Das hier ist Teil 1 der Serie „So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel“.

Die anderen Teile findest du, indem du auf einen der folgenden Links klickst:

Teil 2: So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel Teil 2

Teil 3: So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel Teil 3

Teil 4: So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel Teil 4

In diesem Artikel lernst du, wie du mit Hilfe von Formeln und ganz einfachen Makros, einen Terminplaner erstellen und benutzen kannst.

Im letzten Artikel, den du hier findest, habe ich dir gezeigt, wie du überlappende Zeitabschnitte identifizieren und die Überlappung berechnen kannst.

Teile der dort gezeigten Formel werden wir auch hier einsetzen. Für die Erklärung der Funktionsweise der Formeln schau also bitte in den letzten Artikel.

Bevor ich dir wie gewohnt, die Vorlage zur Verfügung stelle, möchte ich dir noch kurz auflisten, welche Funktionen ich mir wünsche und wie der fertige Terminplaner am Ende aussehen soll.

Das wird der fertige Terminplaner können

Einen Terminplaner in Excel zu erstellen ist nicht schwer. In Spalte A kommen die Anfangszeiten, in Spalte B die Endzeiten und in den Spalten C bis I werden die Termine der einzelnen Wochentage eingetragen. So oder so ähnlich könnte ein Terminplan in der einfachsten Form aussehen.

Das ist mir allerdings viel zu wenig.

Ich möchte einen Nutzerfreundlichen Terminplaner der schnell und einfach zu befüllen ist und uns in der Planung Zeit spart.

  • Ich möchte einen Terminplaner erstellen, der es mir ermöglicht Räume mit einer bestimmten Anzahl an freien Plätzen zu buchen über den Zeitraum eines Jahres.
  • Hinzubuchen von Teilnehmern in einen bestehenden Raum in einem bestehenden Termin.
  • Bestimmte Termine wie Feiertage oder Wochenenden sollen für die Buchung geblockt werden können.
  • Über eine Eingabemaske soll es mir möglich sein Termine zu planen.
  • Ich möchte eine Fehlermeldung erhalten, wenn ich versuche einen Termin doppelt zu Buchen oder wenn ich zu viele Personen in einen Raum buche.
  • Außerdem soll mir der Terminplaner mögliche alternative Zeiten für einen doppelt gebuchten Termin vorschlagen. Und auch gleich einen passenden Raum für die Anzahl an Teilnehmer.
  • Die Arbeitsmappe soll einen Datenstamm aller Räume und zu blockenden Termine enthalten, eine Eingabemaske für die Terminplanung und eine Übersicht jedes einzelnen Monats.
  • Die Verarbeitung der Daten soll in einem separaten Jahresblatt erfolgen.
  • Alle Fehler oder Doppel Buchungen sollen farblich im Kalender hervorgehoben werden.

So stelle ich mir meinen Terminplaner vor. Da habe ich mir ja einiges vorgenommen.

Aber keine Angst, wenn wir eine große Aufgabe in viele kleine herunterbrechen, ist alles machbar.

Und hier kannst du dir den Terminplaner kostenlos herunterladen.

Excel Terminplaner

Die Arbeitsschritte zur Erstellung eines Terminplaner

Was sind also die einzelnen Schritte?

  • Arbeitsblätter erstellen
  • Struktur in den Stammdaten erstellen
  • Eingabemaske erstellen
  • Monatsblätter erstellen
  • Jahresblatt erstellen
  • Formelerstellung zur Überprüfung der Doppelbuchung
  • Formelerstellung zur Überprüfung der maximalen Teilnehmerzahl
  • Formelerstellung zum Eintrag der geblockten Termine
  • Formelerstellung zum Vorschlag des richtigen Raumes
  • Formelerstellung zum Vorschlag eines alternativ Termins in Kombination mit dem richtigen Raum
  • Makro erstellen zum Eintragen des Termins
  • Verknüpfung der Daten in die Monatsblätter
  • Erstellen der bedingten Formatierung in den Monatsblättern
  • Abschlussarbeiten

Ich denke die schwierigsten Punkte werden die Formel zum Vorschlag eines alternativen Termines und das Makro um Eintragen der Termine sein.

Daher setze ich folgende Rahmenbedingung pro Tag können sich maximal zwei Termine überlappen dadurch ist der Terminplaner außerdem übersichtlicher.

