Dieser Funktionsumfang ist echt verblüffend.

Manchmal kann ich selber kaum glauben, was Excel alles leisten kann. Da bleiben keine Wünsche offen.

Aber lies am besten selbst mit welchen Funktionen du deine Kollegen alt aussehen lassen kannst.

Bei manchen Problemen die du mit Excel lösen möchtest wirst du dir die Frage stellen, welchen Lösungsweg du als Anfänger wählen sollst. Das Problem liegt aber darin, dass die meisten Anwender und da nehme ich mich nicht aus, den kompletten Funktionsumfang von Excel gar nicht kennen.

Das musst du auch nicht, du solltest aber zumindest wissen, wo du Informationen zu möglichen Funktionen findest. Diese Fundgrube soll dir dieser Artikel zur Verfügung stellen.

Meist ist es doch so, du bearbeitest eine Tabelle die voll mit Daten ist und kommst irgendwann an den Punkt, an dem du beispielsweise alle gleichen Texte hervorheben musst oder Texte auftrennen sollst.

Das ist echt mühsam, du musst alles durchlesen und dann die Daten umständlich markieren oder in jede Zelle einsteigen und einen Teil des Textes ausschneiden und in einer neuen Zelle wieder einfügen. Das kann bei tausend und mehr Zellen schon mal einige Stunden in Anspruch nehmen.

Aber muss das wirklich so sein?

Ganz klar Nein. Dafür gibt es Funktionen und Befehle, die einem die Arbeit abnehmen. Das musst du aber erstmal wissen. Und deshalb schreibe ich für dich diesen Artikel. Damit du einen Überblick bekommst, was mit Excel alles möglich ist, den ganzen Funktionsumfang überblicken, und du gezielt die richtigen „Werkzeuge“ einsetzen kannst.

In meinem vorherigen Artikel, den du hier findest habe ich dir bereits eine allgemeine Erklärung gegeben, was Excel eigentlich ist.

Nachfolgend findest du eine Übersicht der Excel Anwendungen die du benötigst.

Da es den Rahmen sprengen würde, jede einzelne Anwendung hier zu erklären, und das auch gar nicht der Sinn dieses Artikels ist, habe ich dir je Anwendung einen weiterführenden Link erstellt indem du nähere Informationen findest.

Ich habe den kompletten Funktionsumfang in drei Kategorien unterteilt um die Übersicht zu bewahren. Die Einteilung erfolgte dabei nach Schwierigkeitsgrad der Anwendung.

Anwendungen für Jedermann

Beginnen wir mit den Essentiellen Anwendungen, den Basis Funktionsumfang sozusagen, dieser ist in jedem Arbeitsblatt wichtig und schnell zu erlernen.

Daten optisch formatieren

Egal ob einzelne Buchstaben oder ganze Arbeitsblätter. Excel bietet dir die Möglichkeit Daten nach deinen Vorlieben hervor zu heben. Egal ob durch verschiedenste Zahlenformate wie Buchhaltung oder Prozentdarstellung, durch färben von Texten und Zellen oder durch Symbole, deinen Wünschen sind keine Grenzen gesetzt.

Außerdem können bestehende Formatierungen übertragen werden und Formate können von Bedingungen abhängig gemacht werden, die erst eintreten müssen, bevor eine Formatierung stattfindet.

Zellenbezüge nutzen

Wie bereits erwähnt, sind Zellbezüge essentieller Bestandteil von Excel. Sie sind deshalb so wichtig, weil du damit auf bereits vorhandene Werte referenzieren kannst, das bedeutet, hast du einen Wert in mehreren Formeln in Verwendung, so müsstest du jede Formel einzeln anpassen, wenn sich der Wert ändert.

Referenzierst du in deiner Formel aber auf diesen Wert mittels Zellbezug, so musst du diesen Wert nur einmal ändern und er wird in allen Formeln automatisch übernommen.

Du kannst zwischen Relativen- und Absoluten Zellbezügen unterscheiden. Der Bezug kann dabei in ein anderes Arbeitsblatt oder sogar in eine andere Datei verlinken.

Excel kann somit Werte berechnen, die auf Inhalte anderer Zellen basieren.

Sortier-, Gruppier-, und Filterfunktionen einsetzen

Die Datenverarbeitung in Excel kann so einiges Leisten. Dazu zählen unter anderem auch Funktionen, die Daten Sortieren, Filtern oder Gruppieren.

Noch bevor du mittels Formeln Daten beinahe automatisiert ordnen kannst, lassen sich Tabellen mit der Sortierfunktion in die entsprechende Reihenfolge bringen.

Es ist egal, ob du Werte der Größe nach sortieren willst oder Zahlen die mit einer bestimmten Farbe hinterlegt sind ausschließen möchtest, Excel kann fast alles.

