Mit den Excel Optionen holst du das Letzte aus Excel raus

In dem Umfang wie Excel bei dir zu Hause ankommt, sind die Einstellungen in den Excel Optionen so getroffen, dass diese für möglichst viele Benutzer passen. Das muss aber nicht immer auf dich im speziellen zutreffen.

In diesem Artikel erkläre ich dir, welche Änderungen du in den Excel Optionen vornehmen kannst und welche Einstellungen am sinnvollsten sind, um deine Arbeit möglichst effektiv zu gestalten.

Wo finde ich die Excel Optionen

Zu den Optionen gelangst du am schnellsten, über die Backstage-Ansicht. Dazu klickst du einfach auf Datei und wählst anschließend ganz unten den Punkt Optionen.

TIPP: Die Excel Optionen kannst du auch mit dem Tastenkürzel ALT+D+O öffnen.

Gliederung der Excel Optionen

Die Optionen sind in folgende Bereiche unterteilt:

• Allgemein
  • Allgemeine Einstellungen zum Aussehen von Excel und zum Start einer neuen Arbeitsmappe.
• Formeln
  • Ändern von Optionen, die sich auf Formelberechnung oder Fehlerbehebung beziehen.
• Dokumentenprüfung
  • Hier kannst du beeinflussen, wie Excel Texte korrigiert und Formatiert.
• Speichern
  • Anpassen wie die Arbeitsmappe gespeichert wird.
• Sprache
  • Einstellung zur Sprache in Excel.
• Erweitert
  • Ein Bündel verschiedener Erweiterter Excel Optionen
• Menüband anpassen
  • Hier kannst du das Menüband und einzelne Gruppen im Menüband anpassen.
• Symbolleiste für den Schnellzugriff
  • Befehle zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen oder entfernen.
• Add-Ins
  • Verwaltung von Add-Ins.
• Trust Center
  • Einstellungen zur Sicherheit und Datenschutz.

Excel Optionen/ Formeln

Regeln für die Fehlerüberprüfung

Hier kannst du einstellen, welche Fehlerarten einen Fehler-Indikator erhalten sollen und welche nicht.

Excel Optionen/ Dokumentenprüfung

AutoKorrektur-Optionen

Du kannst einstellen, welche Wörter bei der Eingabe wie verändert werden. Beispielsweise dass Sätze immer mit Großbuchstaben beginnen oder bestimmte Wörter bei der Eingabe automatisch korrigiert werden. Außerdem hast du noch die Möglichkeit, einzustellen dass bei der Eingabe von Pfad oder URL Bezeichnungen automatisch eine Verlinkung erstellt wird.

Bei der Rechtschreibkorrektur in Microsoft Office-Programmen

Einstellen der Wörterbuchsprache und des zu Grunde liegenden Wörterbuches. Es können neue Wörter definiert werden oder bestehende geändert und gelöscht.

Excel Optionen/ Speichern

Arbeitsmappe speichern

Einstellen des Standardformates in dem die Arbeitsmappe gespeichert wird und den Standard Speicherort.

AutoWiederherstellen-Ausnahmen für:

Arbeitsmappen von der Auto-Wiederherstellung ausschließen. Genauere Infos zur Auto-Wiederherstellung findest du hier.

Offlinebearbeitungsoptionen für Dateien auf dem Dokumentverwaltungsserver

Gib an, welchen Speicherort du für ausgecheckte Dateien verwenden möchtest.

Grafische Darstellung der Arbeitsmappe beibehalten

Hier kannst du definieren, ob du die Farbpalette beibehalten willst oder welche Farbe du alternativ verwenden möchtest.

Excel Optionen/ Erweitert

Sinnvolle Einstellungen in den Excel Optionen

Hier möchte ich dir nun die wichtigsten und sinnvollsten Einstellungen in den Excel Optionen näher bringen. Der Vorteil ist, einmal eingestellt bleiben diese auch nach einem Neustart erhalten.

Was genau für dich die besten Einstellungen sind, kannst am Ende aber nur du feststellen. Ich kann hier nur von mir sprechen und diese Einstellungen sind für mich optimiert. Vielleicht passen einige davon aber auch für dich.

