In deinem zukünftigen Arbeitsleben wirst du kaum den vollen Umfang von Excel benötigen. Oft reicht schon eine Hand voll Excel Befehle um die tägliche Arbeit zu beschleunigen und effektiver zu gestalten.

In diesem Artikel möchte ich dir 12 Excel Tricks an die Hand geben damit du Aufgaben schneller und effizienter abarbeiten kannst. Dadurch hast du mehr Zeit für wichtige Dinge und musst dich weniger mit Excel herum schlagen.

Also legen wir los. 

HINWEIS: Ich habe dir zu diesem Artikel eine Datei erstellt, damit du die einzelnen Excel Tricks nachvollziehen kannst. Lade sie dir am besten vorher hier herunter: Übungsdatei 12 Excel Tricks

Tastenkombinationen verwenden um Zeit zu sparen

Tastenkombinationen beschleunigen deine Arbeitsabläufe und vereinfachen die Bedienung enorm. Daher ist der erste der 12 Excel Tricks, das Verwenden von Tastenkombinationen.

In Excel gibt es hunderte Tastenkombinationen von denen die meisten so selten verwendet werden, dass du dir diese niemals merken musst. Es gibt aber sehr wohl eine Hand voll, die äußerst hilfreich sind. Das Schwierige ist nur heraus zu finden, welche das sind.

Daher habe ich dir hier meine Top 10 aufgelistet.

Solltest du trotzdem Lust auf Mehr haben, findest du in meinem mehr als ausführlichen Artikel über die Tastenkombinationen bestimmt was du suchst.

STRG+1 – Zellen formatieren

Wer kennt es nicht, du möchtest eine Zelle formatieren, klickst mit der rechten Maustaste auf die Zelle und dann, ja dann, sucht man erstmal gefühlt eine Ewigkeit nach diesem besch… Befehl Zellen formatieren“. Wenn ich für die Zeit in der ich nach diesem Befehl gesucht habe bezahlt worden wäre, wäre ich heute ein reicher Mann. Das passiert mir mit der Tastenkombination STRG+1 nie mehr. Denn mit dieser Tastenkombination kannst du das Dialogfeld sofort aufrufen.

ALT+F1 Diagramm einfügen

Um schnell einen Überblick über deine Daten zu erhalten, oder auf einfache Art und Weise ein Diagramm einzufügen, kann die Tastenkombination ALT+F1 genutzt werden.

STRG+SHIFT+L – Filter ein- oder ausschalten

Es ist sehr umständlich, bei einer schnellen Datenanalyse jedes Mal die Filter über das Menüband zu setzen und wieder zu deaktivieren, die Kombination aus STRG+SHIFT+L beschleunigt das enorm.

STRG+Pfeil Tasten – Im Arbeitsblatt navigieren

Kein nerviges Scrollen mehr, mit der Kombination aus STRG+PFEIL TASTEN springt man immer an das jeweilige Ende der Daten oder des Arbeitsblattes. In Verbindung mit der SHIFT Taste also STRG+SHIFT+PFEIL TASTEN wird der Bereich zusätzlich markiert.

F4 – Zellenreferenzen in einer Formel ändern

Es nervt mich in den Formeln andauernd das Einfügen dieser $-Zeichen, um aus einem relativen Bezug wie in dieser Formel =WENN(C10=C9;C8;C7) eine absoluten zu machen wie in dieser hier: =WENN($C$10=$C$9;$C$8;$C$7) oder umgekehrt. Dazu sind acht $-Zeichen notwendig, jedes Mal mit dem Cursor an die richtige Position zu springen und dann SHIFT+4 drücken nervt. Ich habe dafür nur eine Taste benötigt und zwar die Taste F4. Die ganze Formel wird markiert und danach die Taste F4 gedrückt und schon sind bei allen Referenzen die $-Zeichen ergänzt.

Das funktioniert auch mit einzelnen Referenzen, einfach den Cursor an eine Stelle in der Referenz stellen und F4 drücken. Außerdem ist es möglich, die Referenz beliebig zu ändern durch mehrmaliges drücken der Taste F4.