Außerdem ist es möglich, Daten zu gruppieren um eine bessere Übersicht über große Datenmengen zu erhalten.

Diagramme runden den Funktionsumfang ab

Um die vorhandenen Daten nun entsprechend zu visualisieren und anschaulich aufzubereiten empfehle ich dir Diagramme zu verwenden. Durch nichts ist es dir so leicht möglich Trends oder Verhältnisse darzustellen wie mit Diagrammen.

In eine große Menge unübersichtlicher Daten bringt ein Diagramm Klarheit. Du kannst Liniendiagramme nutzen, um den Trend von Ausgaben und Einnahmen gegenüber zustellen oder Kuchendiagramme um den Anteil an Kundengruppen zu visualisieren.

Insgesamt kannst du in Excel neun verschiedene Diagrammtypen nutzen. Mit unterschiedlichen Formatierungen jedes einzelnen eröffnen sich dir unendlich viele Möglichkeiten.

Wenn du mehr über Diagramme und deren professionellen Einsatz erfahren möchtest, dann schau dir gerne diesen Artikel an: 

Mit diesen 15 Punkten erstellst du professionelle Diagramme in Excel

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Dateneingabe einfach machen

Die Dateneingabe in Excel gestaltet sich sehr einfach, nämlich genau so, wie du es möchtest.

Egal ob du Daten kopierst, automatisiert einliest, mit einer Formel aus einem anderen Tabellenblatt holst oder einfach nur über die Tastatur eingibst, es bleibt dir überlassen.

Mit Hilfe der Blitzvorschau kannst du begonnene Datenreihen automatisiert fortsetzen lassen oder Texte einfach und schnell auftrennen. Dir stehen dabei jede Menge unterschiedlicher Schriftarten und Sonderzeichen zur Verfügung. Somit sollten keine Wünsche offen bleiben.

Schnellanalyse ermöglicht schnelleres Arbeiten

Mit Hilfe der Schnellanalyse kannst du auch ohne Große Vorkenntnisse von Formeln oder Diagrammen Daten bearbeiten. So lassen sich Beispielsweise Gesamtsummen bilden ohne eine Formel eingeben zu müssen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Schnellanalyse direkt neben den markierten Daten erscheint und nur die Befehle enthält, welche auf die vorliegenden Daten auch angewendet werden können.

Das bedeutet du sparst dir die Zeit um nach den Befehlen zu suchen und hast nur die relevanten zur Verfügung.

Benutzeroberfläche personalisieren

Nicht jeder Benutzer wird alle Funktionen von Excel regelmäßig nutzen. Das betrifft mich genauso wie auch dich.

Daher ist es sinnvoll, die am häufigsten genutzten Befehle übersichtlich an einem Ort in der Benutzeroberfläche anzuordnen. Excel bietet dir dazu die Möglichkeit einzelne Ansichten zu erstellen.

Du kannst sowohl bereits im Menüband vorhandene Befehle als auch noch nicht vorhandene Befehle zu einem separaten Menüband anordnen.

Du wirst dich jetzt bestimmt fragen, was sind denn die häufigsten Befehle. Die für die breite Masse findest du bereits im Standard Menüband, die werden auch für eine längere Zeit ausreichen. Welche du persönlich am häufigsten benötigst, wirst du nur herausfinden indem du Excel über einen längeren Zeitraum aktiv nutzt.

Ansichten ändern

Zur besseren Verwendung kannst du die bekannte Arbeitsblatt Ansicht deinen Wünschen anpassen. Du hast die Möglichkeit zwischen vor eingestellten Ansichten zu wechseln.

Darüber hinaus kannst du dir noch deine eigenen Ansichten erstellen. Neben den Änderungen der gesamten Ansicht kannst du zusätzlich noch die einzelnen Bereiche fixieren, so hast du deine Daten noch besser im Blick.

Tabellen verwenden eine Dreh und angelpunkt im Funktionsumfang

Du denkst dir bestimmt in einem Tabellenkalkulationsprogramm nutze du ohnehin Tabellen.

Naja das ist nicht falsch allerdings kannst du in jedem Tabellenblatt einzelne Bereiche nochmal als eine Tabelle definieren. Eine Tabelle in der Tabelle sozusagen. Dabei kann jeder beliebige Bereich in eine Tabelle umgewandelt werden.

Mit Hilfe von Tabellen kannst du eine Gruppe zusammengehöriger Daten unabhängig von den anderen Zeilen und Spalten in deiner Arbeitsmappe analysieren und ganz einfach verwalten. Zusätzlich ist es möglich, zu Tabellen zu „springen“ wenn du diese direkt auswählst.