Machen wir uns ans Werk.

Arbeitsblätter für den Terminplaner erstellen

Lass uns kurz nochmal zusammenfassen, welche Arbeitsblätter nötig sind.

Erstens ein Arbeitsblatt zur Pflege der Räume, der Feiertage und geblockten Termine sowie das Jahr für welches wir die Termine planen wollen. Nennen wir dieses Arbeitsblatt STAMMDATEN.

Als nächstes brauchen wir noch die Eingabemaske, in der wir die Termine planen können. Dieses nenne ich TERMIN PLANEN. Es wird die Eingabemaske sowie die Makroschaltfläche zum Eintragen der Termine enthalten.

Dann ein Arbeitsblatt in dem sämtliche Berechnungen stattfinden. In diesem Arbeitsblatt geht es nicht um Optik, sondern darum, alle Berechnungen korrekt durchzuführen dieses wird später auch ausgeblendet. Das nenne ich JAHRESÜBERSICHT.

Und dann noch die Arbeitsblätter für jeden Monat. Die nenne ich wie sollte es anders sein JÄN … DEZ.

Für alle Arbeitsblätter gilt, ich werde alle nicht benötigten Zeilen und Spalten ausblenden am Ende soll nichts vom Terminplaner ablenken.

So sieht das wenig spektakuläre Ergebnis aus:

Ich hoffe ihr konntet mir soweit folgen 😊

Struktur in den Stammdaten erstellen für den Terminplaner

Der nächste Schritt ist die Erstellung der Struktur in den Stammdaten.

Ich möchte vorgeben, wo welche Daten eingegeben werden müssen, das erleichtert mir die Formelerstellung und die Eingabe ist für den Nutzer einfacher.

Außerdem kann ich dadurch ein übersichtliches Arbeitsblatt erstellen.

Folgende Elemente sind notwendig:

  • Eingabe des Jahres als Basis des Terminplaner
  • Eingabe der Räume inkl. Maximalanzahl der Personen
  • Liste der Feiertage
  • Liste frei wählbarer geblockter Termine
  • Auswahl ob alle Wochenenden geblockt werden sollen oder nicht
  • Definition der gewünschten Arbeitszeit, in denen der Termin vereinbart werden darf

Aus sämtlichen Listen werde ich eine echte Tabelle erstellen. Die Vorteile, die dir eine echte Tabelle bietet, habe ich dir in folgendem Artikel erklärt. Alle Vorteile einer Excel Tabelle und warum du sie einsetzen solltest

Ich bin ein „Fan“ von echten Tabellen das hat aber auch seinen Grund, da sie äußerst hilfreich und einfach einzusetzen sind.

Die folgenden Schritte sind reine Eingabe Arbeit. Bei der Formatierung solltest du dich an deinen Wünschen orientieren. Denn es ist wichtig, dass eine Datei nicht nur funktioniert, sondern auch ansprechend aussieht und einfach zu bedienen ist, denn nur dann wird sie auch genutzt.

Viele hilfreiche Tipps, wie du eine Arbeitsmappe aufbauen solltest, findest du in dem Artikel 16-Tipps für ein professionelles Excel Tabellen Design

Und so sieht das fertige Arbeitsblatt aus

Erstelle immer erst die Liste oder zumindest einen Teil davon. Dann markierst du eine Zelle innerhalb der eingegebenen Daten und drückst die Tastenkombination STRG+T. Damit wandelst du die Daten in eine echte Tabelle um. Das erkennst du an der geänderten Formatierung.

Du musst die Listen natürlich nicht in eine Tabelle umwandeln. Doch der große Vorteil von Tabellen ist, dass du Formeln oder Dropdown Listen nicht ändern musst, wenn die Daten erweitert werden denn durch die  strukturierten Verweise erledigt das Excel automatisch für dich.

Im Detail erkläre ich das und viele weitere Punkte in diesem Artikel Alle Vorteile einer Excel Tabelle und warum du sie einsetzen solltest

Wie du siehst habe ich über die Tabellen Überschriften erstellt. Viele würden hier die Zellen verbinden, um diese über mehrere Zellen zu zentrieren.