Ohne drücken: C9

Einmal drücken: $C$9

Zweimal drücken: C$9

Dreimal drücken: $C9

Viermal drücken: C9

F2 – Eine Zelle bearbeiten

Anstelle eines Doppelklicks in die Zelle, die man bearbeiten möchte, kann man auch einfach die Taste F2 drücken, dann springt man mit dem Cursor automatisch ans Ende des Textes oder der Eingabe.

STRG+T – Tabelle einfügen

Wenn man einmal die Vorzüge von Tabellen kennen gelernt hat, möchte man diese nicht mehr missen.

Du kannst einen Bereich zusammenhängender Zellen einfach mit der Kombination STRG+T in eine Tabelle umwandeln oder du markierst einen beliebigen Bereich. Das bietet dir unter anderem den Vorteil, die Daten beliebig zu erweitern oder zu verringern.

Dadurch werden Referenzen die sich auf diese Tabelle beziehen automatisch mit geändert. Weitere Infos und Vorteile von Tabellen findest du in diesem Artikel.

STRG+S – Speichern

Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres als eine Datei an der du lange gearbeitet hast, durch einen Systemfehler zu verlieren, weil du vergessen hast, zu speichern.

Damit du das Speichern unkompliziert durchführen kann drück einfach STRG+S.

Shift+F2 Kommentar einfügen und bearbeiten

Mit dieser Tastenkombination kannst du Kommentare schnell einfügen oder bearbeiten ohne den Umweg über das Kontextmenü.

Alt+= Summe einfügen

Mit ALT+= (ALT+SHIFT+0) kannst du den Befehl AutoSumme auslösen und so, schnell eine Summe zu deinen Daten hinzufügen.

Allein durch das lernen und Verwenden dieser 10 Tastenkombinationen konnte ich meine Arbeitstempo bestimmt um 10% erhöhen. Ich bin sicher, das gelingt auch dir.

Formeleingabe vereinfachen

Wenn du Formeln eingibst geht es dir wahrscheinlich ähnlich wie mir früher. Es ist umständlich immer die gesamte Formel einzugeben besonders bei langen Formeln wie VERKETTEN oder SUMMEWENN.

Dir ist aber bestimmt aufgefallen, dass wenn du eine Formel beginnst einzugeben eine Liste aller Formeln erscheint, die mit den Buchstaben deiner Eingabe beginnen. Mit den PFEIL-TASTEN kannst du durch diese Liste navigieren. Nun kommt aber der eigentliche Trick, du kannst mit der Taste TABULATOR deine Auswahl übernehmen.

Im ersten Bild siehst du die Liste die ich angesprochen habe und im zweiten Bild siehst du was passiert nachdem ich TAB gedrückt habe.

Dateneingabe beschleunigen

Du wirst oft den Fall haben dass du Listen per Hand befüllen musst. Dabei ist es nervig, nach Eingabe in einer Zelle nach drücken der ENTERTaste mit der Maus die nächste Zelle rechts zu wählen.

Dass muss aber nicht sein.

Wenn du Zellen von links nach rechts befüllst und schnell in die nächste Zelle wechseln möchtest, gibt es zwei Möglichkeiten.

Erstens: In den Optionen kannst du die Richtung ändern in die die aktive Zelle springt nachdem du Enter drückst. Du kannst dies unter  Optionen–>Erweitert–>Bearbeitungsoptionen–>Markierung nach drücken der Eingabetaste verschieben einstellen. In folgendem Bild wird es besser ersichtlich. Dazu wählst du nun in dem Dropdown „Richtung“ anstelle von „Unten„, den Wert „Rechts„.

Zweitens: Du kannst einfach nach Eingabe deiner Daten die TABULATOR-Taste betätigen und du springst mit der Markierung nach rechts. Das kannst du so lange wiederholen, bis du ans Ende deiner Tabelle oder Liste angekommen bist. Jetzt kommt der eigentliche Trick, nachdem du die letzte Zelle deiner Liste in einer Zeile befüllt hast, drücke die ENTER-Taste, dann springst du eine Zeile runter und gelichzeitig an den linken Rand deiner Tabelle, also genau eine Zelle unter der ersten, die du befüllt hast.