Einige weitere Vorteile von Tabellen sind, einfaches Sortieren und Filtern von Daten, einfache Dateneingabe, Summen lassen sich schnell und einfach über die Ergebniszeile ermitteln, die Kopfzeile der Tabelle bleibt dauerhaft beim Scrollen sichtbar, automatisches Vervollständigen von Formeln und automatisches Anpassen von Diagrammen um nur ein paar zu nennen.

Wenn du Interesse daran hast, den enormen Vorteil von Excel Tabellen auch für dich zu nutzen, dann solltest du diesen Artikel keinesfalls verpassen: Alle Vorteile einer Excel Tabelle und warum du sie einsetzen solltest

Suchen von Daten erleichtern

Bist du im späteren Verlauf deiner Excel-Karriere mit größeren Tabellen konfrontiert oder überarbeitest Tabellenblätter, die ein anderer erstellt hat, so wirst du nach bestimmten Daten suchen müssen.

Damit du nicht jede Zelle „von Hand“ überprüfen musst, bietet dir die Suchfunktion Unterstützung an. Deiner Fantasie sind dabei kaum Grenzen gesetzt.

Ganz gleich, ob du nun nach einzelnen Zahlen oder Textbausteinen, nach Formeln oder nach allen in einer Farbe gekennzeichneten Zellen suchst, hier wirst du bestimmt fündig.

Tabellenblätter richtig ausdrucken

Als letzte wichtige Anwendung im Funktionsumfang möchte ich das Ausdrucken des Arbeitsblattes anführen, trotz der Digitalen Zeit in der wir leben, hat der Ausdruck doch noch hin und wieder seine Bedeutung.

Es ist dir möglich die gleichen Druckparameter wie in anderen Office Programmen zu verwenden. Du kannst bestimmte Zeilen auf jeder Seite wiederholen lassen beispielsweise Kopfzeilen, kannst dich entscheiden ob du nur einen bestimmten Bereich drucken möchtest oder die gesamte Arbeitsmappe und noch viele weitere Einstellungen treffen.

Wenn du diese elf Teile des Excel Funktionsumfanges beherrschst, hast du bereits ein gutes Fundament mit dem du arbeiten kannst.

Weiter geht es mit den etwas anspruchsvolleren Anwendungen.

Nicht ganz einfach anzuwenden und schon etwas seltener in Gebrauch. Aber keineswegs unwichtiger. Solltest du an anspruchsvolleren Tabellenblättern arbeiten, werden dir diese Anwendungen sehr häufig unterkommen.

Die etwas anspruchsvolleren Anwendungen im Funktionsumfang

Formeln erleichtern das Arbeiten

Ein Riesiger Bereich. Angefangen bei einfachen Summenformeln bis hin zu komplexen verketteten Formelfolgen, lassen sich mit Excel-Formeln nahezu alle Fragestellungen lösen.

Excel beinhaltet eine eigene Formelbibliothek die dir bei der richtigen Formelauswahl hilft.

Dir stehen Formeln zur Verfügung, mit denen du Datumswerte berechnen und Texte verketten kannst bis hin zu Formeln die abhängig von einem Wert, Summen oder Mittelwerte berechnen. Außerdem können Formeln in der Zellenformatierung eingesetzt werden, um Zellen nur dann zu formatieren, wenn bestimmte Vorbedingungen erfüllt sind.

Und das ist erst die Spitze des Formel-Eisberges. Ich habe für die wichtigsten Formeln einzelne Artikel geschrieben, die du hier findest.

Pivot Tabellen

Die Tabellen Königsklasse. Der Hauptvorteil für dich liegt ganz klar im der Zeitersparnis.

Mit einer Pivot Tabelle kannst du große Datenmengen analysieren ohne komplexe Formelanwendungen.

Du kannst auch komplexe Datenmengen einfach Darstellen. Zusätzlich hast du noch die Flexibilität, die vorhandenen Daten auf unterschiedlichste Weise auszuwerten oder anzuzeigen, ohne eine Änderung oder Ergänzung der Ausgangsdaten durchzuführen.

Dieser Umfang und die Flexibilität machen die Pivot Tabelle zu einem äußerst hilfreichen Tool, das jeder Fortgeschrittene User beherrschen sollte.

Add-Inns einsetzen

Durch Erweiterungen so genannten Add-Inn´s kannst du noch mehr aus Excel herausholen. Du kannst dich dazu hier informieren und hier findest du das Downloadcenter von Microsoft.

Gemeinsames arbeiten ein weiterer Baustein im Funktionsumfang

Wenn du an Dateien arbeitest, die du im Team erstellst, kann es von Vorteil sein, dass du die Datei mit mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitest.