Verbundenen Zellen sind aber soweit es geht zu vermeiden, da sie mehr Probleme bereiten als du denkst. Doch was kannst du alternativ machen? Ganz einfach.

TIPP: Verwende „Über Auswahl zentrieren“ anstelle „Zellen verbinden“. Der optische Effekt ist der gleiche, aber die Zellen bleiben sauber getrennt und lassen sich in Formeln korrekt und gezielt ansprechen. Markiere dazu alle Zellen, die du möchtest, öffne das Menü „Zellen formatieren“ und im Register „Ausrichtung“ kannst du die entsprechende Einstellung treffen.

Danach solltest du den Tabellen noch eindeutige Namen vergeben außerdem kannst du die Spalten rechts und die Zeilen unter den Daten noch ausblenden.

Das mache ich sehr gerne, da der Nutzer dann nicht abgelenkt ist und auch nicht nach möglichen weiteren Eingaben sucht. Denn so ist ganz klar definiert, dass nur im Sichtbaren Bereich Dateneingaben erforderlich sind.

Dazu markierst du einfach eine ganze Zeile oder Spalte und drückst anschließend die Tastenkombination STRG+SHIFT+Pfeil nach unten, um alle Zeilen bis zur letzten zu markieren oder STRG+SHIFT+Pfeil nach rechts, um alle Spalten zu markieren. Wenn du nun auf einen der markierten Spaltenüberschriften oder Zeilennummern mit der rechten Maustaste klickst und „Ausblenden“ wählst, sind diese nicht mehr sichtbar.

Eingabemaske für den Terminplaner erstellen

Als nächstes solltest du dich um die Eingabemaske kümmern.

Das ist irgendwie so ein Huhn-Ei Problem. Solltest du vorher alle Formeln erstellen und dann die Eingabe formatieren oder vorher die Eingabe fertig stellen und dann zu den Formeln übergehen.

Wenn du verbundene Zellen so gut es geht vermeidest und keine ausgefallenen Grafiken oder Bilder einbaust, kannst du ohne Probleme erst die Eingabemaske erstellen und hinterher die Formeln dazu erstellen.

Lediglich das Sperren des Blattes solltest du ganz zum Schluss machen, falls noch weitere Daten dazu kommen.

Die folgenden Elemente werden in der Eingabemaske benötigt.

  • Eingabe des gewünschten Termins von bis
  • Auswahl des Raumes über ein Dropdown Menü
  • Liste zur Eingabe der Teilnehmer
  • Ausgabefeld wie viele freie Plätze in welchem Raum verfügbar sind
  • Ausgabefeld ob eine Termin zum gewählten Zeitpunkt möglich ist
  • Ausgabefeld eines alternativen Termins davor und danach
  • Ausgabefeld für zu viele Teilnehmer
  • Schaltfläche, um später die geplanten Termine in den Kalender einzutragen

Im ersten Schritt schaffst du am besten einen Platz für alle Daten in deinem Formular, ohne dies großartig zu formatieren.

So weißt du ungefähr, welche Zellen wofür belegt sind.

Achte dabei darauf, Leerzeilen und Leerspalten zwischen den Daten zu platzieren. Das Gibt den Daten mehr Raum und wirkt optisch ansprechender.

Diese und weitere Tipps für ein ansprechendes Tabellendesign findest du in dem Artikel 16-Tipps für ein professionelles Excel Tabellen Design.

Das grob erstellte Tabellenblatt sieht folgendermaßen aus.

Jetzt folgt der spannende Teil. Mit Hilfe von Formeln und Bedingten Formatierungen gestalten wir unsere Eingabemaske interaktiv.

Dropdownliste für die Auswahl der Räume im Terminplaner erstellen

Als Vorbereitung solltest du einen Namen für die Liste der Räume definieren.

Das hat den Vorteil, dass die Dropdownliste automatisch erweitert wird, sobald du die Liste der Räume erweiterst.

Dazu markierst du in den Stammdaten die Spalte mit den Raumbezeichnungen. Und wählst über die Registerkarte „Formeln“ den Punkt „Name definieren“.

Dann vergibst du in dem Dialogfeld einen eindeutigen Namen und bestätigst mit „OK“.

