel bietet dir dazu eine Fülle an Möglichkeiten.

  • Datenanalyse

Als nächstes müssen die vorhandenen Daten analysiert und aufbereitet werden. Das kann über einfache Tabellen oder besser mittels Pivot Tabellen erfolgen, so hast du für zukünftige Aufgabenstellungen genug Spielraum.

  • Datenvisualisierung

Als vorletzten Schritt werden die Daten zur besseren Übersicht noch grafisch aufbereitet. Auch hier bietet dir Excel verschiedenste Möglichkeiten von Mini-Symbolen direkt neben den Daten über farbliche Gestaltung der einzelnen Zellen bis hin zu komplexen Diagrammen.

  • Berichterstellung

Die gewonnenen Ergebnisse können nun in eine ansprechende Form gebracht und einem z.B. Vorgesetzten oder Kunden vorgelegt werden.

Ein paar allgemeine Fakten

Excel wurde 1985 erstmals für den Apple Macintosh auf den Markt gebracht und 1987 für Microsoft Windows.

Seit  der Einführung 1985 kamen 14 Versionen für den Mac und 16 für Windows auf den Markt. Außerdem gibt es seit 2011 mit Office 365 die Web-App, auf der Excel vollumfänglich in einem Abo Modell verfügbar ist.

Microsoft Excel gibt es neben dem PC und MAC auch für das Smartphone als Android App mit bereits über einer Milliarde Downloads.

Windows hat einen geschätzten Marktanteil von 80% und weltweit nutzen etwa 750 Millionen Menschen das Programm Microsoft Excel regelmäßig.

Hier noch ein kleiner Tipp von mir, wenn du wissen möchtest, welche Excel Version du auf deinem Gerät installiert hast, gehst du am besten folgender maßen vor: Klicke auf Datei, dann auf Konto. Auf der rechten Seite ist die Version ersichtlich.

Wozu nutzt man Excel?

Das kann ich dir vielleicht am Beispiel eines Haushaltsbuches am besten erklären.

Eine junge Familie plant einen etwas teureren Urlaub und möchte dazu das nötige Geld auf einem Sparbuch zur Seite legen. Leider schafft die Familie es nicht ganz, monatlich so viel zu sparen wie sie gerne möchte, weiß aber nicht warum.

Um die Ausgaben im Blick zu haben möchte sie mithilfe eines Programmes Übersicht über ihre Finanzen schaffen.

Mithilfe einer Excel Tabelle könnten folgende Fragen beantwortet werden: „Wie viel hat die Familie im letzten Monat ausgegeben? Was sind die größten Geldfresser? Wie lange dauert es, um die nötige Summe anzusparen?“

Für die Aufbereitung der Daten sucht die Familie zunächst sämtliche Rechnungsbelege des letzten Monats zusammen und tippt die ausgegebenen Beträge in eine Excel Tabelle ein. (siehe voriges Kapitel Punkt 1 Dateneingabe)

Den unterschiedlichen Ausgaben werden Kategorien zugeordnet wie „Nahrungsmittel“, „Heizung“, „Kredit“, „Urlaub“, „Miete“ usw. Außerdem werden sämtliche Daten des aktuellen Monats in eine Übersicht des gesamten Jahres zusammengeführt. (siehe voriges Kapitel Punkt 2 Datenbereinigung/ -management)

Mittels Formel werden neben der Gesamtsumme auch die Prozentwerte der einzelnen Kostenpositionen angegeben. (siehe voriges Kapitel Punkt 3 Datenverarbeitung)

Mittels einfacher Formeln oder Pivot-Tabellen-Auswertung ermittelt die Familie, wie viel im letzten Monat ausgegeben wurde. Nun ist es möglich die Kosten mit denen des Vormonats oder des letzten halben Jahres zu vergleichen. (siehe voriges Kapitel Punkt 4 Datenanalyse)

Nun können aus den aufbereiteten Daten beliebige Diagramme erstellt werden, um zu erkennen ob es einen Trend in eine Richtung gibt oder ob die Ausgaben gleich bleiben. (siehe voriges Kapitel Punkt  5 Datenvisualisierung)

Durch dieses Haushaltsbuch kann die Familie nun entscheiden, welche Ausgaben gesenkt werden sollen um genug Geld auf dem Urlaubskonto anzusparen. (siehe voriges Kapitel Punkt 6 Berichterstellung)

Was hast du davon?

Du willst gar kein Haushaltsbuch erstellen und fragst daher berechtigter Weise, was du nun damit anfangen kannst?

Excel kann dir mittels verschiedenster Funktionen und Befehlen helfen, Daten besser zu verstehen und daraufhin die richtigen Entscheidungen zu treffen. Außerdem hilft es dir dabei, wichtige Zeit zu sparen. Und das gilt für Excel Anfänger wie auch für Profis!

Wichtig dabei ist jedoch, dass du dir gut überlegst, welche Fragen du beantwortet haben möchtest, denn nur so kommst du auch zum richtigen Ergebnis.

Dabei sind dir vielleicht folgende Überlegungen hilfreich:

  • Welche Frage willst du mit den vorliegenden Daten überhaupt beantworten?
  • Wie musst du diese Daten aufbereiten oder zusammenführen um zu einem Ergebnis zu kommen?
  • Welche Werkzeuge sind dafür am besten geeignet?
  • Welche Darstellung ist für die Ergebnisse am besten geeignet?
  • Musst du diese Auswertung automatisieren, weil diese öfter durchgeführt wird?
  • In welchem Detailgrad müssen die Ergebnisse vorliegen?

Diese Überlegungen solltest du bei jedem neuen Arbeitsblatt anstellen. Die Werkzeuge die du dazu benötigst kann ich dir geben. Schau dazu am besten hier in meinem Blog vorbei.

Excel kann daher in sehr vielen Bereichen seine Anwendung finden. Angefangen bei Finanzen über Inventuren, bis hin zur Auswertung von Kunden Daten oder eben im Privaten Bereich als Haushaltsbuch. Du wirst kaum einen Bereich finden, indem du Excel nicht zumindest in eingeschränkter Form nutzen könntest.

Besonders die Berechnungen und die darin verwendbaren Zellbezüge machen es in den meisten Firmen vom Ein-Mann Unternehmen bis hin zum internationalen Konzern unverzichtbar.

In Zeiten der Digitalisierung wird eine übersichtliche Datenaufbereitung immer wichtiger. Excel nimmt da eine besondere Stellung ein, da es besonders einfach zu lernen und daher besonders geeignet für Anfänger ist.

Fazit

Was macht Excel nun aus? In Summe würde ich sagen, die Kombination aus der Bearbeitung von Daten mittels Formeln und Funktionen in denen Zellbezüge hergestellt werden können, und der Aufbereitung mittels dieser Formeln und Diagrammen um eine möglichst gute Übersicht der Daten zu gewährleisten.

Dabei hast du nahezu unendliche Möglichkeiten deine gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Die beste Methode, um mehr darüber zu erfahren, besteht darin, diesen Blog regelmäßig zu lesen 

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und natürlich darin, Excel zu verwenden.

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Am besten probierst du es aber selber aus, dann erkennst du bestimmt sehr schnell die Vorzüge von einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel.

Hilfreiche Informationen findest du auch hier.

Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Falls ich dein Interesse geweckt habe, dann schau dir einfach meine Artikel an, da ist bestimmt auch was für dich dabei. Meine besten Artikel findest du übersichtlich im Blog.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.