Das spart dir das leidige Maus Geklicke.

Wenn wir schon beim Klicken sind, klick doch auf diesen Link, um zu sehen, welche Einstellungen in den Excel Optionen du unbedingt treffen solltest.

Geballtes Wissen an einem Ort

In meinem Blog findest du viele hilfreiche Artikel, die dir dabei helfen, dein Wissen aufs nächste Level zu heben. Ganz egal ob du nur nach einem einmaligen Problemlöser suchst oder ob du dauerhaft profitieren möchtest. In meinem Blog wirst du fündig.

Geballtes Wissen in einem Buch

Mit diesen hilfreichen Tipps kannst du in nur 17 Minuten, 90% der anderen Excel Nutzer übertrumpfen.

Gruppierte Arbeitsblätter verwenden

Früher oder später kommst du an den Punkt, wo du mehrere Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe haben wirst. Beispielsweise ein Arbeitsblatt je Monat eines Jahres oder je Kalenderwoche.

Du wirst auch an den Punkt kommen wo du alle diese Arbeitsblätter erstellt hast und feststellst „verdammt, ich habe eine Zelle falsch formatiert“. Was nun? Dir bleibt nichts anderes übrig als jedes Arbeitsblatt einzeln zu bearbeiten oder? Naja das wäre kein Artikel über Excel Tricks wenn dem so wäre. Hier kommt nun der Trick.

Markiere alle Arbeitsblätter die du bearbeiten möchtest. (Solltest du nicht wissen, wie das funktioniert, dann kann dir dieser Artikel helfen)

Im nächsten Schritt führst du deine gewünschten Befehle oder Eingaben aus. Und et voilà! die Änderung wurde in allen Arbeitsblättern übernommen. Das funktioniert für Formatierungen, Zelleninhalten, Formeln usw.

So einfach lassen sich hunderte von Arbeitsblättern auf einmal ändern oder erstellen.

TIPP: Probiere es selbst aus, lade dir dazu die Lerndatei herunter: Übungsdatei 12 Excel Tricks

Formeln in Werte umwandeln

Es gibt Situationen, wo Berechnungen in Arbeitsblättern nicht brauchbar sind oder wo Sie auf Grund fehlender Zellbezüge nach dem kopieren nicht verwendet werden können.

Da kann es sehr hilfreich sein, wenn du deine berechneten Werte in fixe umwandeln kannst. Folgendermaßen lässt sich das umsetzen.

Markiere den Bereich der zukünftig nur feste Werte enthalten soll. Drücke die Tastenkombination STRG+C um deine Daten zu kopieren. Gleich im Anschluss, ohne den markierten Bereich zu wechseln drückst du die Kombination STRG+V jetzt hast du die Formeln wieder genauso eingefügt, wie du diese kopiert hast. Also drückst du gleich im Anschluss an die Kombination STRG+V die Tasten STRG und dann W. Mit der Taste STRG nach dem Einfügen öffnen sich die Einfüge Optionen und die Taste W ist die Kurztaste für das Einfügen nur von Werten.

Im nachfolgenden Bild habe ich versucht es dir nochmal anschaulich zu machen. Achte auf die Werte in der Bearbeitungsleiste.

HINWEIS: Lade dir dazu am besten die Datei mit den Beispielen herunter: Übungsdatei 12 Excel Tricks

Diagramme schneller formatieren

Wenn du einzelne Diagrammbestandteile nachträglich formatieren möchtest, so ist es zumindest für mich schwierig die richtigen Elemente auszuwählen. Besonders wenn man mehrere Datenreihen eng neben einander liegend im Diagramm hat.

Einfacher ist es, du machst einen Doppelklick auf ein beliebiges Element des Diagrammes, dann öffnet sich das Fenster Diagrammbereich formatieren nun lassen sich die einzelnen Diagrammelemente einfach über das Dropdown Menü auswählen.

Autosumme einfügen

Wie oft ich schon einfache Summen in Excel berechnet habe kann ich gar nicht mehr sagen. Und wie viel Zeit ich vergeudet habe beim andauernden eintippen von =SUMME(…). Dabei wäre es so einfach gewesen.