Nun kannst du über Datenüberprüfung eine Dropdownliste erstellen. Im Dialogfeld der Datenüberprüfung wählst du „Liste“ und im Feld Quelle drückst du die Taste F3 dann öffnet sich ein Auswahlfeld in welchem du alle deine definierten Namen findest. Wähle jetzt den zuvor definierten aus.

Eingabe auf Datums und Zeitwerte begrenzen im Terminplaner

Im nächsten Schritt solltest du den Nutzer dadurch unterstützen, dass du ihm vorgibst, welche Werte in die Felder eingegeben werden dürfen.

Für die Auswahl der Räume haben wir das eben über die Dropdownliste gemacht, für die Datums und Uhrzeit Eingaben finde ich eine Dropdownliste viel zu unübersichtlich.

Mit Hilfe der Datenüberprüfung kannst du jedoch auch auf die Eingabe von Uhrzeiten und Datumswerten einschränken.

Das hat auch den Vorteil, dass du die Eingabewerte so erhältst, wie du sie zur Berechnung brauchst und willst.

Datumswerte vorgeben

Wähle dazu die Zelle zur Eingabe des Datums aus und öffne die Datenüberprüfung.

Wähle im ersten Feld „Datum“ und darunter deine entsprechende Einstellung. Ich habe hier bewusst „größer als“ gewählt, da ich möchte, dass keine Termin in der Vergangenheit definiert werden sollten.

Im letzten Feld gibst du noch die Formel =HEUTE() ein. Das bedeutet also, dass nur jene Werte eingegeben werden dürfen, die größer als das Heutige Datum sind.

Wenn du mehr Vorlaufzeit benötigst, ist das auch kein Problem, addiere einfach die gewünschte Zahl zu der =HEUTE() Formel dazu. Also sagen wir, du möchtest nur Termine mit einer Vorlaufzeit von 5 Tagen zulassen, dann würde deine Formel im dritten Feld so aussehen =HEUTE()+5.

Zusätzlich solltest du noch eine eindeutige Eingabe- und Fehlermeldung definieren, dass unterstützt den Nutzer zusätzlich bei der Dateneingabe.

Und so sieht die fertige Datenüberprüfung aus:

Uhrzeiten vorgeben

Bei der Uhrzeit wird es nun etwas komplizierter. Der Nutzer soll hier Zeiten eingeben können, die innerhalb der Betriebszeiten liegen und zusätzlich soll die Endzeit immer über der Anfangszeit liegen. Darüber hinaus muss der Termin ein Stunde vor Ende der Betriebszeiten beginnen.

Doch beginnen wir erstmal mit den einfachen Punkten.

In der Datenüberprüfung der gewünschten Zelle, wählst du diesmal „Zeit“ und „zwischen“. Nun kannst du, wenn du es einfach haben möchtest eine Anfangs- und Endzeit eingeben. Das würde schon reichen, um den Nutzer in die richtige Richtung zu lenken.

Dazu kannst du noch eine Eingabe- und Fehlermeldung nach deinen Wünschen definieren.

Die Uhrzeiten fest vorzugeben ist aber nicht ausreichend, da ja in den Stammdaten beliebige Öffnungszeiten definiert werden können und außerdem wäre es viel zu einfach.

Und auch hier kommt uns die Tatsache zugute, dass jede Uhrzeit eine Zahl ist. Eine Zahl zwischen 0 und 1.

Du kannst also in der Datenüberprüfung sowohl =08:00 eingeben als auch =0,33333 oder =(8/24) alle diese Werte und Ergebnisse von Formeln entsprechen demselben Wert nämlich der Zeit 08:00.

Du kannst auch eine Formel in dem Feld für Anfangs- und Endzeit eingeben. Wichtig ist nur, dass das Ergebnis eine Zahl zwischen 0 und 1 ist.

Du kannst für jeden Teil unseres Termins also für die „Von-Zeit“ und für die „Bis-Zeit“ so einen Anfangs- und Endwert definieren.

Ganz schön verwirrend mit den Anfangszeiten und Endzeiten der „Von-Zeit“ und der „Bis-Zeit“ des Termins.

Aber stells dir einfach so vor du kannst einen Termin buchen, der innerhalb des Beginnes der Arbeitszeit und maximal eine Stunde vor Ende der Arbeitszeit beginnt und der innerhalb des Beginns der Arbeitszeit und des Endes der Arbeitszeit endet.