Standard Schriftart und Größe wählen

Excel Optionen–>Allgemein–>Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen:

Standardmäßig ist Calibri Größe 11 eingestellt. Solltest du eine andere Bevorzugen, oder dein Unternehmen eine andere fordern, kannst du das hier einmalig einstellen und musst es nicht in jeder Arbeitsmappe ändern.

Anzahl der neu erstellten Arbeitsblätter ändern

Excel Optionen–>AllgemeinàBeim Erstellen neuer Arbeitsmappen–>So viele Arbeitsblätter einfügen: Hier bestimmst du, wie viele Arbeitsblätter beim Erstellen einer neuen Arbeitsmappe eingefügt werden. Ich habe hier den Wert auf 1 herab gesetzt, da ich in 75% aller Fälle mit einem Arbeitsblatt auskomme. Das spart mir die Arbeit, leere Arbeitsblätter zu durchsuchen ob nicht doch Daten vorhanden sind. Die Arbeitsmappe wird dadurch viel übersichtlicher.

Dezimalkomma automatisch einfügen

In manchen Fällen ist es sinnvoll, das Dezimaltrennzeichen in Excel automatisch einzufügen. In folgenden Einstellungen kannst du die Stelle des Trennzeichens bestimmen. Excel Optionen–>Erweitert–>Bearbeitungsoptionen–>Dezimalkomma automatisch einfügen. Wenn du nun die Zahlen 23544 tippst, wird automatisch 235,44 eingegeben. Du sparst dir so die Eingabe des Kommas.

Kommentare immer anzeigen für eine bessere Übersicht

Die kleinen Hinweis-Dreiecke die bei Kommentaren angezeigt werden kann man leicht übersehen. Daher kannst du dir Kommentare dauerhaft anzeigen lassen, falls du das möchtest. Excel Optionen–>Erweitert–>Anzeige–>Für Zellen mit Kommentaren folgendes anzeigen–>Kommentare und Indikatoren

Nullen in einem Arbeitsblatt ausblenden

Mit dieser Einstellung kannst du alle Null-Werte (Zellen mit dem Inhalt 0) auf einmal ausblenden. Excel Optionen–>Erweitert–>Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen–>In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen

Bestimmte Arbeitsmappe bei jedem Start von Excel öffnen

Hast du die immer gleiche Arbeitsmappe von der aus du deine tägliche Arbeit startest, oder beginnst immer mit der gleichen Vorlage, so kannst du diese beim Start von Excel automatisch öffnen lassen.

Das funktioniert ganz einfach, indem du den Pfad dieser Arbeitsmappe in folgendem Feld einträgst. Excel Optionen–>Erweitert–>Allgemein–>Beim Start alle Dateien öffnen in 

ACHTUNG: Wählst du einen Ordner mit mehreren Arbeitsmappen darin, werden alle geöffnet.

Anstelle der berechneten Werte, Formeln in Zellen anzeigen

Wenn du anstelle der Ergebnisse die Formeln welche zu diesen geführt haben anzeigen lassen möchtest, dann folge diesen Schritten: Excel Optionen–>Erweitert–>Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen–>Anstelle der berechneten Werte Formeln in Zellen anzeigen

Das kann hilfreich sein, wenn du ein Arbeitsblatt druckst und dort die Berechnungsschritte nachvollziehen möchtest.

Automatische Berechnung deaktivieren

Arbeitest du mit sehr großen Datenmengen, kann es vorteilhaft sein, die automatische Berechnung von Excel auszustellen.

Die Berechnung wird nämlich bei jeder Änderung in einer Zelle durchgeführt. Hier kannst du die Einstellungen ändern: Excel Optionen–>Formeln–>Berechnungsoptionen–>Arbeitsmappen Berechnung

Außerdem lassen sich die Berechnungen auch im Menüband deaktivieren. Unter Regiser Formeln –> Berechnungen –> Berechnugsoptionen –> Manuell

Mit der Taste F9 kannst du jederzeit die Berechnung erzwingen.

Fazit

Es ist sinnvoll dass du dich einmal mit den Optionen auseinander setzt um diese auf deine Anforderungen anzupassen. Der große Vorteil liegt darin, dass man diese Einstellungen nur einmal ändern muss, danach bleiben diese auch beim Neustart von Excel erhalten.

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Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Welche Optionen wirst du zukünftig als deinen Standard einstellen? Teil es mir in den Kommentaren mit.