Markiere eine Zelle am Ende einer Liste von Werten die du summieren möchtest, das kann unter den Werten sein oder rechts davon. Und dann drücke einfach ALT+SHIFT+0 und anschließend ENTER, schon hast du eine Summe der Werte erstellt.

Blitzvorschau spart Stunden

Wir nehmen an, du hast eine Liste mit gleich strukturierten Werten also Beispielsweise Namen und Adressen oder Namen und Alter oder Telefonnummern und E-Mail Adressen in einer Zelle. Die Kombinationen stehen aber untereinander.

Du tippst die erste Zeile nun einfach manuell ein. Dann markierst du die zweite Spalte und drückst STRG+E und siehe da die Daten in den weiteren Zeilen werden automatisch befüllt, das wiederholst du mit jeder weiteren Spalte.

Hier wieder Bilder um es zu veranschaulichen.

TIPP: Auch hierzu findest du in den Downloads Übungen: Übungsdatei 12 Excel Tricks

Texte schnell und einfach aufteilen

Wenn die Daten aus einer CSV- oder TXT-Datei stammen, sind diese meist durch ein Komma getrennt. Blitzvorschau ist sehr nützlich aber ab einer gewissen Länge der Daten einfach zu langsam und umständlich. Daher gibt es eine weitere Möglichkeit, Daten einfach von Zellen in Spalten aufzuteilen.

Markiere dazu die Daten die du aufteilen möchtest, gehe auf Daten–>Text in Spalten anschließend erscheint folgendes Dialogfeld:

Hier wählst du „Getrennt“ und klickst auf „Weiter“.

Nun aktivierst du je nachdem welche Trennzeichen deine Daten enthalten das entsprechende Kontrollkästchen, in unserem Fall „Komma“ und klickst wieder „Weiter“.

Im letzten Fenster kannst du nun einerseits den Zielbereich wählen also wohin du die Daten aufteilen möchtest, in unserem Fall B4. Und außerdem kannst du für jede Spalte noch ein Format definieren, so wie ich das für die letzte Spalte gemacht habe nämlich das Format Datum.

Abschließend klickst du auf Fertig stellen“ und die Daten sind aufgeteilt.

Sollte das Thema Excel und Texte interessant für dich sein dann findest du hier Antworten.

Zellen schnell und einfach auswählen

Willst du schnell und einfach eine Zeile oder eine Spalte auswählen, dann helfen dir folgende Tastenkombinationen weiter:

Mit der Kombination STRG+LEERTASTE markierst du die gesamte Spalte.

Mit der Kombination SHIFT+LEERTASTE markierst du die gesamte Zeile.

ACHTUNG: Wenn du dich außerhalb einer festgelegten Tabelle befindest, markierst du immer eine Spalte oder Zeile des gesamten Arbeitsblattes.

Schnelle Auswertung mit der Statusleiste ausführen

Wenn du einfach und schnell Berechnungen ausführen willst, du aber keine extrigen Formeln dafür verwenden möchtest oder es nicht sinnvoll ist, gibt es eine schnelle Alternative.

Markiere einfach die einzelnen Zellen die du auswerten möchtest. In der Statusleiste siehst du dann Daten wie „Summe“ oder „Mittelwert“ der gewählten Daten. Das funktioniert mit zusammenhängenden wie auch vereinzelten Daten.

Du kannst dir in der Statusleiste zusätzliche Daten anzeigen lassen, wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

TIPP: Hier wieder die Übungsdatei in der du die Funktionen überprüfen kannst.

Nutze die Wenn Funktion

Eine der einfachsten und hilfreichsten Funktionen überhaupt. Damit lassen sich einfach und schnell Daten analysieren und abhängig von Bedingungen berechnen.

Nimm dir die Zeit dich mit dieser Funktion gründlich auseinander zu setzen.

Mit der WENN Funktion kann man schnell und einfach prüfen ob eine Bedingung erfüllt ist, egal wie diese aussieht, und definieren, was passieren soll wenn die Funktion erfüllt ist oder nicht.

Ein paar Beispiele für den Einsatz einer Wenn Funktion findest du in der Übungsdatei.