Hierzu ist es dir möglich die Datei frei zu geben. Ab Office 365 kannst du mit der Funktion „gemeinsame Erstellung“ mit deinen Kollegen zeitgleich in einer Datei arbeiten und die Änderungen eines Einzelnen werden den anderen unverzüglich angezeigt.

Seine Arbeit schützen

Wenn wir schon beim Thema gemeinsames arbeiten sind sprechen wir auch gleich über das Thema, wie du deine Arbeit schützen kannst.

Wenn du mehrere Stunden vor einem Tabellenblatt gesessen hast, möchtest du bestimmt dafür sorgen, dass deine Berechnungen und Formatierungen so bleiben wie sie sind. Das kannst du mit Hilfe des Arbeitsblatt Schutzes tun.

Du kannst entscheiden, ob du einzelne Zellen sperren möchtest oder das gesamte Arbeitsblatt oder ob du Dateien überhaupt ohne Formeln weiter geben möchtest.

Wenn du auch diese Bereiche beherrschst, deckst du bereits einen Großteil des Funktionsumfanges von Microsoft Excel ab. Wahrscheinlich bist du damit auch 90% der anderen Anwender einen Schritt voraus.

Jetzt aber kommen wir zu den Anwendungen für fortgeschrittene User.

Geballtes Wissen an einem Ort

In meinem Blog findest du viele hilfreiche Artikel, die dir dabei helfen, dein Wissen aufs nächste Level zu heben. Ganz egal ob du nur nach einem einmaligen Problemlöser suchst oder ob du dauerhaft profitieren möchtest. In meinem Blog wirst du fündig.

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Mit diesen hilfreichen Tipps kannst du in nur 17 Minuten, 90% der anderen Excel Nutzer übertrumpfen.

Für die Profis

Power Pivot und Power Query

Der grundlegende Unterschied zwischen Power Pivot und Excel besteht darin, dass du ein anspruchsvolleres Datenmodell erstellen kannst. Genaueres dazu kannst du hier nachlesen.

Mithilfe von Power-Query kannst du Daten aus unterschiedlichen Datenquellen abrufen schau mal hier, da findest du weitere Informationen.

VBA

In der Königsklasse in Excel angekommen, kannst du mittels Programmierung Abläufe automatisieren.

Diese Makros kannst du für verschiedenste Zweck einsetzen Beispielsweise um Zellen zu formatieren welche die bedingte Formatierung nicht abdeckt.

Oder du kannst Makros programmieren, die eine Abfolge von Befehlen hintereinander ausführt. Außerdem ist es dir möglich auch ohne Programmierkenntnisse Makros aufzuzeichnen, die wiederholte Aufgaben immer wieder durchführen.

Fazit

Mann, o Mann du siehst der Funktionsumfang von Excel ist gewaltig, dass hier keiner den kompletten Überblick behalten kann dürfte selbstverständlich sein.

Man kann den Funktionsumfang also in 3 Bereiche einteilen, Datenimport um an die Daten zu kommen, diese Daten müssen aufbereitet werden und anschließend werden die aufbereiteten Daten wieder ausgegeben beispielsweise in Form von Diagrammen.

Excel ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool zum Auswerten von sehr großen Datenmengen. Es funktioniert aber auch wirklich hervorragend für einfache Berechnungen sowie das Verwalten von nahezu jeder Art von Informationen.

Der Schlüssel für das Freisetzen dieses gesamten Potenzials ist von genau einem Faktor abhängig, von dir.

Ja genau ohne dich ist Excel nichts. Nur eine Ansammlung an Programmierzeilen ohne jeden Nutzen.

Erst du kannst den gesamten Funktionsumfang von Excel nutzbar machen. Also worauf wartest du noch, leg los.

Wenn du auch zukünftig mehr über die neuesten Funktionen von Excel erfahre möchtest, dann trag dich doch in meinen kostenlosen Report ein, den findest du hier. Dort erhältst du Neuigkeiten rund um Excel und hilfreich Tipps und Tricks um dir deine Arbeit zusätzlich zu erleichtern.

Dein Michael, alias Doktor Excel der smarte Excel Problem Löser

PS.: Schreib mir doch in die Kommentare ob ich dir mit dem Artikel den Funktionsumfang von Excel etwas näher bringen konnte.

Doktor Excel

Doktor Excel

Heißt eigentlich Michael und arbeitet seit über 10 Jahren privat und beruflich mit Excel. Er hat dabei viele Zeitsparende Arbeitsweisen kennen gelernt und teilweise selbst entwickelt.

Hier findest du seine Geschichte: Wer ist dieser Doktor Excel und was hat ein Arzt mit Excel zu tun?

Du kannst ihm auch jederzeit über die Kontakseite eine Nachricht zukommen lassen.