Beginnen wir erstmal mit der „Von-Zeit“.

Die „Von-Zeit“ des Termins eingrenzen

Diese muss innerhalb der Betriebszeiten maximal aber eine Stunde vor deren Ende liegen.

Nun gut, den Beginn und das Ende der Betriebs- oder Öffnungszeiten erhalten wir aus den Stammdaten. Genauer aus der Tabelle der Arbeitszeiten. Diese kannst du also ganz einfach über eine INDEXVERGLEICH-Formel abgreifen.

ACHTUNG: Nicht vergessen, du kannst in der Datenüberprüfung nicht direkt auf Tabellen zugreifen, du musst zuerst dafür einen Namen definieren.

Die Formel für die Anfangszeitbegrenzung der „Von-Zeit“ sieht also so aus:

=INDEX(nam_arbeitszeiten_von;WOCHENTAG($E$4;11))

Die Formel sucht also in dem Bereich „nam_arbeitszeit_von“ das ist die Spalte mit den Beginnzeiten der Arbeitszeit. Aber welchen Wert gibt sie zurück?

Ganz einfach die Index Formel arbeitet ja mit Zahlen. Das zweite Argument gibt also an, welcher Wert zurückgegeben werden soll. Für jeden Tag der Woche ist ein anderer Wert definiert also in Summe 7. Und mit der Funktion WOCHENTAG erhalten wir den Tag eines Datums als Zahlenwert also 1 für Montag oder 3 für Mittwoch.

Und genau das ist doch unser Ziel, du verweist einfach auf das Termindatum und suchst damit die richtige minimale Anfangszeit für den Terminbeginn.

Wenn du noch nicht oft mit der INDEX oder VERGLEICH Funktion gearbeitet hast, kann es sein, dass du nur Bahnhof verstehst. Deshalb habe ich einen eigenen Artikel geschrieben, der dir im Detail die Funktion erklärt und dir Stück für Stück beibringt, wie du sie am besten einsetzt. Den Artikel findest du hier: Das unschlagbare Duo INDEX und VERGLEICH: Besser als SVERWEIS?

Die Formel für die Begrenzung der Endzeit sieht fast identisch aus.

=INDEX(nam_arbeitszeiten_bis;WOCHENTAG($E$4;11))-(1/24)

Der Unterschied liegt einerseits im Bereich, denn diesmal wollen wir die Werte aus der Spalte der Endzeiten der Arbeitszeit erhalten. Und andererseits wird am Ende noch ein Wert abgezogen nämlich –(1/24).

Wenn du dich noch erinnerst soll der Termin ja maximal eine Stunde vor Arbeitszeitende Beginnen und genau das erreichen wir damit. Denn das (1/24) entspricht genau einer Stunde. Nämlich ein vierundzwanzigstel eines Tages. Ich finde es einfacher das so zu schreiben als 0,0416666666666667 was einer Stunde entspricht.

Die Formel sucht also nach dem Arbeitszeitende des entsprechenden Tages und subtrahiert eine Stunde. Ist die maximal Arbeitszeit also bis 18:00Uhr ist hier eine Eingabe von 17:00Uhr erlaubt und alles darüber nicht mehr.

TIPP: Baue solche Formeln immer außerhalb der Dialogfelder. In einer Zelle, dort ist es um ein Vielfaches einfacher als direkt im Dialogfeld.

Die „Bis-Zeit“ des Termins eingrenzen

Die Eingabe oder die Eingrenzung der End Zeit läuft ident mit der Beginn Zeit.

Hier wird nur eine Kleinigkeit ergänzt, und zwar, soll das Ende des Termines mindestens eine viertel Stunde nach Beginn des Termins sein.

Das realisierst du am besten über eine WENN-Formel.

Und so sehen die beiden Formeln in der Datenüberprüfung aus:

Einmal für die Anfangszeit:

=WENN($I$4<>““;$I$4+(0,25/24);(INDEX(nam_arbeitszeiten_von;WOCHENTAG($E$4;11))))

Und einmal für die Endzeit:

=(INDEX(nam_arbeitszeiten_bis;WOCHENTAG($E$4;11)))

Einziger Unterschied zu den Formeln der „Von-Zeit“, ist dass du die Anfangszeit in eine WENN-Schleife einbindest, die nur Werte zulässt, die um eine viertel Stunde länger sind als die „Von-Zeit“.