Ich möchte dir die Funktion anhand von folgendem Beispiel erklären. Dabei gehe ich aber nicht zu genau auf die Bestandteil und Funktionen ein, das mache ich in einem separaten Artikel.

Gegeben ist ein Budget und wir sollen ermitteln, welches Budget überschritten ist und welches im Plan ist, welcher Auftrag abgeschlossen ist und wenn das Budget überschritten ist um wie viel. Das sind unsere Ausgangsdaten:

Excel Tricks Aufbau der Wenn Funkion

Die Funktion WENN ist folgendermaßen aufgebaut =WENN(Prüfung, [Dann_Wert], [Sonst_Wert])

Hinter dem Argument Prüfung versteckt sich genau das was es aussagt, in diesem Argument prüft die Funktion deine Bedingungen also ob beispielsweise ein Wert einem anderen Entspricht oder ein Wert größer ist als ein anderer.

[Dann_Wert] gibt an, was die Funktion ausgibt, wenn die Bedingung oder Prüfung erfüllt ist.

[Sonst_Wert] wird ausgegeben, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Kurz gesagt: WENN die Bedingung erfüllt ist Dann_Wert, ansonsten wenn die Bedingung nicht erfüllt ist Sonst_Wert

Das war eine kurze Erklärung wie die Funktion arbeitet, das können wir uns nun zu Nutzen machen egal für welche Anforderung. Also wenden wir dieses Wissen nun auf unsere Daten an.

Mit den Spalten „Status“, „Abgeschlossen“ und „Budget überschritten um“ wollen wir unsere Daten auswerten.

Wir starten mit der Spalte „Status“ in der wir auswerten wollen, ob das Budget überschritten ist oder nicht.

Das können wir folgendermaßen bewerkstelligen:

Wenn das tatsächliche Budget größer ist als das geplante Budget, dann soll „Budget überschritten“ ausgegeben werden wenn das tatsächliche Budget nicht überschritten ist, dann soll „Im Budget“ ausgegeben werden.

Excel Tricks Aufbau der Wenn Funkion

Siehe da, wir bekommen in Textform ausgegeben, welches Budget überschritten ist und welches nicht.

Das machen wir nun auch mit den Spalten „Abgeschlossen“

und „Budget überschritten um“

So können wir ohne viel Aufwand die Daten einfach und schnell auswerten.

Das war jetzt nur ein einfaches Beispiel wofür du die WENN Funktionen verwenden kannst, und soll dir nur zeigen, welches Potential in ihr steckt. Die WENNFunktion kannst dann noch mit anderen Funktionen kombinieren und mehrere WENNFunktionen ineinander verschachteln, usw.

Wie ich zu Beginn bereits geschrieben habe, ist die WENNFunktion eine-, wenn nicht die nützlichste für mich und sollte von jedem der ernsthaft mit Excel arbeiten möchte beherrscht werden. Daran hat sich auch nach Jahren der Excel Nutzung nichts geändert.

Hast du mit Funktionen und Formeln bisher noch kaum Erfahrung gemacht und brauchst Hilfe beim Einstieg? Dann schau einfach in meinen Artikel zum Formeleinstieg und lerne es. Oder kontaktiere mich doch direkt bei bestimmten Fragen.

Fazit

Ich bin überzeugt, dass du mit diesen 12 Excel Tricks 90% der anderen Excel Nutzer weit voraus bist und dir enorm viel Zeit sparen kannst. Das Beste und Wichtigste dabei ist wie immer, dass du dadurch ein kleines Stück mehr Freiheit gewinnst und deine Zeit in für dich wichtige Themen investieren kannst.

Ich verschicke hin und wieder nützliche Tipps und Tricks rund um Excel die zu kurz für einen eigenen Artikel sind per E-Mail. Wenn du diese auch erhalten möchtest, dann trag dich doch in meinen kostenlosen Newsletter ein. Du kannst dich hier eintragen.

Als kleines Dankeschön erhältst du ein eBook mit 17 nützlichen Tipps mit denen du in kurzer Zeit dein Excel Können auf das nächsten Level bringst.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Schreib mir doch in die Kommentare ob du einen dieser Tricks bereits kanntest und auch nutzt.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

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