Außerdem darf die „Bis-Zeit“ nun auch tatsächlich bis zum Ende der Arbeitszeit reichen.

Damit sind die Felder für die Termineingabe fertig gestellt, ich finde es sehr elegant gelöst, wie der Nutzer die Daten hier eingeben kann und auch wie er unterstützt wird bei der Dateneingabe.

Kümmern wir uns im nächsten Schritt um die Eingabe der Teilnehmer am Termin.

Liste zur Eingabe der Teilnehmer im Terminplan erstellen

Um dem ganzen etwas Pep zu verleihen, habe ich zwischen den Eingabezellen Leerzeilen eingefügt, um die Werte optisch zu trennen.

Die Funktion soll aber so sein, dass mir nur so viele Zeilen angezeigt werden, wie in dem Raum Personen Platz haben.

Anzahl an Teilnehmer richtig ausgeben

Dazu erstellst du einfach eine Formel in Spalte P und T.

Und die sieht beispielhaft für die Zelle P6 so aus.

=WENNFEHLER(WENN((P4+1)<=SVERWEIS($E$6;tbl_raume;2;FALSCH);P4+1;““);““)

In Zelle P4 steht die Zahl 1 da ich davon ausgehe, dass sich in einem Raum mindestens ein Teilnehmer befindet.

Ausgehend von da überprüft die Formel, ob der Wert in Zelle P4 um 1 erhöht kleiner oder gleich der maximalen Personen Anzahl des jeweiligen Raumes ist.

Den Wert sucht sich die Formel über die Funktion SVERWEISE über den gewählten Raum aus der Tabelle mit den Räumen.

Trifft die Bedingung zu, nimmt die Formel den Wert aus Zelle P4 und erhöht diesen um 1.

Kleines Beispiel. Nimm an, der Raum bietet Platz für 4 Personen.

Die Formel nimmt also den Wert in P4 und addiert 1 hinzu. Ergibt also 2.

Nun wird geprüft ob dieser Wert kleiner als die Anzahl der Personen ist. Ja das ist wahr, 2 ist kleiner als 4. Also gibt die Formel den Wert aus P4 um 1 erhöht aus. Also 2.

Kopiere nun die Formel in jede zweite Zelle und schon wird die maximale Teilnehmeranzahl richtig ausgegeben. Achte aber auf die Formelbezüge, wenn du die Formel kopierst.

Bedingte Formatierung erstellen

Mir reicht es aber nicht, wenn nur die Zahl abhängig des gewählten Raumes geändert wird, ich möchte, dass nur so viele Eingabefelder angezeigt werden wie auch Teilnehmer an dem Termin teilnehmen können.

Daher erstellen wir eine Formatierung, die nur dann die Zelle einfärbt, wenn eine Zahl in Spalte P oder T vorhanden ist.

Die Formeln für die Bedingte Formatierung sind daher ganz einfach.

Für die Zellen in Spalte P und T gilt folgende:

Und für Zellen in Spalte R und V folgende:

Jetzt ist die Teilnehmerlist soweit fertig und wenn du den Raum änderst, ändert sich auch die Anzahl der Teilnehmer, die eingegeben werden können.

Zusätzliche Funktion der maximalen Teilnehmeranzahl

Einen kleinen Punkt müssen wir aber noch ergänzen, und zwar wollen wir ja auch das hinzubuchen eines Termines erlauben. Dazu ergänzen wir unsere Abfrage um die Prüfung welches der Minimale Wert ist, entweder die Freien Plätze in dem Raum zum gewählten Termin oder die die maximal möglichen Plätze.

Die Formel sieht also abgeändert so aus:

=WENNFEHLER(WENN((P4+1)<=MIN(SVERWEIS($E$6;tbl_raume;2;FALSCH);$M$10);P4+1;““);““)

Sonstige Felder für die Eingabemaske im Terminplaner

Jetzt fehlen nur noch ein paar Felder zur Ausgabe.

  • Die Freien Plätze im Raum zum gewählten Termin.

Dazu erstellen wir einen Text, den wir mit der Zelle, die den Raum enthält, verknüpfen. So erhalten wir einen geänderten Text. Zusätzlich noch eine Zelle die später die maximale Anzahl an Plätzen ausgibt.

  • Eine Zelle für die Ausgabe eines alternativen Raumes
  • Die Ausgabe des Texts ob der Termin möglich ist oder nicht
  • Die Anzeige eines alternativen Termins
  • Die Ausgabe eines Textes, dass die Teilnehmeranzahl die mögliche Kapazität überschreitet

Keine Sorge um die Formeln für die einzelnen Werte kümmern wir uns später. Bis dahin dienen uns die Zellen und Texte als Platzhalter.

Du kannst die Felder und Texte gleich deinen Wünschen nach formatieren und eventuell die Gitternetzlinien ausblenden.

Achte dabei aber auf eine durchgängige Formatierung aller Arbeitsblätter, dass sieht am Ende dann viel ansprechender aus.

Wenn dich das Thema Arbeitsblattgestaltung und Design interessiert, dann solltest du unbedingt den Artikel 16-Tipps für ein professionelles Excel Tabellen Design lesen, darin zeige ich dir 16 Wege, wie du deine Arbeitsblätter und deine gesamte Arbeitsmappe ansprechende gestaltest.

Eine Formel können wir allerdings gleich erstellen. Dabei handelt es sich um die Ausgabe ob die Teilnehmeranzahl die mögliche Kapazität überschreitet.

Und das ist die Formel dazu.

Die Formel überprüft, ob die Anzahl der eingetragenen Teilnehmer die Kapazitäten in dem Raum zum gewählten Termin übersteigt.

Mit den zuvor getroffenen Maßnahmen der Datenüberprüfung und der Formeln zur Ermittlung der maximalen Teilnehmeranzahl sollte das eigentlich nicht passieren.

Wenn der Benutzer aber den Raum wechselt, kann nicht verhindert werden, dass zu viele Teilnehmer einem Raum zugewiesen sind. Daher die Absicherung über diesen Hinweistext.

Schaltfläche zum Buchen des Termins in den Terminplaner einfügen

Als letzten Schritt fügst du nun noch eine Schaltfläche ein, über die der Benutzer am Ende dann den Termin buchen kann.

Dazu hast du zwei Möglichkeiten. Einerseits über die Entwicklertools indem du ein Formularsteuerelement einfügst oder indem du eine Form einfügst.

Beide Varianten bieten dir die Möglichkeit, ein Makro damit zu verknüpfen. Die Form hat allerdings mehr Formatierungsmöglichkeiten, daher habe ich mich dafür entschieden.

Wähle dazu Einfügen à Form und such dir eine beliebige aus.

Die kannst du dann deinen Wünschen entsprechend formatieren. Um die Erstellung und Verknüpfung des Makros kümmern wir uns später.

Die fertige Eingabemaske für den Terminplaner

Naja zumindest fast fertig. Natürlich fehlen noch die Formeln für die Hauptfunktionen und das Makro, trotzdem hat das Arbeitsblatt bereits einige großartige Funktionen.

Und so sieht die Eingabemaske jetzt aus, die kann sich doch sehen lassen, oder?

Jetzt haben wir schon ein ganzes Stück geschafft, wenn der Terminplaner bisher allerdings auch noch gar nichts macht oder sagen wir besser, mit ihm lassen sich noch keine Termine planen, trotzdem hat er ja schon einiges an Funktionalität zu bieten.

Folgendes fehlt allerdings noch:

  • Monatsblätter erstellen
  • Jahresblatt erstellen
  • Formelerstellung zur Überprüfung der Doppelbuchung
  • Formelerstellung zur Überprüfung der maximalen Teilnehmerzahl
  • Formelerstellung zum Eintrag der geblockten Termine
  • Formelerstellung zum Vorschlag des richtigen Raumes
  • Formelerstellung zum Vorschlag eines alternativ Termins in Kombination mit dem richtigen Raum
  • Makro erstellen zum Eintragen des Termins
  • Verknüpfung der Daten in die Monatsblätter
  • Erstellen der bedingten Formatierung in den Monatsblättern
  • Abschlussarbeiten

Wie das geht, erfährst du im nächsten Teil der Serie „So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel“.

Teil 2: So erstellst du dir einen Terminplaner in Excel Teil 2

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

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Doktor Excel

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Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

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